BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida
 

Genomför upphandlingen

I genomförandet av upphandlingen ingår bland annat att ta fram upphandlingsdokument, annonsera samt pröva och utvärdera inkomna anbud. Beslut fattas om vilken leverantör som har vunnit och meddelas till de leverantörer som deltagit i upphandlingen. En viss tid efter detta kan avtal tecknas. Genomförandet ser lite olika ut beroende på vilken typ av upphandlingsförfarande som har valts.

Föregående steg: Förbered upphandlingen

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).

1

Utforma upphandlingsdokument

Upphandlingsdokumenten är de dokument en upphandlande organisation använder för att beskriva och fastställa innehållet i en upphandling. De innehåller all relevant information för att leverantörer ska kunna lämna anbud som matchar det som efterfrågas.

Vi har delat upp upphandlingsdokumenten i olika avsnitt för att det ska bli lätt att få en överblick på vad som ska och kan ingå. Avsnitten speglar hur det kan vara upplagt i ett upphandlingsverktyg. Vad de olika avsnitten kallas kan dock variera mellan olika organisationer. 

2

Annonsera upphandlingen

När upphandlingsdokumenten är färdiga är det dags att annonsera upphandlingen så att leverantörer får vetskap om upphandlingen och kan lämna anbud. Alla upphandlingar som inte är direktupphandlingar ska annonseras i en allmänt tillgänglig annonsdatabas. Om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet ska ni även annonsera i EU:s gemensamma annonsdatabas TED (Tenders Electronic Daily). 

OBS! Under 2020 kommer regelverket för annonsering att ändras. Det beror på att en ny lag om upphandlingsstatistik träder i kraft den 1 juli 2020 och att ett nytt regelverk för offentliga upphandlingar träder i kraft den 1 januari 2021

Annonsera 

3

Utvärdera anbuden

När anbudstiden gått ut är det dags att öppna och utvärdera de anbud som kommit in. Ni ska pröva leverantören och anbuden mot de krav ni ställt i upphandlingsdokumenten. Därefter utvärderar ni vilket anbud som är mest ekonomiskt mest fördelaktigt.

Absolut sekretess gäller tills beslut har fattats om tilldelning, att göra om eller avbryta upphandlingen.

4

Tilldela avtalet

Efter att ni utvärderat anbuden är det dags att besluta vilken eller vilka anbudsgivare som ska tilldelas avtalet.

5

Avsluta upphandlingen

Under upphandlingen tillkommer ett antal dokument och handlingar. När hela upphandlingen är genomförd och avslutad är ni skyldiga att dokumentera och arkivera vissa av handlingarna. Olika regler gäller beroende på om

  • upphandlingen är över eller under tröskelvärdet
  • ni omfattas av arkivlagen eller inte.  

Exempel på handlingar som ska arkiveras är anbudsansökningar och anbud, anbudsförteckningar, individuell rapport och liknande handlingar.

Upphandlingar som överstiger tröskelvärdena ska efterannonseras resultatet i TED (Tenders Electronic Daily), EU:s databas för meddelande om upphandlingar. Upphandlingar under tröskelvärdet är frivilliga att efterannonsera. 

Avsluta upphandlingen

Avbryta en upphandling

Ibland kan det finnas behov av att avbryta en upphandling. Det är tillåtet om ni har sakliga skäl och följer de upphandlingsrättsliga principerna. 

Sakliga skäl för att avbryta en upphandling kan, enligt domstol, till exempel vara  

  • bristande konkurrens
  • oförutsedda händelser
  • felaktigt utformad utvärderingsmodell
  • ett alltför högt pris.

Det är upp till er att styrka att det faktiskt föreligger sakliga skäl för att avbryta upphandlingen. 

Avbryta en upphandling

Överprövning och andra rättsliga medel

Om potentiella leverantörer anser att ni har agerat felaktigt i samband med upphandlingen har de i vissa fall möjlighet att ansöka om överprövning och skadestånd i domstol. Utöver detta finns situationer där tillsynsmyndigheten Konkurrensverket måste eller kan ansöka om att ni ska betala en så kallad upphandlingsskadeavgift. Genom öppen och tydlig kommunikation kan ni förebygga missförstånd som exempelvis kan leda till onödiga överprövningar.