Krav på föremålet för upphandlingen
En upphandlande organisation har stor frihet att själv formulera kraven på vad som ska upphandlas. Hur kraven ska formuleras beror på vad som ska upphandlas och vad syftet med upphandlingen är. Avsnittet i upphandlingsdokumenten där du ställer krav på upphandlingsföremålet, det vill säga varan, tjänsten eller byggentreprenaden, kallas ofta kravspecifikation eller teknisk specifikation.
Innehåll på denna sida
Mer stöd vid kravställning
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Formulera krav
Det finns flera sätt att formulera krav:
- Detaljkrav – Ange detaljerade krav på varans egenskaper eller HUR tjänsten ska utföras.
- Funktionskrav – Beskriv krav på funktionen, det vill säga VAD som ska uppnås istället för HUR något ska uppnås
- Standarder - Genom att använda standarder vid upphandling blir det enhetligt och tydligt för både upphandlande myndighet eller enhet (upphandlande organisation) och leverantör vad en vara eller tjänst innehåller.
Detaljkrav
När detaljerade krav ställs krävs det att den upphandlande organisationen har djup kunskap om varan, tjänsten eller byggentreprenaden för att uppnå ett lyckat slutresultat av upphandlingsföremålet.
Funktionskrav
Genom att ställa funktionskrav får leverantören ett större utrymme att använda sin yrkeskunskap och kreativitet. Även om man som upphandlande organisation inte beskriver tillvägagångssättet detaljerat bör man precisera vilket resultat som ska uppnås. Funktionskraven kopplas ofta till mål och mäts som önskade effekter och resultat.
Standarder
Att använda standarder kan vara ett sätt för att underlätta och effektivisera vid inköp och upphandling. Standarder kan hjälpa upphandlande organisationer och leverantörer att arbeta strukturerat och enhetligt.
Om standarder används måste kravet följas av orden "eller likvärdigt". I upphandlingsdokumenten bör det framgå att bevis som styrker likvärdighet ska bifogas anbudet.
Vägledning om hänvisningar till standarder vid offentlig upphandling i Europa
Uppgifter som inte får ingå i tekniska specifikationer
Den upphandlande organisationen får inte hänvisa till ursprung, tillverkning eller varumärke om det finns risk att vissa företag kan gynnas eller missgynnas. Det är endast tillåtet att göra en sådan hänvisning om det inte är möjligt att beskriva föremålet för upphandlingen tillräckligt tydligt och i sådana fall måste hänvisningen följas av orden ”eller likvärdigt”.
Vad ska man tänka på när man utformar kraven på upphandlingsföremålet?
De krav som ställs ska ha en koppling till upphandlingsföremålet, en vara, tjänst eller en byggentreprenad. Kraven ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet med upphandlingen. Det är även viktigt att formulera kraven och definiera behoven i kravställningen på ett så tydligt sätt att leverantören förstår vad som är viktigt och vad den förväntas leverera under hela kontraktsperioden.
Samtliga krav ska utformas med hänsyn till upphandlingsprinciperna.
Dialog med leverantörer för att utforma relevanta krav
Genom dialog med potentiella leverantörer och andra marknadsaktörer kan upphandlande organisationer få en bättre bild av vilka lösningar som finns för att kunna ställa relevanta krav. Det kan leda till fler lösningsförslag från fler leverantörer, och på så vis en förbättrad konkurrens och effektivare upphandlingar.
För att undvika att styra upphandlingen mot en viss leverantör genom att ställa alltför snäva krav är den interna och externa dialogen viktig. Ett verktyg som exempelvis en Request for information (RFI) kan vara en hjälp på vägen. En RFI innebär att du inför en upphandling skickar skriftliga frågor till leverantörer och branschorganisationer.
Ett annat sätt att få återkoppling på upphandlingsdokumentens utformning är att skicka en extern remiss till leverantörer och branschorganisationer innan upphandlingen publiceras.
Att tänka på när man utformar kraven
- Skapa och säkerställ att kraven speglar det verkliga behovet. Det är sällan en god idé att kopiera tidigare kravspecifikationer, men de kan däremot fungera som inspiration. Utforma kraven med hänsyn till verksamhetens behov, specifika lagkrav och marknadens förutsättningar.
- Högt ställda krav på exempelvis olika servicenivåer eller kvalitet kan ibland bli kostnadsdrivande. Ett alltför stort fokus på att hålla nere kostnader i kravformuleringen kan resultera i att den upphandlande organisationen inte får den kvalitet som efterfrågas.
- Vid offentlig upphandling ska företag oavsett nationellt ursprung behandlas lika. Formulera därför krav och villkor så att leverantörer från andra länder inte utesluts.
- Är kraven och villkoren utformade på ett sätt som särskilt gynnar ett visst företag eller begränsar leverantörernas möjlighet att lämna anbud?
- Det är viktigt med ett fungerande samarbete mellan upphandlar- och beställarfunktioner vid framtagande av kraven. Det kan också finnas behov av att ta hänsyn till andra aspekter, till exempel GDPR, säkerhetsskydd och/eller IT-system.
Ska kraven formuleras som obligatoriska krav eller tilldelningskriterier?
Fundera på om kraven ska vara formulerade som obligatoriska krav, ibland kallade ”ska-krav”, där kraven är nödvändiga för att möta det aktuella behovet. Eller finns det delar som kan utvärderas, enligt så kallade tilldelningskriterier? De obligatoriska kraven måste uppfyllas för att leverantörens anbud ska gå vidare till anbudsutvärdering. Tilldelningskriterier ska beaktas när anbuden utvärderas. Observera att ett anbud fortfarande kan ligga till grund för ett kontrakt trots att ett tilldelningskriterium inte är uppfyllt.