BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Behovsanalys

I behovsanalysen undersöker och preciserar ni de behov som ligger till grund för upphandlingen. Behovsanalysen skapar en bild av vilka förutsättningar som finns och blir utgångspunkt för de krav, villkor och kriterier som ni formulerar i upphandlingsdokumenten. Den ger också en god grund för dialog med potentiella leverantörer och är ett stöd i upphandlingsfasen och under avtalstiden.

Kom ihåg att dokumentera 

Tänk på att göra en noggrann dokumentation av behovsanalysen. Om det i ett senare skede uppstår oklarheter i upphandlingen kan det vara bra att ha allt dokumenterat.

Kartlägg behoven 

Det första steget i behovsanalysen är att kartlägga vilka behov som ska tillgodoses genom inköpet.    

Förslag på frågor att fundera kring   

  • Finns det några lärdomar att hämta från föregående inköpsprocess?  
  • Hur ser hela organisationens behov ut och varför behöver inköpet utföras just nu?   
  • Hur ska inköpet tas om hand och användas i organisationen?  
  • Vad har fungerat bra respektive mindre bra i nuvarande avtal? 
  • Finns det något som inte fungerar i nuvarande avtal eller finns det nya utmaningar som kommer att påverka behoven framöver? 
  • Vilka krav kan vara aktuella att ställa utifrån era målsättningar och behov? 
  • Vilka förutsättningar har organisationen att följa upp de krav man skulle vilja ställa till följd av behoven? 
  • När behöver behoven kunna tillgodoses?  
  • Vilka konsekvenser kan en eventuell utebliven leverans innebära? 

Analysera behoven

Nästa steg i behovsanalysen är att värdera, analysera och strukturera informationen ni hämtat in från behovskartläggningen. Detta för att skapa er en tydligare bild av den upphandlande organisationens förutsättningar att lösa behoven på bästa sätt.  

Behovsanalysen inkluderar bland annat att utreda om behovet ska lösas genom upphandling, intern verksamhetsutveckling eller i den egna organisationens regi.  

  • Om ni väljer upphandling kan följande frågor bland annat bli aktuella att besvara 
  • Hur ska samarbetet med leverantören se ut? 
  • Hur ska avtalsvillkoren som ligger till grund för samarbetet utformas? 
  • Kan det bli aktuellt att dela upp upphandlingen i flera delar?  
  • Hur ska ersättningsmodellen utformas? 

Valfrihetssystem ett alternativ för vissa tjänster 

I vissa fall, särskilt när det gäller vård och omsorg, kan det vara aktuellt med så kallade valfrihetssystem. Det påminner om en upphandling men i ett valfrihetssystem är det i stället brukaren som väljer leverantör.  

Processen för valfrihetssystem

Omständigheter som kan påverka analysen 

Omständigheter som kan påverka behovsanalysen kan exempelvis vara  

  • kompetensförsörjning (brist/nedskärning) 
  • omorganiseringar inom organisationen  
  • befolkningsutveckling (tillväxt/avfolkning). 

Dessa omständigheter har egentligen inte med de grundläggande behoven att göra men kan komma att ha betydelse för ert beslut och för utformningen av upphandlingsdokumenten. 

Beskriv behoven 

I detta steg bör ni utgå från det behov och de förutsättningar som har identifierats och analyserats. Genom att utforma och beskriva behoven på ett tydligt sätt kan ni ge potentiella leverantörer möjlighet att förstå vad som efterfrågas. Här behöver ni generellt vara mer specifika än i kartläggningen och analysen.