Styra och leda offentlig inköpsverksamhet
Upphandling har kraft. Denna kraft kan ni rikta för att snabbare utveckla och förändra, men lämnad åt slumpen kan den lika gärna hindra och fördröja något ni vill åstadkomma. Skillnaden handlar om att skapa förutsättningar för träffsäker upphandling genom er styrning och ledning och att ni tar vara på inköpsverksamheten som ett verktyg för verksamhetsutveckling och hållbar utveckling. Här hittar ni stöd om hur ni genom styrning och ledning kan skapa goda förutsättningar för er inköpsverksamhet att uppnå era mål.
Innehåll på denna sida
För att möta inköpsbehoven och samhällets utmaningar behöver den offentliga upphandlingen vara träffsäker. Att genomföra träffsäkra upphandlingar är en lagsport. Arbetet kräver att olika kompetenser deltar i arbetet, till exempel inköpare, verksamhetsspecialister, hållbarhetsstrateger, ekonomer och jurister.
För att möjliggöra träffsäker upphandling behöver ni ha en ändamålsenlig inköpsorganisation som ger inköpsverksamheten goda förutsättningar att genomföra träffsäkra upphandlingar.
På denna sida kan du läsa översiktligt om de områden vi går igenom i detta material. I varje avsnitt finns länkar till sidorna för respektive område.
Träffsäker upphandling
Med träffsäker upphandling menar vi upphandling som möter inköpsbehoven på ett effektivt och uthålligt sätt samtidigt som den bidrar till en hållbar utveckling.
Den offentliga upphandlingen har över tid blivit alltmer komplex. Den ska
- möta verksamhetens nutida och framtida behov
- stödja digitaliseringen av offentlig verksamhet
- användas som ett medel för att möta stora samhällsutmaningar som klimatkrisen och kostnadsutmaningarna som kommer med den demografiska utvecklingen
- ha förmåga att förse offentliga verksamheter med varor och tjänster i kris.
Upphandlingsmyndigheten har tagit fram målmodellen Träffsäker upphandling. Den sammanfattar vilka mål som den offentliga upphandlingen ska uppnå enligt lagar och andra regler.
Vi arbetar kontinuerligt med att identifiera framgångsfaktorer för att lyckas med träffsäker upphandling och med att ta fram stöd för dessa faktorer. Framgångsfaktorerna används även som indikatorer i våra nationella uppföljningar av utvecklingen på upphandlingsområdet.
Framgångsfaktorer för träffsäker upphandling
Utveckla en ändamålsenlig inköpsorganisation
För att kunna genomföra träffsäkra upphandlingar behöver ni säkerställa att ni har en ändamålsenlig inköpsorganisation som ger inköpsverksamheten goda förutsättningar att möta medborgarnas och verksamhetens behov och uppnå era mål.
I en ändamålsenlig inköpsorganisation
- är styrningen av inköpsverksamheten integrerad i ledningssystemet
- finns det en tydlig ansvarsfördelning mellan inköpsfunktionen och verksamheten.
Modell över det offentliga inköpssystemet
Offentliga inköp genomförs i ett komplext system. Delarna i det offentliga inköpssystemet behöver både hänga ihop, tillsammans skapa en fungerande helhet och fungera väl i enskilda delar. Vi har tagit fram en modell för att tydliggöra viktiga delar i systemet. Vid utveckling av offentlig inköpsverksamhet är det viktigt att ha samsyn om vilken del av inköpssystemet som utvecklingsarbetet är inriktat på. Det kan modellen stödja er i.
Rätt ansvarsfördelning och it-stöd för en digital inköpsprocess
It-stöd är grundläggande för en ändamålsenlig inköpsorganisation. Med en sammanhållen digital inköpsprocess sker alla delar av processen elektroniskt. Processen kan delas upp i e-upphandling respektive e-handel. E-handel handlar om de aktiviteter som sker efter kontraktstilldelning: beställning, leverans och faktura.
Med en digital inköpsprocess kan ni mer effektivt
- styra mot en ökad avtalstrohet
- kontrollera att avtalen följs
- samla in statistik för att följa upp era inköp.
Målet med e-upphandling, i en genomgående digital upphandlingsprocess, är att
- uppnå effektiva och rättssäkra processer
- spara tid
- stimulera ökat deltagande genom att göra det enklare för anbudsgivare att delta i offentlig upphandling.
Lagarna kräver numera som huvudregel att man använder elektroniska verktyg under upphandling över tröskelvärdena. Några speciella situationer är undantagna, och i vissa fall får man fortfarande använda muntlig kommunikation.
Den standardiserade egenförsäkran ska numera accepteras som preliminärt bevis på att leverantören får delta i upphandlingen (ESPD, European Single Procurement Document).
När ni inför e-handel behöver ni sannolikt förtydliga roller och ansvar på strategisk, taktisk och operativ nivå, samt se över it-stödet för e-handeln.
Eftersom alla inköp i offentlig sektor numera ska faktureras elektroniskt, behöver alla enheter kunna ta emot e-fakturor i den nya europeiska standarden.
Strategisk samverkan – delta i beställarnätverk
Ni kan använda upphandlingen som ett kraftfullt strategiskt verktyg för att driva behovsbaserad innovation och bidra till ett hållbart samhälle. Om ni går ihop flera organisationer och samordnar er köpkraft i beställarnätverk, kan ni
- effektivt lösa gemensamma behov
- få större inflytande på marknaden
- driva på utveckling och innovation.
Den nationella upphandlingsstrategin
Regeringen har tagit fram en nationell upphandlingsstrategi som ett led i arbetet med att utveckla de offentliga upphandlingarna. Den nationella upphandlingsstrategin innehåller sju inriktningsmål. Statliga myndigheter ska arbeta utifrån den för att utveckla sitt strategiska arbete med inköp. För övriga offentliga organisationer kan den användas som råd.
Strategin innehåller tips och råd om hur upphandlande organisationer kan utveckla sitt strategiska inköpsarbete.