BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida
 

Krav på leverantören och grund för uteslutning

Varje upphandling är unik och därför är det viktigt att kraven som ställs på leverantören är anpassade och väl avvägda i förhållande till kontraktet och den aktuella marknaden.

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).

Bilden: Uteslutning och kvalificering av leverantör. 1. Behörighet att utöva yrkesverksamhet 2. Viss ekonomisk och finansiell ställning 3. Viss teknisk och yrkesmässig kapacitet

När det gäller krav på leverantören består prövningen av leverantören av två moment:

  1. Uteslutning av leverantör: obligatoriska och frivilliga uteslutningsgrunder som tar sikte på omständigheter som allvarliga brott eller missförhållanden.
  2. Kvalificering av leverantör: Det finns inget krav på att en upphandlande myndighet eller enhet måste ställa kvalificeringskrav på leverantören. Det är frivilligt.

Gemensamt för dessa moment är att bedöma leverantörens lämplighet att klara av och genomföra ett kontrakt.

Uteslutning av leverantör

Vad innebär obligatorisk uteslutning av leverantör i praktiken?

När det gäller de obligatoriska uteslutningsgrunderna finns det en skyldighet att utesluta en leverantör från att delta i en upphandling, om den upphandlande myndigheten får kännedom om att leverantören är dömd för viss typ av brottslighet. Domen måste ha vunnit laga kraft.

Uteslutning

Vad innebär frivilliga uteslutningsgrunder i praktiken?

En upphandlande myndighet kan använda frivilliga uteslutningsgrunder när det gäller exempelvis missförhållanden i en leverantörs verksamhet. Frivilliga uteslutningsgrunder ger möjligheten att själv avgöra om en uteslutningsgrund ska användas eller inte.

Om du väljer att ange i upphandlingsdokumentet att uteslutning kommer att ske om någon frivillig uteslutningsgrund aktualiseras, är myndigheten skyldig att utesluta leverantören.  

Exempel på frivillig uteslutningsgrund

En frivillig uteslutningsgrund kan vara att leverantören är i konkurs eller är föremål för insolvens- eller likvidationsförfaranden.

Kvalificering av leverantör

Vad innebär ställda kvalificeringskrav i praktiken?

För att kunna göra en bedömning av leverantörens förmåga att leverera det som upphandlingen avser kan du ställa krav på leverantören. Syftet är att identifiera de leverantörer som har tillräcklig erfarenhet eller ekonomisk möjlighet att utföra uppdraget. Det är viktigt att skilja på att identifiera leverantörens kapacitet och att hitta den leverantör som har den bästa förmågan att genomföra uppdraget. I kvalificeringen kan du bara bedöma om leverantören klarar av att genomföra uppdraget eller inte. Den upphandlande myndigheten kan på så sätt säkerställa att ett kontrakt inte tilldelas en leverantör som inte kan förväntas fullfölja kontraktet. 

Det finns inget krav på att en upphandlande myndighet måste ställa kvalificeringskrav, men om sådana krav ställs får de avse:  

  1. Behörighet att utöva yrkesverksamhet
    Kan exempelvis vara att krav ställs på att leverantören är registrerad i ett aktiebolags-, handels- eller föreningsregister eller motsvarande register som förs där leverantörens verksamhet är etablerad.
  2. Viss ekonomisk och finansiell ställning
    Kan exempelvis vara att krav ställs på att leverantören ska ha en viss minsta årsomsättning eller en lämplig ansvarsförsäkring.
  3. Viss teknisk och yrkesmässig kapacitet
    Kan exempelvis vara en redovisning över de referensuppdrag som har utförts under de senaste tre åren.

De krav som ställs ska vara förenliga med upphandlingsprinciperna. 

De grundläggande upphandlingsprinciperna

När du ställer kvalificeringskraven bör du ställa dig frågan om dessa krav kommer att ha en avsedd effekt. Fundera igenom vilka krav som är relevanta för den aktuella upphandlingen och hur dessa krav ska styrkas. Utgå från ditt behov och hur den aktuella branschens möjligheter att möta kraven ser ut. Det är viktigt att förstå den marknad du vänder dig till för att kunna ställa kvalificeringskrav som inte utesluter viktiga delar av marknaden, exempelvis nystartade, idéburna och mikroföretag. Krav som främjar största möjliga konkurrens gynnar den offentliga affären och marknaden. 

Det är viktigt att tänka igenom vilka relevanta krav en upphandlande myndighet har behov av att ställa i den aktuella upphandlingen. Slentrianmässiga krav bör undvikas. 

Att tänka på vid kravställning

  • Ställa rimliga krav på rätt nivå för det som ska upphandlas.
  • Ta till vara på beställarens kunskaper och erfarenheter inom den egna organisationen
  • Om du ställer ett kvalificeringskrav på till exempel ett visst antal referensuppdrag som ska redovisas, måste anbudet förkastas om inte kravet uppfylls. 
  • Det är viktigt att föra dialog och skaffa information om den aktuella marknaden.

Vad ska du tänka på när du ställer kvalificeringskrav?

Det är viktigt att undersöka vilka behov och utmaningar som finns inom det aktuella området som är föremål för en upphandling. Fundera över vilka kvalificeringskrav som är lämpliga att ställa utifrån syftet med upphandlingen.

  • Om krav ställs på viss kompetens eller funktion i leverantörens organisation, ska dessa krav kopplas ihop till det som är relevant i förhållande till varan, tjänsten eller byggentreprenad.
  • Fundera över vilken funktion och eventuell nivå ett krav på ekonomisk och finansiell ställning har.

Ett alltför stort fokus på kvalificeringskrav kan i många fall bli en alltför administrativ börda för leverantörer och utesluta viktiga aktörer i branschen.

  • Fundera och överväg om alla kvalificeringskrav är relevanta att ställa.
  • Kvalificeringskrav som ställs i upphandlingsdokumenten kan var för sig vara relevant, men i sin helhet bli betungande.
  •  Det är viktigt att en leverantör vet vad som krävs för att kvalificera sig och vad som kommer att utvärderas som ett tilldelningskriterium. Det går till exempel inte att ställa ett kvalificeringskrav på utbildnings- och yrkeskvalifikationer och sedan använda som ett tilldelningskriterium i anbudsutvärderingen.

Ta god tid på dig och skilj på olika kvalificeringskrav

  • Ta god tid på dig i arbetet med kravställningen så att onödiga och eventuellt kostnadsdrivande krav undviks.
  • Det är skillnad på kvalificeringskrav på leverantören och krav på upphandlingsföremålet. Kvalificeringskrav på leverantören kan aldrig ingå i utvärderingen, men det kan däremot önskemål vad gäller upphandlingsföremålet göra.
  • Krav på upphandlingsföremålet kan både vara obligatoriska som ska uppfyllas och krav som utvärderas. 
Kvalificeringskrav på leverantör utvärderas ej. Krav på upphandlingsföremålet utvärderas.

Frågor att fundera på

  • Finns det risk för att kraven ställs för högt så att för få eller inga leverantörer kan lämna anbud?
  • Finns det risk för att krav exkluderar vissa leverantörer i onödan?
  • Finns det risk för att de krav som ställs utformas på ett sätt som försvårar för utländska leverantörer att delta i upphandlingen?
  • Hur ser marknaden ut för just den enskilda upphandlingen?

Samarbete med andra leverantörer i upphandlingar

För att kunna leva upp till kvalificeringskraven har leverantören olika möjligheter att samarbeta med andra.

Samarbete med underleverantörer och andra samarbetspartners i upphandlingar

ESPD - intyg genom egenförsäkran

Vid direktivstyrda annonserade upphandlingar ska ESPD-systemet användas. Det innebär bland annat att en leverantör har möjlighet att lämna in en så kallad egenförsäkran i syfte att preliminärt intyga att det inte finns någon grund för uteslutning och att leverantören uppfyller kvalificeringskraven. Om den upphandlande myndigheten exempelvis har ställt ett kvalificeringskrav, omfattas kvalificeringskravet av ESPD-systemet och bestämmelserna om bevis i LOU. Det är därför viktigt att det tydligt framgår av informationen i upphandlingsdokumenten vilka uppgifter som leverantören ska lämna.

Upphandlingar under tröskelvärdena och upphandlingar som avser vissa sociala tjänster och andra särskilda tjänster omfattas inte av ESPD-systemet. Det finns dock inget rättsligt hinder mot att upphandlande myndigheter ställer krav på att ESPD-systemet ska användas även för dessa upphandlingar.

ESPD en standardiserad egenförsäkran

Källhänvisningar:

  • 13 kap. LOU - uteslutning av leverantör (över tröskelvärdena)
  • 14 kap. LOU - kvalificering (över tröskelvärdena)
  • 15 kap. LOU - egen försäkran och utredning av leverantör (över tröskelvärdena)
  • 19 kap. 2 § LOU - behörighet att utöva yrkesverksamhet (under tröskelvärdena)
  • 19 kap. 18 § LOU – uteslutning och utredning av leverantör (under tröskelvärdena)
  • 19 kap. 19 § LOU - kontroll av om en leverantör har fullgjort sina skyldigheter avseende betalning av skatter eller socialförsäkringsavgifter i Sverige (under tröskelvärdena)