Säkerhetsskydd under upphandlingsprocessen

Den upphandlande myndigheten eller enheten (upphandlande organisationen) ska skapa de organisatoriska förutsättningar som behövs så att personalen på inköps- och säkerhetsorganisationen ska kunna etablera ett samarbete inför en kommande säkerhetsskyddad upphandling.

I samband med säkerhetsskyddsarbetet ska även en bedömning göras om ytterligare kompetenser behöver delta. De säkerhetsansvariga ska alltid delta i upphandlingar som kräver säkerhetsskydd.

Ta hänsyn till tidsåtgången för säkerhetsskyddsarbetet i planeringen av upphandlingen.

Säkerhetsskyddsanalysen innebär att säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter och det som i övrigt behöver ett säkerhetsskydd ska identifieras. Säkerhetsskyddsanalysen ska bland annat utreda vad som ska skyddas, mot vad skyddet ska avse samt hur skyddet ska se ut. Säkerhetsansvariga hos verksamhetsutövaren ansvarar för att genomföra säkerhetsskyddsanalysen. 

En säkerhetsplan där säkerhetsskyddskraven framgår ska tas fram av verksamhetsutövaren. I säkerhetsplanen fastställs vilken nivå som ska gälla för säkerhetsskyddsavtalet samt vilken säkerhetsklass som ska gälla för personalen. I detta arbete ska bland annat proportionalitetsprincipen beaktas av den upphandlande organisationen vilket innebär att säkerhetsskyddskraven står i proportion till behovet.  

Den upphandlande organisationen upprättar ett säkerhetsskyddsavtal där villkoren för säkerhetsskyddet framgår. Även villkoren för hur uppföljningen ska gå till anges i säkerhetsskyddsavtalet. I dessa villkor bör det till exempel framgå hur uppsikten, kontrollen och uppföljningen av leverantören ska göras.

Den upphandlande organisationen anpassar upphandlingsdokumenten med utgångspunkt på vad som har framkommit i förberedelsefasen. Mot bakgrund av säkerhetsskyddsanalysen väljs det upphandlingsförfarande, i enlighet med tillämplig upphandlingslag, som på bästa sätt tillgodoser säkerhetsskyddet i upphandlingen. Om särskilda krav på̊ säkerhetsskyddet har ställts i anbudsinbjudan ska de säkerhetsansvariga bistå vid prövningen av dessa krav.

Beakta även bestämmelserna om samrådsskyldighet, anmälningsplikt och upplysningsplikt.

Alla handlingar som ingår i upphandlingsdokumenten anpassas till säkerhetsskyddsavtalet och dess fastställda nivå. Det innebär bland annat att säkerhetsskyddsavtalet ges företräde framför alla övriga handlingar i upphandlingsdokumenten och att hävningsvillkoren i ramavtalet eller kontraktet anpassas till säkerhetsskyddsavtalet.

Den upphandlande organisationen tecknar säkerhetsskyddsavtal med leverantörer som blir aktuella. Därefter genomförs säkerhetsprövningar och andra åtgärder i enlighet med säkerhetsskyddsavtalet.

Säkerhetsprövning ska göras innan aktuell personal deltar i verksamhet som omfattas av säkerhetsskydd. Säkerhetsprövningen innebär bland annat att grundutredning, registerkontroll och särskild personutredning genomförs.

Om ett öppet förfarande har tillämpats och ett tilldelningsbeslut har meddelats ingås säkerhetsskyddsavtalet först; därefter ingås kontrakt eller ramavtal med antagen anbudsgivare.

Vid ett tvåstegsförfarande ingås säkerhetsskyddsavtal i samband med steg 1. Leverantörer som blir godkända i säkerhetsprövningen går sedan vidare till steg 2.

Tänk på att säkerhetsskyddsavtal och genomförandet av säkerhetsprövningar tar mycket tid i anspråk. Dessutom behöver leverantören till exempel anpassa lokaler i enlighet med säkerhetsskyddsavtalet innan kontraktet eller ramavtalet kan ingås vilket ytterligare drar ut på tiden. Vidare bör anbudens giltighetstid vara anpassade för den extra tidsåtgång som behövs för säkerhetsskyddade upphandlingar.

Nödvändiga rutiner ska ha tagits fram för att under avtalstiden tillämpa uppsikt, kontroll och uppföljning av leverantörerna. Det kan bland annat innebära löpande utbildning av leverantörens personal och säkerhetsprövning av nytillkommen personal under avtalstiden.

När säkerhetsskyddsavtalet upphör ska även kontraktet eller ramavtalet upphöra. Alla nödvändiga åtgärder med anledning av kontraktets eller ramavtalets upphörande ska vidtas. Bland annat ska avanmälan göras till Säkerhetspolisen. Leverantören kan också behöva underteckna en erinran om tystnadsplikt igen.

Efter uppdragets upphörande bör en genomgång göras om vad som har fungerat bra och vad som har fungerat mindre bra under avtalstiden. Säkerhetsansvarig, upphandlare och beställare bör ingå i det arbetet. Genomgången ska syfta till att förbättra de framtida säkerhetsskyddade upphandlingarna.

• Startsida: Säkerhetsskyddad upphandling
• Lagar och regler för säkerhetsskyddade upphandlingar
• Innan du sätter igång
• Säkerhetsskydd under upphandlingsprocessen
• Använda säkerhetsskydd i upphandlingar
• Sveriges säkerhet
• Lämna anbud i säkerhetsskyddade upphandlingar
• Ordlista 

• Dokumentversion av webbstöd: Säkerhetsskyddad upphandling