Förbered upphandling för arkitektonisk kvalitet
Byggprocessen kan vara lång och innehålla olika upphandlingar, såväl entreprenad som vara och tjänst. För att främja god kvalitet vid skapandet av nya eller befintliga byggnader, krävs väl planerade och förberedda upphandlingar av både konsulttjänster och entreprenad. Förarbetet är avgörande för att möta organisationens behov och mål i ett lyckat projekt.
Innehåll på denna sida
Förarbetet i byggprojekt är avgörande
Redan i planeringsskedet behöver beställaren se till projektet som helhet och ta fram projektmål för arkitektonisk kvalitet i varje processteg. För att bygga upp en förståelse och skapa förutsättningar för gestaltningsmässiga värden i ett byggprojekt, behöver exempelvis följande faktorer beaktas:
- Verksamhetens mål och visioner i projektet
- Planering av resurser i projektet
- Budgetramar och kostnader i projektet
- Entreprenad- och samverkansformer
- Upphandlingsstrategi för hela projektet.
I förarbetet har beställaren en central roll men det är också viktigt att skapa en arbetsgrupp med olika kompetenser för att tillsammans välja upphandlingsstrategi och göra en grundlig marknadsanalys.
Planering och en kompetent arbetsgrupp lägger grunden
Bra planering underlättar arbetet under hela byggprocessen. Därför är det viktigt att avsätta tid och involvera kompetenta resurser för att fånga upp olika aspekter under hela byggprocessen.
Beställarens engagemang avgör
För att nå den kvalitet som eftersträvas i den arkitektoniska gestaltningen i upphandlingen krävs ett stort engagemang från beställaren. Ambitionsnivå, mål och värden sätter ramarna för arkitekt/konsultupphandlingen och senare byggentreprenaden. Det kan exempelvis handla om att bygga med långsiktiga hållbara kvalitetsmål i bostadsbyggande som främjar den livsmiljö man vill uppnå.
Beställarens ambitionsnivå och prioriterade mål blir därmed tydliga i beställningar och styrande för entreprenaden under hela byggprojektet. På så sätt kan det säkerställas att kvaliteten bibehålls under hela processen.
Verksamheten tar fram behoven
I byggprojektet behöver verksamheten stå för behovsutredningen och identifiera prioriterade kvalitetsaspekter för den gestaltade livsmiljön. Att ta tillvara verksamhetens kunskap och erfarenhet är avgörande för ett lyckat slutresultat. Även andra övergripande mål är viktiga att ta hänsyn till i arbetet med behovsutredningen.
Verksamhetens engagemang är avgörande för ett lyckat slutresultat. Det är viktigt att det finns representanter från verksamheten som kan formulera behoven. Det sätter ramarna för hela projektet. Verksamhetens förmåga att tydliggöra ambitionsnivå skapar förutsättningar för kvalitet i gestaltningen. Om det finns andra övergripande mål för verksamheten som är beslutade, är det viktigt att känna till dessa och i vilken omfattning de behöver beaktas inför den kommande upphandlingen.
Övergripande mål som kan utredas inför upphandlingen:
- Samhälleliga mål på nationell nivå som behöver kopplas ihop med byggprojektet, exempelvis ekonomiska, miljömässiga och sociala hållbarhetsmål.
- Mål för fler bostäder och attraktiva boendemiljöer med god kommunal service i livets alla skeden ska finnas i hela kommunen.
- Övergripande mål i organisationen som sätter ramen för upphandlingen, exempelvis att öka tillgängligheten inom vissa områden.
- Beslut om förändringar i stadens fysiska miljö som innefattar ny- och ombyggnationer av anläggningar, gator och parker.
För att främja kvalitet i nya eller ombyggda gestaltade livsmiljöer är det viktigt att sätta samman en kvalificerad arbetsgrupp med olika specialistkunskaper och god upphandlingskompetens. Genom att involvera olika kompetenser tidigt i processen skapas goda förutsättningar för god kvalitet i gestaltad livsmiljö.
Tänk på detta när arbetsgruppen skapas:
- En kompetent arbetsgrupp som är engagerade genom hela projektet ger kontinuitet och är helt avgörande för projektets slutresultat.
- Gruppmedlemmarna behöver ha mandat att ta beslut i ekonomiska frågor rörande upphandlingen och även ha kompetens att bedöma vad som leder till kvalitet.
- Tydliggör roller och ansvarsfördelningen i gruppen. Vid större upphandlingar är det bra att tillsätta en styr- och arbetsgrupp för att bredda förankring och grunda för beslut.
- Identifiera projektets prioriteringar. Detta för att skapa rätt förväntningar på vad gruppen ska leverera.
Beroende på upphandlingens art kan det behövas specialistkompetens inom:
- Tillgänglighet
- Samhällsplanering
- Konst
- Kulturarv och antikvariska frågor
- Miljö och hållbarhet
- Övriga specialistkompetenser.
Steg i processen för upphandling av kvalitet
Projektgruppen bör vara delaktig och följa hela projektet för att säkerställa att de projektmål som arbetats fram i tidiga skeden avseende den arkitektoniska gestaltningen fångas upp i enskilda upphandlingar.
Gruppens arbetsuppgift är även att fokusera på de gemensamma utmaningarna, konkretisera nyttan för slutanvändarna och säkra ett aktivt stöd hos ledningen.
Att behålla kompetens och kännedom om prioriterade värden genom hela upphandlingen är centralt för att nå kvalitet i slutresultatet. En god intern kompetens skapar trygghet i beställarorganisationen och är en viktig faktor för att våga ställa kvalitetskrav på leverantörerna.
Om det finns behov av att komplettera den interna upphandlings- och beställarkompetensen med externa resurser för att genomföra projektet, behöver ni hantera risken för jäv och korruptionsfrågor i arbetsgruppen.
Frågor som en beställare behöver svara på:
- Vilka roller och kompetenser behöver vara involverade i uppdraget?
- Finns det andra projekt och aktiviteter att ta hänsyn till?
- Är mandat och roller tydligt definierade i arbetsgruppen för ett nå ett lyckat upphandlingsresultat?
- Finns det behov av att anlita externa resurser/tjänster? Finns det då risk för jäv eller annan påverkan som kan vara otillbörlig?
- Hur stor påverkan kommer resultatet att ha på kommande upphandling?
- Finns det risk för att teamet blir överbelastat i form av andra prioriterade åtaganden?
- Har resurser säkrats och förhandlats med respektive chef i organisationen?
Tidplan för arbetsgruppen
En realistisk tidplan skapar goda förutsättningar för en effektiv upphandling med ett slutresultat av hög kvalitet. Tidplanen bör omfatta:
- Identifiera och säkra de kompetenser som behövs i arbetsgruppen.
- Resursplanering görs och en tidplan sätts utifrån upphandlingens alla faser. Det innefattar aktiviteter som ska genomföras av arbetsgruppen före, under och efter upphandlingen.
- Upphandling av externa konsulter vid behov.
- Utvärdering och bedömning av olika kreativa förslag i anbuden
- Även tid för eventuella förhandlingar med anbudsgivare behöver beaktas.
Orimliga tidplaner kan bli både kostnadsdrivande och påverka slutresultatet negativt. Därför är realistiska tidplaner och rätt kompetenser en avgörande faktor.
Tidplan för projektets olika upphandlingar
Beställaren måste ta höjd för att sätta en realistisk tidplan för att upphandling kan ske i flera led och vara samordnad för olika typer av upphandling av externa resurser, alltifrån behov av upphandling av externa konsultresurser till tidigt till själva upphandlingen av entreprenaden. det aktuella projektet som går att hålla. Orimliga tidplaner kan bli både kostnadsdrivande och påverka slutresultatet negativt. Här måste beställaren ta höjd för när den färdiga byggnaden eller miljön ska stå färdig.
Det är viktigt att säkra och definiera vilka kompetenser och resurser som behövs för det specifika projektet och projektorganisationen. För att få ett kvalitativt slutresultat i projektet bör nyckelkompetenser av konsulttjänster och entreprenörer upphandlas tidigt i planeringsskedet av projektet. Detta för att kunna tillhandahålla önskad tjänst i kommande entreprenad.
Utforma en upphandlingsstrategi för kvalitet i hela projektet
Varje upphandling är unik. Skapa en upphandlingsstrategi för att säkerställa att de identifierade behoven tillgodoses och att strategiska beslut fattas för den enskilda upphandlingen. Strategin utgår ifrån interna överväganden och förberedelser som görs inom organisationen.
Olika strategier har olika för- och nackdelar och är lämpliga vid olika situationer och projektmål. Alla delar i upphandlingsstrategin är beroende av varandra och kan inte analyseras isolerat. Strategin bör därför arbetas fram ur ett systematiskt helhetsperspektiv.
Val av strategi är beroende av bland annat:
- Svårighetsgrad, budget, ambitioner
- Kompetens hos beställaren
- Tidskrav, behövs parallell projektering och produktion
- Hur marknaden ser ut vad gäller konkurrens och kompetens.
En viktig del i upphandlingsstrategin är att identifiera värden och kvalitetsaspekter för det aktuella projektet och se till att behålla dessa genom hela inköpsprocessen. Detta för att kunna säkerställa gestaltningsmässig kvalitet i slutresultatet.
För att kunna landa rätt i strategin krävs flera olika kompetenser som kan göra komplexa bedömningar.
En upphandlingsstrategi kan innehålla en kombination av olika dimensioner:
- Behöver vi säkerställa att nyckelkompetenser som upphandlas kan säkras och delta under olika skeden av projektet för att behålla projektets idéer och fastställda ramar intakta genom hela processen?
- Vilken spetskompetens efterfrågas hos leverantörer och konsulter? Den spetskompetens som behövs framgår av ambitionsnivå och mål.
- Vad definierar kvaliteten i just det här projektet? Det ska vara möjligt för anbudsgivarna att förstå vad upphandlaren efterfrågar.
- Vilka krav kan ställas i upphandlingen för att främja kvalitén i upphandlingen? Vid planeringen av upphandlingen och inför valet av tilldelningsgrund, tilldelningskriterier och utvärderingsmodell är det viktigt att man har den aktuella upphandlingen för ögonen och anpassar krav och kriterier efter förutsättningarna i det enskilda fallet.
- Vilken tilldelningsgrund ska tillämpas?
- Hur ska vi utforma utvärderingsmodell? Simulera utvärderingsmodell för att säkerställa att säkra effektiv konkurrens och önskat resultat uppnås.
- Vilka tilldelningskriterier är lämpliga att ställa? Tilldelningskriterierna ska ha en tydlig differentierande effekt i utvärderingen för att ge utslag i utvärderingen.
- Beroende på projektets svårighetsgrad och förutsättningar, vilka upphandlingsförfaranden är lämpliga?
- Behöver antalet anbudsgivare begränsas i en viss upphandling? Kan exempelvis bli aktuellt vid komplexa upphandlingar och då används upphandlingsförfarande med tvåstegsförfarande eller flerstegsförfarande.
- Om antalet anbudsgivare behöver begränsas, vilka urvalskriterier ska tillämpas i upphandlingen och är dessa identifierade?
- Vilken entreprenadform är lämplig att tillämpa i aktuellt projekt? Påverkar det kraven i upphandlingen av arkitektoniska gestaltningen? Finns krav på fastställd samverkansform i projektet? Genom en fastställd samverkansform kan projektet på ett strukturerat sätt arbeta mot gemensamma mål som fastställs tidigt i projektet.
- Utformning av ersättningsform - fast, rörligt, takpris och så vidare.
- Har samtliga leveranser förutsetts? Gå igenom samtliga leveranser och se till att alla delar finns omhändertagna. I offentlig upphandling finns begränsade möjligheter att lägga till nya delar i efterhand.
- Avtalsuppföljningen, vem tar hand om den? Avdela resurser och ansvar från början för att säkerställa att det blir gjort.
- Hur ska förvaltning och drift hanteras och följas upp i det färdiga resultatet? Påverkar det kravställningen på arkitektur och gestaltning exempelvis genom krav på driftsekonomi och hållbara lösningar?
På Boverket finns mer information om olika entreprenadformer och kvalitet i slutresultatet för slutprodukten.
Boverket beskriver värden i gestaltad livsmiljö utifrån två aspekter; material och upplevelser.
Att förstå värden och ställa krav på kvalitet
Materialens egenskaper, som till exempel hållfasthet, är konkreta och kan beskrivas med hjälp av till exempel siffror och pris. Upplevelser däremot beskrivs med ord. Höga värden inom material och teknik leder ofta till höga upplevelsevärden. Det sammantagna värdet kan med ett annat ord benämnas den kvalitet som den gestaltade livsmiljön äger.
Genom att dela upp olika typer av värden kan beställaren lättare identifiera och prioritera dem inför en upphandling. Det finns även en logisk kedja mellan de behov beställaren har, de värden beställaren vill se i slutresultatet och de färdigheter en leverantör behöver ha för att skapa värdena. I detta resonemang finns kärnan till krav och tilldelningskriterier vid offentlig upphandling.
Det är viktigt att offentliga beställare av gestaltad livsmiljö ser samband mellan de materialmässiga och upplevelsemässiga värdena och förstå att de är beroende av varandra. Ser beställaren sambanden ökar möjligheten att upphandlingar leder till kvalitet.
Frågor en beställare kan ställa sig för att identifiera önskade värden och kvaliteter:
- Vad definierar önskad kvalitet i just det här projektet/uppdraget?
- Finns det några särskilda värden/skydd dokumenterade för objektet/miljön? Till exempel riksintresse eller byggnadsminne.
- Hur ska befintliga och önskade framtida värden prioriteras?
Det är viktigt att beakta behovet av nya och innovativa lösningar i fysisk planering och stadsutveckling för att främja kvalitet i gestaltad livsmiljö samt att möta samhällets utmaningar. Ibland är de lösningar som finns på den befintliga marknaden inte tillräckligt effektiva, har för låg kvalitet, är för dyra eller saknas helt. I sådana fall finns anledning att uppmuntra till innovation i en upphandling där den upphandlande organisationen och leverantörer har idéer om nya lösningar. Det viktigt att öppna upp och efterfråga marknadens nya förslag på lösningar, kopplat till verksamhetens behov.
För att begränsa totalkostnaden gäller det att lägga ner tid och resurser på planering och projektering tidigt i processen, och göra prioriteringar om alla önskemål riskeras att inte rymmas i budget. Begränsade budgetramar och krav på lönsamhet kan upplevas som ett hinder och begränsa utrymmet för att tillvarata kvalitetsaspekter och gestaltad livsmiljö i en upphandling. Då är det centralt att veta vad som är viktigast. Säkerställ att de ekonomiska resurserna och budgetramar i projektet är tillräckliga för att nå önskad kvalitet i slutresultatet, både i form av hårda och mjuka värden.
Undersök projektets totala kostnad med LCC- livscykelkostnadskalkyler
Har livscykelkostnad (LCC) tagits i beaktande vid kalkyleringen? Vid upphandling av entreprenader kan ett livscykelkostnadsperspektiv vara bra att använda som kalkylmetod. LCC kan få betydelse för omprioriteringar och ligga till grund för vilka materialval och andra tekniska lösningar som beslutas. En LCC kan till exempel visa att högre initiala kostnader kan vara kostnadseffektiva, om de ger lägre kostnader för förvaltning och drift genom till exempel bättre hållbarhet och lägre energikostnader.
Livscykelkostnad kan också användas i anbudsutvärderingen för att i utvärderingen fånga den upphandlande myndighetens verkliga totalkostnad under användningstiden.
Om vi planerar, bygger och förvaltar våra offentliga miljöer noggrant och med omsorg bibehålls och skapas positiva värden som bidrar till en gemenskap i samhället som inkluderar alla. En systematisk tillämpning av universell utformning, som säkerställer att miljöer, produkter och tjänster fungerar för personer i alla åldrar och med olika funktionsförmågor, måste därför vara ambitionen.
Personer som har full rörlighet likaväl som personer som använder till exempel rullstol, rollator eller käpp ska kunna använda byggnader och utomhusmiljöer. Även personer som har nedsatt syn, nedsatt hörsel eller nedsättning av orienteringsförmåga ska kunna använda den byggda miljön.
Kartlägg vilka som förväntas använda den gestaltade livsmiljön som upphandlas.
Förbered upphandling av tillgängliga varor, tjänster och miljöer
Tillgänglighet (Boverkets webbplats)
Marknadsanalys
I en marknadsanalys får du en bättre uppfattning om huruvida marknaden kan leva upp till era krav och om de är rimliga. Genom att skaffa sig kunskaper om marknaden kan ni få en bild över hur den aktuella marknaden är uppbyggd. En förståelse för marknaden och dess leverantörer är användbar när beställaren sedan ska prioritera användningen av de interna resurserna.
Genom en undersökning av marknaden kan ni även skaffa sig värdefull information om den efterfrågan ni har stämmer överens med det utbud som finns på marknaden. Ni skaffar er även kunskaper om potentiella problem som kanske är specifika inom den aktuella marknaden. Genom kunskap om den relevanta marknaden ökar sannolikheten för att förebygga att ett fel uppstår längre fram i form av att anbuden leder till högre priser under kontraktsperioden.
I marknadsanalysen är dialog med potentiella leverantörer en förutsättning för att inventera och framför allt förstå, skaffa sig kunskap om marknaden. Det finns några metoder som en beställare kan använda sig av exempelvis:
- Dialogmöten med leverantörer är viktiga för att få en bättre bild av vad marknaden kan erbjuda och säkerställa en väl genomförd upphandling. De som deltar får även en bättre bild av behov och förutsättningar som finns i upphandlingen. Viktigt att tänka på är att säkerställa att de grundläggande upphandlingsprinciperna följs. Alla har rätt till samma information och ingen får ges orättvis konkurrensfördel.
Dialogmöten - En RFI (Request for Information) är bra som förberedelse inför en upphandling där beställaren inte känner till vilka lösningar eller aktörer som finns på marknaden. Genom en RFI kan beställaren få bättre kunskap, dels om marknadens mognad och möjligheter att utveckla nya lösningar, dels om enskilda leverantörers erfarenheter och innovationsförmåga. Med en RFI kan ni även testa idéer om till exempel upplägg och process, kravformuleringar, utvärderingsmodeller, logistikupplägg eller avtalsvillkor.
Request for Information - Ett annat effektivt sätt för att attrahera och uppmärksamma om beställarens kommande upphandlingar på ett tidigt stadium kan vara genom en förhandsannonsering. Det i kombination med att man fångar upp leverantörers intresse kan vara ett bra tillfälle att ordna med öppna forum genom informationsträffar om beställarens planerade upphandlingar.
Förhandsannonsera