Barcelonas väg till hållbar upphandling

Barcelona stad har en decentraliserad organisation med bland annat tio sektorer och 50 olika offentliga bolag och organisationer, där alla har olika mål. Staden har cirka 200 upphandlare runt om i organisationerna.  

Fördelen med strukturen är närheten till medborgaren medan samordning är en utmaning. För att förbättra den har inköpscentralen fått en viktig koordinerande funktion. Centralen stöttar inte bara med det rent praktiska arbetet i samband med inköp utan har också en stark strategisk funktion eftersom de ingår i finansavdelningen som styr över stadens budget. Därför är en viktig uppgift för inköpscentralen att föra dialog med alla som är involverade i den offentliga affären, både inom den egna organisationen och ute i samhället i övrigt. 

För att samhället skulle acceptera de nya hållbarhetskraven skapade man ett råd bestående av representanter från fackföreningar, näringsliv och jämställdhetsorganisationer. Rådet träffas två gånger per år för att gemensamt prata om ansvarsfull offentlig upphandling.  

Genom det goda samarbetet i rådet kunde Barcelona 2017 få acceptans för ett direktiv som tolkar hållbarhetsstrategin. 2018 utfärdade staden instruktioner baserade på direktivet. Dessa talar om vilka utsatta grupper som ska gynnas för att få sysselsättning genom krav i offentlig upphandling, hur prisviktningen kan användas och att andelen reserverad upphandling ska öka. Dessutom avsattes dedikerade medel på tio miljoner euro för arbetet med att öka social hänsyn i offentlig upphandling. 

– Den stora stötestenen i förändringsarbetet har inte varit de potentiella leverantörernas inställning till den nya inriktningen. De anpassar sig efter de förutsättningar som råder. Det svåraste var att åstadkomma ett förändrat beteende i den egna organisationen. Det är det som har tagit tid, säger César Sánchez på Barcelonas inköpscentral. 

För att underlätta i detta arbete har en intern tvärfunktionell kommitté för ansvarsfull upphandling skapats. Kommittén har bland annat tagit fram en gemensam riktlinje som fungerar som bas för alla delar av staden. Målet har varit att få in hållbarhetskraven som rutin vid offentlig upphandling. För att skapa medvetenhet om strategin används utbildning, internt nätverkande via sociala medier och andra former av informationsspridning.  

Trots många initiativ och aktiviteter var det inte förrän den nya lagen var på plats 2018 som den egentliga förändringen skedde, övergången från lägst pris till hållbar upphandling fick genomslag.  

Praktiskt stöd gör stor nytta när det gäller sociala krav i upphandling. I Barcelona står en organisation som heter Barcelona Activa för mycket av detta. De hjälper till under hela processen och stöttar individer som har svårt att komma in på arbetsmarknaden, upphandlare, företag, sociala företag och arbetsmarknadsinitiativ.  

Barcelona Activa spelar också en särskilt viktig roll i reserverad upphandling. Staden har nämligen ett krav på att sju procent av alla upphandlingar ska vara sådana, vilket är en utmaning eftersom det samtidigt finns få företag som kan delta.  

För att förenkla denna process har Barcelona Activa tagit fram styrdokument och instruktioner för reserverad upphandling.  Man har även skapat ett webbverktyg där information om sociala företag samlas.  Upphandlaren kan där se hur aktivt och transparent företaget är och utifrån det göra sina bedömningar om reserverad upphandling är ett alternativ. 

När ett kontrakt med sociala krav är påskrivet ringer Barcelona Activa upp det vinnande företaget för att höra hur de tänker uppfylla kraven och om de behöver stöd. Oftast är det små och medelstora företag som kan behöva hjälp.  

En vinnande leverantör kan till exempel outsourca delar av kontraktet till den sociala ekonomin och därigenom uppfylla kraven.  

Barcelona Activa koordinerar också olika initiativ och program för arbetslösa för att underlätta matchningen och ge vinnande leverantör större möjlighet att hitta rätt kandidater. Eftersom de små och medelstora företagen inte får stängas ute från upphandling på grund av kraven ger Barcelona Activa även stöd inför upphandling. 

När det väl är dags att verkställa kraven säkerställer Barcelona Activa att de individer som får sysselsättning verkligen är från den utpekade gruppen som ska gynnas och att kandidaten passar till uppdraget. De följer också upp hur det går för individerna och att de behandlas väl. Om en individ inte fungerar i arbetet kontaktar företaget Barcelona Activa, som hanterar situationen. 

Enligt inköpscentralen har i dag 80 procent av alla offentliga kontrakt i Barcelona sociala krav, som förutom sysselsättningskrav kan handla om krav på ökad jämställdhet och förbättrade arbetsförhållanden.  Eftersom uppföljningen brister kan staden inte säga något om utfallet eller hur många kontrakt som innehåller sysselsättningskrav. 

Däremot kan man se att arbetslösheten har sjunkit drastiskt, från 22,5 procent 2012 till 8,83 procent 2019 (Spanien som helhet 14,7 procent). Dessutom har arbetsförhållandena förbättrats, lägstalönerna har höjts och könsskillnaderna inom yrken som traditionellt varit överrepresenterade av det ena könet har minskat.  

Om dessa positiva förändringar har ett samband med de nya kraven eller beror på andra faktorer är svårt att avgöra. Innan det finns tillgängligt data och uppföljningar att luta sig emot blir det mest uppskattningar.  

När artikeln skrevs hade Barcelona ambitionen att ta fram ett centralt IT-system för uppföljning.