Nacka kommuns framgångsfaktorer med intern dialog
- Funktionskrav i upphandling
När Nacka kommun skulle upphandla ny teknik för larm och tillsyn av äldre, valdes en prenumeration av tjänster i stället för färdiga produkter. I fokus var de äldres behov, och inte enskilda prylar som snabbt kan bli föråldrade.
Innehåll på denna sida
Upphandlingen föregicks av lång fas med kartläggning och analys där kommunen bland annat gick igenom IT-säkerhet, brukarnas och personalens behov samt befintliga produkter på marknaden. I ett tidigt skede etablerades även kontakt mellan äldreomsorgen och inköpsavdelningen.
– Det var en mycket stark framgångsfaktor. Vi kunde ge varandra input och fick förståelse för varandras språk och förutsättningar, säger Jonas Ek, e-hälsosamordnare och projektledare på Nacka kommun.
I den inledande fasen av upphandlingen skedde en fortlöpande dialog med leverantörerna.
– Vi har sparat mycket tid genom att slippa komma på allt själva. Dialogen har även inneburit att leverantörerna har fått en bild av vad vi faktiskt vill ha, och det undanröjer missförstånd, säger Sebastian Nordgren, inköpschef i Nacka kommun.
Användarfall i upphandlingsdokumenten
Upphandlingen bestod av tre faser: kvalificering, anbud och förhandling. Kriterier för att kvalificera sig var en stabil företagskonstellation och referenser från tidigare uppdrag. Tolv leverantörer anmälde intresse och samtliga gick vidare till nästa steg.
I anbudsfasen sattes ett fast pris på hela leveransen för att inte hamna i en diskussion där ekonomin blev den helt avgörande frågan. I upphandlingsdokumenten ingick tre användarfall – ”Agda”, ”Bengt” och ”Erika” – med olika förutsättningar i boende, livssituation, sjukdomsbild och kontaktnät.
– Vi bad leverantörerna beskriva hur de tänkte leverera tjänster till de här brukarna utifrån olika scenarier som tillgänglighet och larmmottagning, berättar Jonas Ek.
Sex leverantörer kom in med anbud. En jury med inköpare, biståndshandläggare och hemtjänstpersonal valde sedan ut tre. Bedömningen skedde utifrån hur väl leverantörerna hade löst scenarier kopplade till användarfallen.
Goda synpunkter från seniororganisationer
– De tre återstående leverantörerna fick sedan presentera sina tjänster för handläggare, hemtjänstpersonal och seniorer. Vi fick många goda synpunkter av PRO, SPF och SeniorNet, inte minst när det gäller utformning och användarvänlighet, berättar Jonas Ek.
Vinnare blev till slut Tieto Smart Healthcare, tillsammans med underleverantörerna Vital Integration och Mitel.
– Våra tjänster är uppbyggda av olika komponenter, olika hjälpmedel, som gör att användaren kan ta bort vissa saker och plocka in nya. Allt finns samlat i en tjänstekatalog som biståndshandläggarna har tillgång till. Det är användarens behov som ska vara i centrum, inte tekniken, säger Joakim Börjesson, affärsområdeschef på Tieto Smart Healthcare.
Kan bli aktuellt med andra underleverantörer
Valet av en tjänsteupphandling med fokus på funktioner gör också att det blir möjligt för leverantören att ta in andra underleverantörer.
– Jag tror att vi under avtalstiden kommer att se att en eller flera av underleverantörerna byts ut eftersom det hela tiden kommer ny teknik och nya sätt att lösa funktioner, säger Sebastian Nordgren.
Upphandlingen har bidragit med många lärdomar. En är att välja leverantör som kan erbjuda allt för att behoven hos användarna ska tillgodoses – en helhetslösning i ordets rätta bemärkelse. En annan är att anpassa omfattningen på leverantörsdialogen efter storlek på affären och komplexiteten på leverantörsmarknaden. Vissa upphandlingar kan kräva många möten och workshops, andra lite färre. En tredje rekommendation är att välja leverantörsdialog.
– Det är inte vi som är proffsen på tekniken eller tjänsterna som finns därute, utan det är leverantörerna. De måste få vara med och påverka hur förfrågningsunderlaget formuleras, säger Jonas Ek.