Kontroll av förutsättningarna för reserverad upphandling

Den upphandlande organisationen ska kontrollera att förutsättningarna för en reserverad upphandling är uppfyllda vid tidpunkten för anbudsansökan eller anbudslämningen. Kontrollen görs alltså vid leverantörskvalificeringen. Både verksamhetskravet och andelskravet ska kontrolleras. Det är endast den eller de leverantörer som vid angiven tidpunkt uppfyller förutsättningarna som har rätt att delta i en reserverad upphandling. 

Denna tidpunkt är också avgörande när den upphandlande organisationen väljer alternativet att föreskriva att ett kontrakt ska fullgöras inom ramen för ett program för skyddad anställning.  

Vilka leverantörer avses?

Förutsättningarna ska vara uppfyllda under hela upphandlingen och bestå under tiden för kontraktets fullgörande. Det är lämpligt att detta framgår i avtalsvillkoren och att kontrollen av att leverantören alltjämt uppfyller förutsättningarna kan ingå i den löpande uppföljningen.  

Om förutsättningarna inte uppfylls under avtalsperioden kan det innebära en väsentlig ändring av kontraktet eller ramavtalet, vilket inte är tillåtet. 

Det är leverantören som, med lämplig dokumentation, ska kunna styrka att förutsättningarna är uppfyllda. Bedömningen av om de båda förutsättningarna för reserverad upphandling är uppfyllda ska därför göras utifrån det underlag som leverantören lämnar in. 

Regler om reserverad upphandling 

Beträffande verksamhetskravet kan till exempel leverantörens bolagsordning eller stadgar vara relevant dokumentation, men också årsredovisningar eller annat underlag. Kravet gäller i förhållande till leverantörens verksamhet i dess helhet. 

Leverantören ska kunna redovisa att den sysselsätter en tillräcklig andel personer (det vill säga minst 30 procent av dem som sysselsätts) och att dessa personer har ett faktiskt behov av integrerande insatser. Om det bedöms nödvändigt bör leverantören kunna redovisa på vilket sätt de som sysselsätts behöver integrerande insatser och även hur detta tillgodoses. Eventuell behandling av personuppgifter ska ske i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR). 

Den upphandlande organisationen bör inte begränsa vilken dokumentation som leverantören ska kunna använda sig av. Någon ytterligare vägledning på vilket sätt leverantören kan styrka att den uppfyller kraven ges dock inte i till exempel förarbetena.