Matchningsansvarig – stöd vid sysselsättningskrav
Inköpsprocessen är utgångspunkten i vårt stöd för ökad sysselsättning i offentlig upphandling. Som matchningsansvarig är du en viktig samverkanspart under hela processen men har en särskilt viktig roll i att förstå och rekrytera ur den tilltänkta målgruppen.
Innehåll på denna sida
Planera: börja dialogen
I upphandlingar med sysselsättningskrav är din roll som matchningsansvarig viktig. Ledningen bör ha gett dig de förutsättningar som krävs för att ge stöd där sysselsättningskrav ställs.
Starta förberedelserna genom att:
- Utse kontaktpersoner/handläggare som kan bidra i processen.
- Etablera kontakt med företag och andra relevanta organisationer.
- Avsätt resurser för att underlätta en tät kontakt och goda relationer med den upphandlande organisationen, relevanta företag, bransch- och fackorganisationer.
- Ta fram rutiner och tydliga strukturer för arbetet. Glöm inte uppföljningen!
- Informera internt och informera igen! Det kommer ständigt in nya personer i organisationerna som behöver veta vad ni gör och varför.
Tips!
Gör en samhällsekonomisk beräkning för att se vilken samhällsekonomisk effekt upphandlingen kan ge. Det kan vara ett bra underlag för informationen och engagemanget internt.
Innan en upphandlande organisation kan ställa sysselsättningskrav i sina upphandlingar behöver de planera och bedöma om det är lämpligt att ställa dessa krav. De behöver dessutom påbörja en dialog med dig som är matchningsansvarig. Då skapas bästa möjliga förutsättningar för att det företag som sedan vinner upphandlingen ska hitta en arbetssökande med lämplig kompetens.
De verksamheter som ansvarar för matchningen, det vill säga de som har bäst kännedom och kunskap om enskilda arbetssökande, kan vara kommunens arbetsmarknadsverksamhet eller Arbetsförmedlingen (i fortsättningen kallade matchningsansvariga). Genom att samverka med dessa skapas bästa möjliga förutsättningar för att leverantörer ska hitta en arbetssökande med lämplig kompetens.
Att en upphandlande organisation börjar planera tidigt är av stor vikt för dig som matchningsansvarig. Det innebär att det finns tid att planera för att utbilda, höja kompetensen och rusta de personer som står till arbetsmarknadens förfogande för att de bättre ska motsvara leverantörernas krav på kompetens. Det kan handla om att planera allt från arbetsträning, kortare kurser till vuxenutbildningar motsvarande gymnasiekompetens eller specialistkompetens på universitetsnivå.
Ta del av våra lärande exempel:
Kartlägga: förstå målgruppen
Det kan vara stor skillnad på hur arbetsmarknaden ser ut idag och hur den utvecklar sig framöver. Att ha god kunskap om målgruppen inför bedömningen av den aktuella upphandlingen är därför mycket viktigt.
Börja med att analysera målgruppen:
- Hur ser målgruppen ut?
- Finns det arbetssökande inom den utvalda målgruppen?
- Hur långt från arbetsmarknaden står målgruppen?
- Behöver målgruppen rustas/utbildas för att kunna matchas?
- Hur kan målgruppen få utbildning? Vem gör det?
- Kan målgruppen vara aktuell för anställningsstöd?
Under kartläggningsfasen handlar det om att få en tydligare bild av förväntningar och mål genom att ta in mer kunskap från omvärlden. Som matchningsansvarig gör du kartläggningen i dialog med den upphandlande organisationen och leverantörer.
Du stöttar upphandlande organisation med kartläggning av:
- arbetsmarknad på kort och lång sikt – att det finns lämpliga arbetssökande ur den definierade målgruppen på arbetsmarknaden.
- kompetensprofiler som kan bli aktuella. Utbildningsnivå, färdigheter och erfarenheter hos de arbetssökande i vald målgrupp.
Arbetsmarknadsanalys
En arbetsmarknadsanalys bygger på ett samarbete mellan framför allt upphandlande organisation och matchningsansvarig organisation utifrån vad man planerar att upphandla. Ni inleder en dialog i ett tidigt skede för att klargöra roller och ansvar. Som matchningsansvarig ska ni inte behöva kunna upphandlingsregler och en upphandlare ska inte behöva ha kunskap om arbetsmarknadsfrågor.
I arbetsmarknadsanalysen ingår också kontakter med arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer samt branschorganisationer.
Som matchningsansvarig har ni god kunskap om arbetsmarknaden och det är en stor fördel om ni kan bistå i analysen. Bedömningen underlättas för den upphandlande organisationen.
Analysera: ge stöd
I denna fas är din roll som matchningsansvarig att svara på arbetsmarknadsfrågor. Du stöttar den upphandlande organisationen i sin analys för att ta ett välgrundat beslut.
Som matchningsansvarig samverkar du med den upphandlande organisationen i arbetet med beslutsunderlaget. Det kan gälla stöd i frågor om exempelvis förutsättningarna för aktuell bransch på den lokala eller regionala arbetsmarknaden. Eller handla om frågor som rör regionala skillnader på arbetsmarknaden beroende på konjunktursvängningar.
Insamlade kunskapen analyseras
Arbetsmarknadsanalysen är en del av det som ligger till grund för den upphandlande organisationens beslut – om de ska ställa sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen eller inte.
Under analysfasen gör den upphandlande organisationen en bedömning av lämpligheten att ställa sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen. Detta genom att analysera den kunskap som samlats in under planerings- och kartläggningsfaserna.
Beslutsunderlaget svarar på många frågor varav några gäller arbetsmarknad – se mallen.
Mallen är till för att kunna fatta ett välgrundat beslut om det är lämpligt att ställa eller inte ställa sysselsättningskrav vid en upphandling.
Det finns frågor i beslutsunderlaget om arbetsmarknaden som ni som matchningsansvarig bör bistå i att besvara.
Beslutsunderlaget består av en checklista och beskriver viktiga förutsättningar som krävs för att sysselsättningskrav i offentlig upphandling ska fungera bra och ge de effekter som den upphandlande organisationen vill uppnå utifrån sina mål. Mallen är uppdelad i två nivåer:
- Frågor som bör besvaras inför beslut.
- Fördjupningsfrågor som kan besvaras för ett grundligare beslutsunderlag.
Upphandlingen genomförs
Nu är det dags att genomföra upphandlingen. Den här fasen innebär mindre arbete för dig som matchningsansvarig men desto mer för den upphandlande organisationen.
Under upphandlingsfasen genomför den upphandlande organisationen själva upphandlingen och formulerar dokumenten, annonserar, tilldelar och tecknar avtal.
Stödet innehåller två olika varianter av kontraktsvillkor att använda:
- Den ena varianten innebär att leverantören åtar sig att erbjuda anställningar eller praktik.
- Den andra varianten innebär att leverantören åtar sig att medverka i en dialog om sina förutsättningar för sysselsättningsfrämjande åtgärder.
Dessutom kan den upphandlande organisationen använda kontraktsvillkor som innebär att bonus utgår om ytterligare personer får sysselsättning och/eller den vinnande leverantören vidtar jämställdhetsåtgärder inom ramen för kontraktet.
Titta gärna närmare på de olika kontraktsvillkor som kan ställas i upphandlingen: Sysselsättningsfrämjande villkor
Så används villkoren för sysselsättningskrav
Så används villkoren för dialog för sysselsättningsfrämjande åtgärder
Så används villkoren för bonus för ytterligare sysselsättning och jämställdhet
Ta del av våra lärande exempel
Implementera: ge stöd till leverantören
Som matchningsansvarig hjälper du leverantören att hitta den eller de individer som ska erbjudas sysselsättning i form av arbete eller praktik.
Gå igenom rekryteringsprocessens 7 steg
- Som matchningsansvarig träffar du leverantören som vann kontraktet tillsammans med den upphandlande organisationen. Ta reda på vilka kompetensbehov leverantören har.
- Identifiera individer ur den aktuella målgruppen.
- Utred och bedöm individerna utifrån kraven i det aktuella kontraktet.
- Vid behov: träna eller utbilda de sökande till en basnivå. Klargör vem som står för kostnaden.
- Matcha de sökande mot aktuellt kontrakt i samarbete med leverantören.
- Behövs specialkunskap för aktuell anställning? Klargör i så fall vem som står för kostnaden för praktik eller utbildning.
- Den sökande anställs eller erbjuds praktik hos leverantören.
I implementeringsfasen ska de sysselsättningsfrämjande åtgärderna bli verklighet. Matchningen är därför mycket viktig.
Som matchningsansvarig bör du vara med på uppstartsmötet med vinnande leverantör som ett stöd i samtalet om leverantörens behov av kompetens.
Det är leverantören som anställer eller upplåter till exempel en praktikplats och har därmed det slutliga avgörandet om vem som ska erbjudas sysselsättning inom ramen för kontraktet utifrån de krav som ställs i upphandlingen.
Identifiera behovet av kompetens
Efter tilldelning och vid en bestämd tidpunkt för ni som matchningsansvariga tillsammans med upphandlingsansvariga en dialog med leverantören för att identifiera kompetensbehovet.
I dialogen med leverantören bör förutsättningarna för matchning diskuteras utifrån det rådande arbetsmarknadsläget inom branschen och utifrån möjliga arbetssökande.
Leverantören gör en önskad kandidatprofil för att kunna påbörja rekryteringen av lämpliga personer för sysselsättningskravet.
Utreda och bedöma
Som matchningsansvarig bedömer du vilka av de personer som står till arbetsmarknadens förfogande som har tillräcklig kompetens. Bedömningen utgår från leverantörens önskade kandidatprofil, den upphandlande organisationens syfte med kravet och organisationens prioriterade målgrupper. Eventuellt utreds behovet av ytterligare utbildning för uppdraget.
Träna eller utbilda – basnivå
Det kan finnas ytterligare behov av utbildning eller arbetsträning för att bredda rekryteringsunderlaget. Det kan då handla om yrkessvenska, kortare kurser eller annan form av utbildning, gärna i kombination med exempelvis praktik som kan erbjudas av kommunen eller Arbetsförmedlingen.
Matcha mot kandidatprofilen
Som matchningsansvariga presenterar ni ett med leverantören överenskommet antal arbetssökande, som utifrån tidigare dialog motsvarar den önskade kandidatprofilen. Leverantören intervjuar de arbetssökande och väljer vem som ska anställas eller erbjudas en handledd praktikplats. Den upphandlande organisationen ska ha definierat vad handledd praktikplats innebär i det aktuella fallet.
Praktik eller utbildning – specialkunskaper
Ibland kan specialkunskaper eller exempelvis praktik vara nödvändigt innan en anställning kan ske. Som matchningsansvariga utreder ni förutsättningarna för att kunna erbjuda detta. Leverantören kan också erbjuda utbildning till kandidaten inför anställningen eller under tiden.
Anställning
När en person har erbjudits anställning eller praktik hjälper ni som matchningsansvariga till med att undersöka möjligheterna för leverantören att få någon form av anställningsstöd. Anställning sker enligt gällande lag och i tillämpliga fall enligt kollektivavtal för branschen och utifrån de särskilda kontraktsvillkor som ställts i upphandlingen.
Stöd för anställning
Om leverantören i egenskap av arbetsgivare vill ha någon form av stöd från Arbetsförmedlingen för den som får sysselsättning ska personen uppfylla vissa kriterier.
Olika former av anställningsstöd är individbaserade och utgår från individens särskilda behov. Om det handlar om en praktikplats är individens behov ännu tydligare i fokus för att stöd ska utgå från Arbetsförmedlingen.
Ta del av våra lärande exempel
Förvalta: lär av erfarenheterna
När kontraktstiden löper mot sitt slut är det dags att utvärdera om målen uppnåtts och dra nytta av lärdomarna.
Tänk på att:
- Alla upphandlingskontrakt med sysselsättningskrav ska följas upp. Under Fördjupning hittar du uppföljningsmall och stöd.
- Alla personuppgifter måste hanteras i enlighet med dataskyddsförordningen.
Tips!
Gör en samhällsekonomisk beräkning som en del av uppföljningen för att ta reda på effekten.
Nu följer den upphandlande organisationen upp leverantörens åtaganden och de mätbara målen i kontraktsvillkoret. Leverantören rapporterar på övergripande nivå till den avtalsansvariga. Du som matchningsansvarig kan få ta del av och medverka i uppföljningen.
När bör uppföljning ske?
När och hur ofta uppföljningen sker beror i hög grad på omfattningen (storleken) på upphandlingen och antalet individer som erbjuds sysselsättning enligt kontraktet. Genom att boka regelbundna möten med dig som leverantör kan den upphandlande organisationen följa upp villkoren avseende sysselsättning och vid vilken eller vilka tidpunkter som egenrapportering ska lämnas.
Vem ska genomföra uppföljningen?
Vem som har huvudansvaret för att genomföra uppföljningen kan variera mellan olika upphandlande organisationer. I vissa organisationer är det upphandlingsfunktionen som ansvarar för uppföljningen.
I andra organisationer kan uppföljningen hanteras av den kommunala arbetsmarknadsförvaltningen eller liknande funktion. Uppföljningen kan genomföras med egna resurser hos den upphandlande organisationen eller med hjälp av ombud för organisationen.
Hur ska uppföljningen gå till?
Uppföljningen av de sysselsättningsfrämjande villkoren kan ske i dialog mellan dig som leverantör och den upphandlande organisationen. Den kan även ske genom att ni som leverantör lämnar rapportering om vilka anställningar/praktikplatser som har gjorts. Vid kontraktets slut är det lämpligt att genomföra ett avslutningsmöte.
För att säkerställa att alla åtaganden fullgjorts kan det i ett första steg vara tillräckligt att begära in uppgifter på en övergripande nivå. Som leverantör rapporterar du om detta i enlighet med formuläret för egenrapportering. Av formuläret för egenrapportering framgår vilka uppgifter som ska lämnas.
Hantering av personuppgifter i samband med uppföljning
I samband med att man följer upp sysselsättningsfrämjande villkor kan det bli nödvändigt att ta del av personuppgifter. Vid all behandling av personuppgifter gäller dataskyddsförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning 2016/679/EU (GDPR)). Upphandlande myndigheter måste säkerställa att man behandlar personuppgifter i enlighet med GDPR.
Upphandlande organisationer kan som ett första steg genomföra uppföljningen utan att behandla personuppgifter. Uppgifter kan tas in på en övergripande, aggregerad, nivå och uppföljning kan ske utan att den upphandlande organisationen tar del av personuppgifter.
GDPR och behandling av personuppgifter hos Integritetsskyddsmyndigheten