Leverantör – stöd vid sysselsättningskrav
Inköpsprocessen är utgångspunkten i vårt stöd för ökad sysselsättning. Vad som sker under varje fas i upphandlingar där sysselsättningskrav ställts eller planeras att ställas kan du följa här. Som nuvarande eller blivande leverantör till offentlig sektor kan du bli involverad under hela processen.
Innehåll på denna sida
Planera för rätt kompetens
Om du som leverantör planerar att delta i en offentlig upphandling med sysselsättningskrav bör du förbereda dig väl.
- Ta reda på vad sysselsättningskrav innebär för ditt företag eller din organisation. Här på webbplatsen kan du fördjupa dig i stödet.
- Fundera över vilka möjligheter ni har att ta emot praktikanter eller korttidsanställda, vilka arbetsuppgifter som finns och vilka kompetensbehov ni har.
- Kontakta upphandlande organisationer och visa intresse för att de ska ställa sysselsättningskrav i sina upphandlingar.
- Delta i dialog med upphandlande organisation inför upphandling. Eller kontakta offentlig organisation och försök påverka att en dialog genomförs inför upphandling.
Tips!
Gör en samhällsekonomisk beräkning för att räkna på vad en upphandling med sysselsättningskrav kan ge för ekonomisk effekt för samhället och er som arbetsgivare.
Under planeringsfasen inleds arbetet med bedömningen om det är lämpligt att ställa sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen. Den upphandlande organisationen behöver då till exempel översiktligt beskriva omvärldsfaktorer, både nuläge och förväntad utveckling, exempelvis bransch, arbetsmarknad.
Matchningsprocessen behöver i denna fas planeras för att skapa bästa möjliga förutsättningar för att det företag som sedan vinner upphandlingen ska hitta en arbetssökande med lämplig kompetens.
Som leverantör tittar du på förutsättningarna i din organisation eller ditt företag för att delta i offentlig upphandling med sysselsättningskrav.
Tidig planering underlättar
Tidig planering innebär att det finns tid att planera för att utbilda, höja kompetensen och rusta de personer som står till arbetsmarknadens förfogande. Detta för att de bättre ska motsvara de krav på kompetens som ni som leverantörer ställer. Det kan handla om att planera allt från arbetsträning, kortare kurser till vuxenutbildningar motsvarande gymnasiekompetens eller specialistkompetens på universitetsnivå.
En större eller mindre del av planering och bedömning kan genomföras på en övergripande nivå i samband med policy- och strategibeslut inom den upphandlande organisationen. Då ska dialog och samverkan med aktuella branscher, intresseorganisationer, arbetstagar- och arbetsgivarorganisationer ha skett. Se mer om det under rubriken Beslutsfattare och ledning.
Men det kan ändå bli aktuellt för den upphandlande organisationen att föra dialog med marknaden i planeringsfasen av den enskilda upphandlingen för att förbereda en korrekt bedömning.
Frågor och svar om sysselsättningskrav
Delta som leverantör i offentlig upphandling - så fungerar det
Ta del av våra lärande exempel
Kartlägg behov och förutsättningar
I kartläggningsfasen är ni som leverantörer till stor hjälp för den upphandlande organisationen. Genom att bidra med kunskap skapas förutsättningar för ett gott resultat.
Ni behöver ta ställning till följande frågor:
- Vilken slags kompetens behöver ditt företag?
- Finns det några speciella branschförutsättningar: regler, utmaningar och/eller möjligheter?
- Finns det speciella lokala eller regionala förutsättningar som påverkar era möjligheter att anställa och/eller ta emot praktikanter?
Under kartläggningsfasen handlar det om att få en tydligare bild av förväntningar och mål genom att ta in mer kunskap från omvärlden. Kartläggningen bygger på dialog. Som möjlig leverantör samarbetar ni med den upphandlande organisationen och ibland med matchningsansvarig arbetsmarknadsaktör.
Den upphandlande organisationens roll är bland annat att:
- kartlägga de externt påverkande faktorerna för upphandling med sysselsättningskrav. Det kan exempelvis vara demografi, arbetsmarknad, bransch, befintliga kollektivavtal och annan arbetsmarknadsreglering inom aktuell bransch och region
- sätta mer detaljerade mål för upphandlingen med sysselsättningskrav
- identifiera typ av upphandlad tjänst
- klargöra var tjänsten ska utföras
- beskriva hur många sysselsättningstillfällen som kan bli möjliga. Antal platser eller timmar
- klargöra vilka kompetensprofiler som kan bli aktuella. Utbildningsnivå, färdigheter och erfarenheter.
Analysera – bidra med kunskap
I denna fas gör den upphandlande organisationen en analys av arbetsmarknaden och tittar på möjligheter och risker med sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen.
Som potentiell leverantör till den upphandlande organisationen har du viktig kunskap om din bransch och förutsättningarna i din region. Det är kunskap som kan behövas i marknadsanalysen. Exempelvis när det handlar om en analys av förutsättningarna för aktuell bransch på den lokala eller regionala arbetsmarknaden där arbete inom kontraktet ska utföras. Detta eftersom det finns regionala skillnader på arbetsmarknaden beroende på konjunktursvängningar som kan påverka tillgången på personer som står till arbetsmarknadens förfogande.
Den upphandlande organisationen gör under analysfasen en bedömning av lämpligheten att ställa sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen. Detta genom att analysera den kunskap som samlats in under planerings- och kartläggningsfaserna. Som leverantör bidrar du med kunskap i marknadsanalysen.
En marknadsanalys kan redan vara genomförd på en övergripande nivå inom den upphandlande organisationen. Men den kan ändå komma att genomföras inför den aktuella upphandlingen.
Arbetsmarknadsanalysen utgör sedan en del av det som ligger till grund för den upphandlande organisationens beslut – om de ska ställa sysselsättningskrav i den aktuella upphandlingen eller inte.
Se mallen till beslutsunderlag för mer ingående kunskap om vilka frågeställningar den upphandlande organisationen kan ställa sig.
I stödet ingår en mall för att kunna fatta ett välgrundat beslut om det är lämpligt att ställa eller inte ställa sysselsättningskrav vid en upphandling. Beslutsunderlaget består av en checklista och beskriver viktiga förutsättningar som krävs för att sysselsättningskrav i offentlig upphandling ska fungera bra och ge de effekter som den upphandlande organisationen vill uppnå utifrån sina mål. Mallen är uppdelad i två nivåer:
- Frågor som bör besvaras inför beslut.
- Fördjupningsfrågor som kan besvaras för ett grundligare beslutsunderlag.
Mall för upphandlande organisation: Beslutsunderlag
Upphandlingen genomförs
Upphandlingsfasen innebär mycket arbete för den upphandlande organisationen. Om du som potentiell leverantör planerar att delta i upphandlingen formulerar du anbudet.
Under denna fas genomför den upphandlande organisationen själva upphandlingen, det vill säga formulerar upphandlingsdokumenten, annonserar, tilldelar och tecknar avtal. Se gärna de olika kontraktsvillkor som kan ställas i upphandlingen.
Den upphandlande organisationen kan antingen välja att ställa:
- numerära krav i upphandlingen
- eller att ställa dialogkrav.
Numerära krav innebär att den vinnande leverantören åtar sig att erbjuda anställningar eller praktik till ett visst antal personer.
Dialogkrav innebär att den vinnande leverantören endast binder sig till att träffa den upphandlande organisationen efter upphandlingen för en dialog om möjligheterna att genomföra sysselsättningsfrämjande åtgärder. Det kan exempelvis handla om att erbjuda tillfällig anställning eller praktikplats till någon ur en utpekad målgrupp.
Dessutom kan den upphandlande organisationen använda kontraktsvillkor. Det innebär att en bonus utgår om ytterligare personer får sysselsättning och/eller den vinnande leverantören vidtar jämställdhetsåtgärder inom ramen för kontraktet.
Titta gärna närmare på de olika kontraktsvillkor som kan ställas i upphandlingen: Sysselsättningsfrämjande villkor
Så används villkoren för sysselsättningskrav
Så används villkoren för dialog för sysselsättningsfrämjande åtgärder
Så används villkoren för bonus för ytterligare sysselsättning och jämställdhet
Mer om sysselsättning genom upphandling
Implementera: rekrytera
Som vinnande leverantör ska du nu hitta och rekrytera dina nya medarbetare eller praktikanter. Genom att samarbeta med matchningsansvarig och den upphandlande organisationen kan du få hjälp på vägen.
- Involvera HR/huvudansvarig och andra berörda personer i din organisation.
- Utse kontaktperson, samordnare eller projektledare som ansvarar för kontakten med upphandlande organisation och matchningsansvarig. Detta för att personerna ni väljer ska motsvara kontraktsvillkoren.
- Ta fram en plan för hur kraven ska uppfyllas. Kontakta upphandlande organisation och fråga vilket stöd de kan ge i matchningsprocessen.
- Ta fram en önskad kompetensprofil för den /de personer ni ska erbjuda sysselsättning.
- Planera en eventuell internutbildning för de som ska få arbete/praktik.
- Ta fram en introduktions- och handledningsplan och avsätt resurser för handledningen.
- Förbered och informera alla som kommer att bli berörda i din egen organisation.
- Kommunicera. Visa att ni tar socialt ansvar.
Matchningsansvarig organisation kan ge stöd i följande:
- identifiera individer ur den aktuella målgruppen
- bedöma sökande utifrån kraven i det aktuella kontraktet
- träna eller utbilda utvalda personer upp till basnivå
- träna eller utbilda utvalda personer om det finns behov av specialkunskaper för den aktuella anställningen.
I implementeringsfasen ska de sysselsättningsfrämjande åtgärderna bli verklighet. Det innebär ett nära samarbete mellan den vinnande leverantören och matchningsansvarig arbetsmarknadsaktör.
Fasen inleds med ett uppstartsmöte tillsammans med upphandlande organisation. Den som är matchningsansvarig bör vara med som ett stöd i samtalet om leverantörens behov av kompetens.
Matchningsansvarig kan finnas inom den upphandlande organisationen, till exempel på en arbetsmarknadsförvaltning. Men det kan också vara en offentlig eller privat arbetsförmedling som hjälper till med matchningen.
Leverantören anställer eller upplåter praktikplats
Som leverantör kan du också välja att själv hitta en lämplig kandidat för att uppfylla kontraktsvillkoren. Eftersom det är du som leverantör som anställer eller upplåter en praktikplats har du därmed det slutliga avgörandet om vem som ska erbjudas sysselsättning inom ramen för kontraktet utifrån de krav som ställs i upphandlingen.
- Identifiera individer ur målgruppen
- Utreda och bedöma individerna utifrån aktuellt kontrakt
- Träna eller utbilda till en basnivå
- Matcha mot aktuellt kontrakt
- Praktik eller utbildning – specialkunskaper för aktuell anställning
- Individen anställs eller får praktik av leverantören
Identifiera behovet av kompetens
Efter tilldelning och vid en bestämd tidpunkt för matchningsansvariga tillsammans med upphandlingsansvariga en dialog med dig som leverantör för att identifiera behovet av kompetens. I dialogen mellan dig som leverantör och den matchningsansvariga bör förutsättningarna för matchning diskuteras utifrån det rådande arbetsmarknadsläget inom branschen och utifrån möjliga arbetssökande. Som leverantör gör du en önskad kandidatprofil för att kunna påbörja rekryteringen av lämpliga personer för sysselsättningskravet.
Utred och bedöm
Utifrån er önskade kandidatprofil och den upphandlande organisationens syfte med kravet bedömer matchningsansvariga vilka av de personer som står till arbetsmarknadens förfogande, utifrån organisationens prioriterade målgrupper, som har tillräcklig kompetens för uppdraget. Eventuellt utreds behovet av ytterligare utbildning för uppdraget.
Träna eller utbilda – basnivå
Om rekryteringsunderlaget behöver breddas kan det finnas behov av utbildning eller arbetsträning. Det kan vara utbildning i yrkessvenska, kortare kurser eller något annat. Detta kan med fördel kombineras med exempelvis praktik från kommunen eller Arbetsförmedlingen.
Välj passande kandidat
Matchningsansvariga presenterar ett med er som leverantör överenskommet antal arbetssökande, som utifrån tidigare dialog motsvarar den önskade kandidatprofilen. Som leverantör intervjuar ni de arbetssökande och väljer vem som ska anställas eller erbjudas en handledd praktikplats. Den upphandlande organisationen ska ha definierat vad handledd praktikplats innebär i det aktuella fallet.
Praktik eller utbildning – specialkunskaper
Vissa uppdrag kan kräva viss specialkunskap eller exempelvis praktik innan en anställning kan ske. Matchningsansvariga utreder förutsättningarna för att kunna erbjuda dessa möjligheter innan anställning. Som leverantör kan ni också erbjuda utbildning till kandidaten inför anställningen eller under tiden.
Vid anställning
När matchning skett och en person har erbjudits anställning eller praktik hjälper matchningsansvariga till med att undersöka möjligheterna för l er som leverantör att få någon form av anställningsstöd. Anställning sker enligt gällande lag och i tillämpliga fall enligt kollektivavtal för branschen och utifrån de särskilda kontraktsvillkor som ställts i upphandlingen.
Stöd för anställningen
Om ni som leverantör i egenskap av arbetsgivare vill ha någon form av stöd från Arbetsförmedlingen behöver den som får sysselsättning uppfylla vissa kriterier. Olika former av anställningsstöd är individbaserade och utgår från individens särskilda behov. Om det handlar om en praktikplats är individens behov ännu tydligare i fokus för att stöd ska utgå från Arbetsförmedlingen.
Ta del av våra lärande exempel
Förvalta: lär av erfarenheterna
Förvaltafasen utgör en möjlighet för dig som leverantör att lära av erfarenheterna inför kommande upphandlingar.
Tänk på:
- Alla upphandlingskontrakt med sysselsättningskrav ska följas upp. Under Fördjupning hittar du uppföljningsmall och stöd.
- Den upphandlande organisationen följer upp alla mätbara mål i kontraktsvillkoren. Uppföljningen kan göras vid återkommande avstämningsmöten eller genom rapportering via formulär på en övergripande nivå.
- Alla personuppgifter måste hanteras i enlighet med dataskyddsförordningen.
Tips!
Gör en samhällsekonomisk beräkning för att få en bild av vilken ekonomisk effekt upphandlingen har fått för samhället och för er som arbetsgivare.
I denna fas följer den upphandlande organisationen upp dina åtaganden som leverantör. I kontraktsvillkoret i upphandlingen finns de mätbara mål som ligger till grund för uppföljningen.
Avstämningar kan ske vid avstämningsmöten under kontraktets gång och genom att du som leverantör rapporterar på en övergripande nivå till den avtalsansvariga. Av formuläret för egenrapportering framgår vilka uppgifter som ska lämnas. Vid kontraktets slut är det lämpligt att hålla ett avslutningsmöte.
Läs mer om uppföljningen i Tillämpningsanvisningar för villkor för sysselsättningskrav
När bör uppföljning ske?
När och hur ofta uppföljningen sker beror i hög grad på omfattningen (storleken) på upphandlingen och antalet individer som erbjuds sysselsättning enligt kontraktet. Genom att boka regelbundna möten med dig som leverantör kan den upphandlande organisationen följa upp villkoren avseende sysselsättning och vid vilken eller vilka tidpunkter som egenrapportering ska lämnas.
Vem ska genomföra uppföljningen?
Vem som har huvudansvaret för att genomföra uppföljningen kan variera mellan olika upphandlande organisationer. I vissa organisationer är det upphandlingsfunktionen som ansvarar för uppföljningen.
I andra organisationer kan uppföljningen hanteras av den kommunala arbetsmarknadsförvaltningen eller liknande funktion. Uppföljningen kan genomföras med egna resurser hos den upphandlande organisationen eller med hjälp av ombud för organisationen.
Hur ska uppföljningen gå till?
Uppföljningen av de sysselsättningsfrämjande villkoren kan ske i dialog mellan dig som leverantör och den upphandlande organisationen. Den kan även ske genom att ni som leverantör lämnar rapportering om vilka anställningar/praktikplatser som har gjorts. Vid kontraktets slut är det lämpligt att genomföra ett avslutningsmöte.
För att säkerställa att alla åtaganden fullgjorts kan det i ett första steg vara tillräckligt att begära in uppgifter på en övergripande nivå. Som leverantör rapporterar du om detta i enlighet med formuläret för egenrapportering. Av formuläret för egenrapportering framgår vilka uppgifter som ska lämnas.
Hantering av personuppgifter i samband med uppföljning
I samband med att man följer upp sysselsättningsfrämjande villkor kan det bli nödvändigt att ta del av personuppgifter. Vid all behandling av personuppgifter gäller dataskyddsförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning 2016/679/EU (GDPR)). Upphandlande myndigheter måste säkerställa att man behandlar personuppgifter i enlighet med GDPR.
Upphandlande organisationer kan som ett första steg genomföra uppföljningen utan att behandla personuppgifter. Uppgifter kan tas in på en övergripande, aggregerad, nivå och uppföljning kan ske utan att den upphandlande organisationen tar del av personuppgifter.
GDPR och behandling av personuppgifter hos Integritetsskyddsmyndigheten