BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Förvalta

I förvaltningsfasen följer ni upp att leverantören uppfyller sina skyldigheter att hantera risker i leveranskedjan enligt kontraktet. När kontraktet löper mot sitt slut är det även dags att följa upp om ni har nått era mål och att dra nytta av erfarenheterna.

Följ upp kontraktet och ta vara på erfarenheterna 

Uppföljning är viktigt och nödvändigt på flera plan. Det är en förutsättning för att kunna kontrollera att leverantören lever upp till de krav och villkor som ni har ställt i er upphandling på ansvarsfulla leveranskedjor. Det bidrar också till att skapa trovärdighet för er verksamhet. Dessutom finns det risk för att oseriösa företag gynnas om ingen uppföljning äger rum, genom att företag som kanske inte arbetar med att säkerställa ansvarsfulla leveranskedjor ändå kan konkurrera om ett kontrakt. 

I förvaltningsfasen hanterar ni följande uppgifter: 

  • genomför uppföljningen av kontraktsvillkoren 
  • upprättar en tid- och åtgärdsplan för att hantera eventuella avvikelser 
  • kommunicerar resultatet av ert arbete, internt och/eller externt 
  • utvärderar resultatet och ta vara på erfarenheterna inför kommande upphandlingar. 

Uppföljning - en stegvis process  

Uppföljningen kan ses som en stegvis process och kan omfatta både egenrapportering och revision. 

Informera leverantören och egna medarbetare om resultatet av uppföljningen 

Ni bör naturligtvis informera leverantören om resultatet av uppföljningen. Lever leverantören upp till villkoren som ställdes? Om avvikelser konstaterades, i vilken omfattning? I de fall avvikelser har upptäckts bör dessa ingå i en åtgärdsplan för hur de ska hanteras. 

Det är också viktigt att informera medarbetare som på olika sätt berörs av arbetet med ansvarsfulla leveranskedjor vid inköp för att informera dem om uppföljningsresultatet. Ansvarstagande i leveranskedjor är komplext och för många ett nytt område, och det kan därför finnas därför behov att diskutera uppföljningen som ett steg i kompetensutvecklingen. Medarbetarna bör också informeras om hur verksamheten kommer att gå vidare med de avvikelser som har upptäckts.  

Avvikelsehantering  

Det är vanligt att avvikelser uppkommer, även bland leverantörer som arbetar aktivt för att främja goda arbetsförhållanden. Vissa avvikelser kan vara enkla att korrigera och alla avvikelser är inte lika kritiska. Det viktiga att fokusera på är om det finns rutiner och system för att undvika att oegentligheter uppstår, och hur eventuella avvikelser hanteras.  

Sanktionsmöjligheter 

Om ni vid uppföljningen upptäcker mindre brister, eller brister som leverantören kan åtgärda inom en rimlig tidsperiod är det en rättelse av avvikelserna som bör eftersträvas. Vite kan användas som en påtryckning i syfte att åstadkomma en rättelse, eller om leverantören till exempel inte inkommer med egenrapportering i rätt tid eller om avvikelser inte hanteras i rätt tid. 

Att häva ett kontrakt ska ses som en sista utväg vid grova överträdelser eller om det inte längre finns någon möjlighet att påverka leverantören att förbättra arbetsvillkoren. Ofta har det visat sig att problemen som uppdagas kvarstår och kan till och med förvärras efter att kontrakt hävs. 

Brister som kan utgöra grund för hävning av kontraktet är: 

  • upprepade brister i egenrapporteringen 
  • upprepade brister i medverkan till uppföljning 
  • om rättelse inte sker inom angiven tid 
  • om bristande uppfyllelse av villkoren inte rättas till enligt fastställd åtgärdsplan. 

Kommunicera  

Det är även bra att kommunicera det arbete och den insats som ni gör avseende ansvarsfulla leveranskedjor. Kommunikationen kan ske på många olika sätt men syftet är att synliggöra hur er organisation bidrar till att förbättra villkoren i leveranskedjor genom upphandling. 

Kommunikationen kan exempelvis fokusera på: 

  • Har ni nått våra mål? 
  • Vilka målsättningar ska vi ha inom kommande tidsperiod? 
  • Vilka lärdomar har vi fått? 
  • Hur har vi satsat på intern utbildning och kompetenshöjning? 

Att mäta resultat  

Att mäta resultat av ert arbete som görs med ansvarsfulla leveranskedjor kan vara svårt. Men det kan ändå vara bra att dokumentera arbetet för att få en översikt över hur arbetet utvecklar sig.   

Ett par områden där det kan vara bra att få en översikt över är: 

  • Vilka/antal kontrakt som tecknats där arbetsrättsliga villkor enligt ILO:s kärnkonventioner eller villkor om hållbara leveranskedjor ställts. 
  • Vilka/antal kontrakt där dessa krav aktivt har följts upp. Har avvikelser hanterats?
  • Hur många synliga led finns i leveranskedjan? Ökar detta? Tänk på att om andelen avvikelser ökar samtidigt som spårbarheten ökar, behöver det inte nödvändigtvis innebära att arbetet inte utvecklas i positiv riktning.