Analysera inköpen med miljöspendanalys
En miljöspendanalys är en inköpsanalys där olika miljöfaktorer har integrerats. Det gör det möjligt att undersöka den miljö- och klimatpåverkan som uppstår till följd av inköp inom offentlig sektor. Men också att undersöka vilken och hur stor miljöpåverkan olika typer av inköp har i relation till andra typer av inköp.
Innehåll på denna sida
Miljöspendanalys beräknar inköpens miljöpåverkan
En förutsättning för att en inköpsorganisation ska kunna arbeta strategiskt med hållbarhetsfrågor är att den har kunskap om den miljö- och klimatpåverkan som uppstår till följd av inköp. Vår miljöspendanalys gör det möjligt att se hur stor påverkan är och vilka inköp som har störst påverkan. Analysen tar hänsyn till den miljö- och klimatpåverkan som svensk konsumtion orsakar i Sverige och andra länder.
Grunden i analysen är en så kallad spendanalys som visar hur mycket som betalats ut till (spenderats på) olika leverantörer. Utbetalningarna motsvarar ofta olika inköp. Spendanalysen bygger på en struktur med olika typer av inköp som kallas för kategorier eller inköpskategorier.
Två metoder för att analysera miljöpåverkan
Vi har tagit fram två metoder för att beräkna miljöpåverkan till följd av offentliga inköp. En metod för att analysera offentliga inköp i flera organisationer samtidigt, exempelvis samtliga kommuner eller regioner. En metod som kan användas av enskilda organisationer för att analysera sina egna inköp.
LCA för analys av enskilda organisationer
Metoden bygger på livscykelanalys, LCA, närmare bestämt en så kallad bokförings-LCA. En bokförings-LCA undersöker den faktiska miljöbelastning som kan kopplas geografiskt och tidsmässigt till en vara, tjänst eller entreprenad under dess livscykel. Här spåras och bokförs miljöbelastningen för varan eller tjänsten genom att följa värdekedjan.
Beräkning av miljöpåverkan
Inköpsvolym (kronor exklusive moms) * miljöindikator (miljöpåverkan per krona) = Indikerad miljöpåverkan (exempelvis klimatpåverkan i CO2-e).
I en LCA beräknas klimatpåverkan per kilo eller för en viss volym. För att kunna använda värdet i en inköpsanalys räknas det därför om till klimatpåverkan per krona. För denna metod finns idag enbart indikatorer för att beräkna klimatpåverkan. Klimatpåverkan inkluderar de flesta typer av utsläpp av växthusgaser och uttrycks i koldioxidekvivalenter.
Verktyg, klimatindikatorer och fördelningsnycklar för miljöspendanalys av enskilda organisationer
Miljöspendanalys - en metod för att analysera miljöpåverkan (rapport)
Input/output-modell för statistiska analyser
Metoden bygger på en så kallad input/output-modell som är vanlig inom nationalekonomin. Miljöspendanalysen baseras här på miljöstatistik och modelleringar utifrån databasen Exiobase. Med hjälp av dessa analyseras statistik över utbetalningar från det offentliga till olika leverantörer. Resultatet är en indikation på vilka miljöeffekter som uppstår till följd av statliga, regionala och kommunala inköp.
Beskrivning av metoden som används för input/output-modellen
Nyttan av inköpskategorier
Genom att lägga samma typer av inköp i en och samma grupp bildar man olika kategorier av inköp, inköpskategorier. Det ger möjlighet att hantera större inköpsvolymer effektivare och mer strategiskt än annars.
Tar man inte hänsyn till att inköp (och upphandlingar) kan likna varandra och att de finns på samma typ av marknad missar man möjliga samordningsvinster. Genom att utgå från marknaderna och det man köper, i stället för att dela upp analysen efter den egna organisationens indelning (exempelvis i förvaltningar), kan man bland annat få grepp om samordningsvinster i inköpsarbetet.
Byggentreprenader och hantverkstjänster, snickeri, installationer och anläggningar, väg och vattenbyggnad och arkitekter och tekniska konsulter finns i stort i samma bransch. Entreprenörer och leverantörer är därför likartade. Många miljöaspekter är också likartade inom branschen. Genom att leverantörerna har liknande erbjudanden och agerar på samma marknad ger det köparen möjlighet att agera med samma förhållningssätt och ha samma strategi i inköpsarbetet.
Ett exempel på ett strategiskt beslut kan vara om och hur man som upphandlare delar upp kontrakt eller inte för att få tillräcklig leveranssäkerhet eller konkurrens. Det kan även handla om vilka aspekter som är viktiga att arbeta med inom respektive kategori, exempelvis driftsekonomi, investeringskostnad eller timpriser. Det kan också handla om rätt kvalitetsnivå. För produkter som har lång livslängd som byggnader kan det vara fel att ha för låg kvalitet på byggmaterial eller för låga krav på energiprestandan. Det kan leda till för höga underhålls- och driftskostnader och för hög miljöbelastning under produktens livslängd.
För att effektivt hantera olika miljöaspekter i inköpsarbetet kan strategier för olika inköpskategorier kopplas mot organisationens miljömål. Olika kategorier påverkar olika miljöaspekter olika mycket. Livsmedel, och det som hör till inköpskategorin livsmedel, är störst vad gäller påverkan på förändrad landanvändning men har inte störst klimatpåverkan.
Miljömål som har med biologisk mångfald att göra är därmed viktiga för livsmedelskategorin och kan prioriteras i upphandlingar inom livsmedelskategorin. Därmed inte sagt att klimatpåverkan är oviktig för denna kategori.
Arbeta mer strategiskt med inköpen
Olika inköpskategorier har olika behov av strategier i inköpsarbetet för att effektivt kunna minska klimatpåverkan och bidra till att uppnå olika miljömål.
Den miljöpåverkan som visas i miljöspendanalysen tar ingen hänsyn till om och hur den går att påverka genom inköpsarbetet. Analysen är en karta som ger en överblick över olika typer av utbetalningar och inköp samt deras beräknade miljöpåverkan. Överblicken gör det möjligt att arbeta mer strategiskt med inköpen.
Att utföra i egen regi eller köpa in brukar man säga är den första inköpsfrågan. Vissa varor, tjänster och entreprenader som i en organisation köps in, kan i en annan organisation vara sådant som utförs i egen regi. Att utföra i egen regi medför självfallet också miljöbelastning även om det rimligen borde flytta ansvaret för miljöarbetet från inköpsarbetet och leverantören. Miljöpåverkan kvarstår men syns inte i miljöspendanalysen.
Miljöpåverkan från vissa typer av inköp kan vara lättare att minska än andra. Olika typer av inköp kan också behöva olika typer insatser i inköpsarbetet för att miljöpåverkan ska minska. Krav i upphandlingar och uppföljning av att kraven uppfylls är ett verksamt sätt för att minska miljöpåverkan från många kategorier. Upphandlingsmyndigheten har stöd för att ställa miljökrav och kontraktsvillkor i upphandling. Stödet finns i vår kriterietjänst och är gratis.
För andra typer av inköp kan samarbete med leverantören under kontraktstiden vara ett mer verksamt sätt att minska miljöbelastningen. Det kan gälla tjänster så som boenden och vårdhem eller andra helservicetjänster så som IT-drift. När den största miljöpåverkan finns långt ned i leverantörskedjan kan samverkan med leverantörer, branscher och andra strategier vara mer framgångsrika.
Egna organisationsförändringar eller fördjupade behovsanalyser är andra saker som kan bidra till att minska miljöbelastningen från inköpen och som en miljöspendanalys kan hjälpa till att belysa. Att minska omsättningshastigheten på varor och material minskar uttag av råvaror och exploatering av natur. Datorer, mobiltelefoner och möbler har störst miljöpåverkan fram till och med tillverkningsledet. Att minska avskrivningstider och använda utrustningen längre är därför viktigt. Men när utrustning väl upphandlas och beställs så ska krav ställas. Då finns Upphandlingsmyndighetens stöd.
Vad gäller exempelvis fjärrvärme finns som regel bara en leverantör i ett område och kravställande i upphandlingen kan därför bli overksamt. Istället kan samarbete med leverantören vara en framkomlig väg. I många fall äger kommunen fjärrvärmeleverantören. Ägarstyrning kan då vara effektivare för att lyfta miljöförbättringar än önskemål från kommunen som kund.
Testa hur strategiska ni är i ert inköpsarbete
Använd vår tjänst Strategikollen för att uppskatta nivån på din organisations strategiska inköpsarbete. Du kommer att kunna jämföra ditt resultat med vad andra har svarat och få tips på hur ni kan arbeta vidare.