Utvärdera och sammanfatta hela avtalsförvaltningen
Inför ett beslut om förlängning av avtalet eller inför att avtalet upphör bör ni som upphandlande organisation göra en sammanställning av hur avtalet har fungerat, gärna tillsammans med leverantören. Detta för att säkerställa att tidigare erfarenheter tas om hand inför kommande avtalsperiod.
Innehåll på denna sida
Länkar till vårt övriga stöd om avtalsförvaltning
Utvärderingen av den tidigare avtalsperioden är viktig information i analysfasen för kommande upphandling av liknande varor eller tjänster. En utvärdering av avtalet tillsammans med leverantören och av ert interna arbete ligger till grund för kommande avtalsförvaltning. I förstudien till en ny upphandling är det värdefullt att ha tillgång till den här informationen. Den utgör en bra utgångspunkt för hur ni kan formulera kraven i kommande upphandlingar.
Måluppfyllelse och leverantörsrelation
Utvärderingen bör innehålla en analys av om målet med avtalet har uppfyllts. I den här delen av utvärderingen granskar ni om leverantören har uppfyllt de krav som den i avtalet har lovat att uppfylla. Ni analyserar även om ni som upphandlande organisation har fått önskvärda effekter av avtalet.
För att skapa en affärsmässig relation med leverantörer är det viktigt att ställa frågor om hur de har upplevt avtalsperioden och hur de har uppfattat er förvaltning av avtalet. Genom en sådan dialog kan synpunkter komma fram som kan leda till förslag på förbättringar för kommande upphandling. Slutsatserna kan utgöra ett underlag till kravställning i den nya upphandlingen och till anpassning av kommande avtalsförvaltning.
Frågor som kan ställas är bland annat
- Har leverantören uppfyllt ställda krav?
- Var samtliga krav relevanta för genomförandet av avtalet?
- Nåddes de mål som hade satts upp för avtalet?
- Vad har inte fungerat som det var tänkt?
- Vilka synpunkter vill leverantören framföra?
- Vilka erfarenheter kan tas med in i nästa upphandling?
Internt arbete
Genomför gärna en utvärdering av hur arbetet inom den egna organisationen har fungerat under avtalsperioden. Utvärderingen av det interna arbetet innefattar till stor del organisationens interna styrning. Utifrån vad som har fungerat bra och vad som behöver utvecklas kan utvärderingen innehålla följande frågor
- Hur har arbetet med avtalsförvaltningen gått till inom den egna organisationen?
- Behöver beställningsrutiner förtydligas eller förenklas inför kommande avtalsperiod?
- I vilken utsträckning har avtalet använts?
- Är valda nyckeltal ändamålsenliga, det vill säga leder de till önskade effekter?
- Behöver det göras någon förändring av planeringen gällande resurser inom organisationen?
Utvärderingen av det interna arbetet bör också inkludera leverantörens synpunkter. Detta för att få kännedom om leverantörens perspektiv och för att få kunskap om hur ni kan underlätta för leverantörerna att i framtiden höja kvaliteten i leveranserna. Slutsatserna bör omhändertas i planeringen av kommande intern styrning och arbetet med nyckeltal eller statistik.
Bilden nedan beskriver hur resultatet av utvärderingen av måluppfyllelse och leverantörsrelation samt intern styrning bör omhändertas i kommande upphandling och därmed följande avtalsperiod.
Avsluta avtal
När avtalet upphör behöver en del praktiska moment utföras. Det kan exempelvis vara aktuellt att
- ha ett avslutande samtal med leverantören
- få tillbaka eventuellt material eller uppgifter från leverantören
- be leverantören överlämna information tillkommande avtalsleverantör
- inaktivera avtalet i avtalsdatabasen
- inaktivera leverantören från relevanta system
- informera allmänheten om avtalets upphörande, om det exempelvis har avsett en tjänst till tredje part inom ett valfrihetssystem.
Det är en fördel att inom den egna organisationen utarbeta en checklista där alla moment som behöver utföras för att avsluta ett avtal finns med. En sådan checklista kan skickas till berörda medarbetare inom organisationen där olika arbetsuppgifter behöver utföras, för att säkerställa att allt avslutas på korrekt sätt i exempelvis faktureringssystem, avtalsdatabas och övriga IT-system.
Sammanfattning av avtalsförvaltningen
För att sammanfatta processen för avtalsförvaltningen och dess olika faser kan följande bild användas för att visualisera genomfört och framtida arbete.
Erfarenheter från genomförd avtalsförvaltning används för att på nytt anpassa avtalsförvaltningen inför kommande avtalsperiod och bidrar därmed till verksamhetsutveckling i den egna organisationen.