BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Genomför uppföljningen

En förutsättning för en god affärsrelation är att arbetet med uppföljning av avtalet sker under hela avtalstiden, ibland även efteråt. Vad ni som upphandlande organisation ska följa upp avgörs av ställda krav i upphandlingen, avtalsvillkor och era behov. Ni kan även behöva hantera avvikelser eller brister och hur dessa ska regleras löpande.

 

Uppföljning av krav 

Ni bör följa upp de krav som ni ställde i upphandlingen. Det finns inget uttalat krav att upphandlande myndigheter eller enheter ska följa upp avtal, men utan uppföljning kan det strida mot likabehandlingsprincipen och ett öppet och objektivt upphandlingsförfarande att inte säkerställa att leverantörens uppgifter kan kontrolleras. 

Dom C-448/01EVN och Wienstrom punkt 51  

Uppföljningen inkluderar följande delar:

  • krav på leverantören (kvalificeringskrav) 
  • krav på varan/tjänsten (upphandlingsföremålet) 
  • tilldelningskriterier  
  • övriga avtalsvillkor.  

Sanktioner vid avvikelser  

Ni kan löpande behöva hantera avvikelser eller brister som framkommer under avtalsperioden. Avvikelser eller brister av olika slag bör dokumenteras för att kunna följas över tid.  

Att identifiera vad som är en avvikelse kan vara svårt. Ibland kan en enstaka avvikelse vara försumbar medan flera mindre brister tillsammans till slut blir en stor avvikelse. Därför är det viktigt att alla avvikelser noteras och kommuniceras löpande med leverantören. En avvikelse som meddelats i tid ger leverantören möjlighet att åtgärda och förebygga uppkomsten av likartade avvikelser under avtalets löptid.  

I avtalsvillkoren bör det regleras hur uteblivna eller felaktiga leveranser ska hanteras. Syftet med dessa avtalsvillkor är att fördela riskerna mellan parterna. Villkor som är mycket stränga mot leverantören resulterar normalt i ett högre pris eftersom leverantören har anledning att ta höjd för dessa risker. Det är därför ofta lämpligt att eftersträva en balanserad riskfördelning. Detta i kombination med rimliga leveransvillkor i övrigt ger leverantören incitament att fullgöra leveranserna enligt avtalet.  

Intern styrning 

Att arbeta med intern styrning i avtalsförvaltningen innebär att leda eller uppmuntra er organisation till att ersätta ett inköpsbeteende med ett för organisationen bättre beteende.  

Organisationens inköpsbeteenden kan exempelvis påverka  

  • interna omkostnader för avropsprocessen  
  • de priser som erhålls, beroende på till exempel framförhållning eller beställd kvantitet
  • andra mervärden som exempelvis en positiv miljöpåverkan.  

För att styra er organisation mot rätt beteende behöver aktiviteter genomföras. Aktiviteterna handlar i stor utsträckning om analyser och kommunikationsinsatser.  

I uppföljningsarbetet bör bland annat den egna organisationens köpbeteende följas upp. Det kan exempelvis innebära en kontroll av att den egna organisationen genomför beställningar på rätt sätt och att de avtal som finns också nyttjas. Köp utanför befintliga ramavtal kan innebära stora kostnader. Detta eftersom framförhandlade leveransvillkor åsidosätts och ett administrativt tillägg för fakturahantering och leverantörsreskontra tillkommer.  

För att minska de interna omkostnader som inköpen innebär är det viktigt att bland annat skapa effektivare beställningsvägar. 

Syftet med intern styrning är att  

  • effektivisera avropsprocesser för att uppnå kostnadsbesparingar och höja kvaliteten.  
  • arbeta med prisreduceringar som kan ha med avropsbeteende att göra  
  • arbeta med kostnadsreduceringar för att minska det administrativa arbetet med fakturahantering och leverantörsreskontra
  • säkerställa avtalstrohet, det vill säga att styra organisationens köp till befintliga avtal  
  • styra för att nå andra fördelar som exempelvis miljövinster.  

Bevakning av marknaden 

Under avtalsperioden behöver också marknaden bevakas. Förändringar på marknaden kan innebära leveransrisker eller möjligheter till bättre affärer. Sådana marknadsförändringar kan exempelvis handla om  

  • tillgång till ersättande varor/produkter 
  • att priserna höjs till den grad att det är värt att genomföra en ny upphandling i stället för att nyttja förlängningsklausuler  
  • prisförhöjningar (exempelvis råvarupriser) som påverkar leverantörens ekonomiska stabilitet 
  • att det finns tilläggstjänster som ni har behov av 
  • förändringar i marknadsstrukturer såsom fusioner eller uppköp som innebär ändrade förutsättningar för leverantören  
  • att det finns risker för utveckling mot ekonomisk brottslighet.  

Marknadsbevakningen kan ske genom en nära dialog med leverantören. Den kan också ske genom att ni exempelvis talar med andra leverantörer och branschorganisationer eller bevakar aktuella mässor inom branschen.