Anpassa avtalsförvaltningen
För att ert arbete med avtalsförvaltning ska bli så smidigt som möjligt är det viktigt att anpassa den för er organisation. I det arbetet ingår bland annat att ta fram en process för avtalsförvaltning, interna mallar och systemstöd samt göra en riskanalys och klassificera avtal.
Innehåll på denna sida
Länkar till vårt övriga stöd om avtalsförvaltning
Ta fram en process för avtalsförvaltning
Ansvaret för avtalsförvaltningen kan ligga på olika ställen i den egna organisationen, till exempel på en upphandlingsenhet eller avdelning, beställarfunktion eller på någon annan utsedd funktion.
Att definiera tydliga roller och ansvarsfördelning i er egen organisation är helt avgörande för att få till en fungerande och hållbar avtalsförvaltning. Säkerställ resurserna i organisationen och se till att göra en tidsuppskattning för arbetet.
Ansvarsfördelning i inköpsprocessen
Den övergripande processen för avtalsförvaltning bör beskriva vilka steg och aktiviteter som ska genomföras samt vilka roller och ansvar som är kopplade till respektive steg. I detta arbete kan följande steg utgöra en utgångspunkt:
Klassificera avtal
Syftet med avtalsklassificering är att fastställa rätt ambitionsnivå och vad fokus bör ligga på i avtalsförvaltningen utifrån respektive avtalsvillkor, värde och komplexitet.
Kraljics matris är ett verktyg och en modell som används för att kategorisera leverantörer.
Kraljics matris kan användas för att klassificera avtal. Matrisen syftar till att klassificera en organisations inköp och skapa strategier för att hantera inköpen och i detta fall förvaltningen av dem på bästa sätt. Syftet med avtalsklassificeringen är att fastställa rätt ambitionsnivå samt vad fokus bör ligga på i avtalsförvaltningen av respektive avtal. Detta för att säkerställa att avtalen hanteras ändamålsenligt utifrån deras värde och komplexitet.
Matrisen utgår ifrån två axlar:
- betydelse
- risk.
Begreppet betydelse innebär främst varan eller tjänstens pris och betydelse för organisationen. Risk innebär främst en bedömning av varans eller tjänstens och marknadens komplexitet.
För att säkerställa hög kvalitet i leveranser och för att reducera risken för leveransstopp behöver ambitionsnivån i avtalsförvaltningen av respektive avtal fastställas med hänsyn tagen till dessa parametrar. Utifrån placeringen av avtalet föreslås ett anpassat sätt att förvalta det. Det är inte säkert att olika organisationer placerar en och samma vara eller tjänst på samma plats i Kraljics matris, utan en bedömning av de olika inköpen behöver göras i respektive organisation.
Exempel: placering av resebyråtjänster
Exempelvis kan resebyråtjänster vara en standardprodukt i en organisation där personalen inte reser mycket, medan det kan vara en komplicerad tjänst som kräver ett nära samarbete med leverantören i en organisation där personalen reser mycket och resorna utgör en viktig del av verksamhetens uppdrag.
Modellen består av två axlar där Y-axeln mäter:
- avtalets betydelse för upphandlande organisationer
- pris i form av ekonomiskt värde samt omfattning och frekvens av leveranser.
X-axeln mäter risk och komplexitet för det enskilda avtalet. Utifrån dessa två axlar kan man identifiera fyra huvudsakliga grupper av avtal A, B, C, D där D kräver mest uppföljning, A minst och B och C ett medelstort behov av uppföljning.
Vid en lägre risk/komplexitet bör avtalsförvaltningen fokusera på grundläggande kontroller av avtalsvillkor (som uppföljning av kvalificeringskrav) och på styrning av avrop/beställningar. Detta för att bidra till bättre leveransvillkor och en högre avtalstrohet.
Vid avtal med lägre risk/ komplexitet bör fokus även ligga på att effektivisera de administrativa processerna för att minska omkostnader. Hävstångsprodukter (enligt bild) bör ges en mellanstor ansats eftersom dessa består av standardiserade produkter med ett högre värde och ofta många leveranser.
Om komplexiteten är låg och marknaden erbjuder ett stort utbud behöver inte någon större vikt läggas på dessa leverantörer i avtalsförvaltningen. Arbete sker för att säkerställa enkla beställningsvägar, avtalade leveransvillkor och för att uppnå pris- och kostnadsreduceringar. Exempel på förekommande avtal: telefoni- och städtjänster.
Standardprodukter bör ges en liten ansats då de inköp som ligger här inte ska dra större resurser. Inköpsomkostnaderna är ofta väldigt höga relativt priserna, varför reaktiva kontroller bör tillämpas. Arbete sker för att motverka ”på stan-köp” och för att dra ned omkostnader bland annat genom att skapa enkla beställningsvägar samt samlingsfakturor. Exempel på förekommande avtal: kontorsmateriel, frukt, fika, blommor och utbildningstjänster.
Vid en högre risk/komplexitet bör avtalsförvaltningen fokusera på att skapa en nära relation till leverantören för att säkerställa hög kvalitet. Här bör även en nära relation till beställarna prioriteras för att följa upp kvalitet och arbeta med intern styrning inom organisationen. Det är även viktigt att ha koll på utvecklingen av marknaden.
Komplicerade produkter bör ges en stor ansats. Hög komplexitet och högt värde innebär större risker för kvalitetsbrister och kostnadshöjningar för upphandlande organisationer. Med anledning av det höga värdet är det viktigt att säkerställa marknadsmässiga priser. Fokus i avtalsförvaltningen bör ligga på ett nära samarbete och förebyggande aktiviteter där leverantören inkluderas i uppföljningen som ofta innefattar nyckeltal. Exempel på förekommande avtal: kollektivtrafik, primärvård och outsourcad kärnverksamhet.
Flaskhalsprodukter: Här handlar det om låga värden, och komplicerade tjänster då marknaden är kritisk och/eller kategorin är verksamhetskritisk. Prioritet av insats bör ligga på att säkerställa försörjningen hellre än att pressa priser. Exempel på förekommande avtal: kritisk teknisk utrustning, bevaknings- och säkerhetstjänster.
Placeringen i Kraljics matris kan ske utifrån en bedömning av olika parametrar, exempel på sådana är:
- Försörjningsrisker: Vilka är riskerna för att ett leveransstopp inträffar och hur stora är dessa risker?
- Hur verksamhetskritiskt avtalet är: Kan verksamheten bedrivas trots ett tillfälligt leveransstopp och hur stor påverkan skulle eventuellt leveransstopp ha på den upphandlande organisationen?
- Marknadstillgång: Hur ser tillgången ut på marknaden för aktuella varor eller tjänster? Är konkurrensen god och utbudet stort?
- Avtalets värde: Om inköpsvolymen för varorna eller tjänsten är hög bör en större vikt läggas på dels att säkerställa avtalets kostnadseffektivitet dels att arbeta för att nå besparingar så långt det är möjligt.
- Tjänstens eller varans komplexitet: Om varorna eller tjänsterna är komplexa behöver ofta en mer omfattande kontroll av kvalitet genomföras vilket kräver ett närmare samarbete med leverantören.
- Säkerhetsaspekter: Är levererade varor eller tjänster säkerhetskritiska, finns det med anledning av avtalet många säkerhetsaspekter (exempelvis IT-relaterade) att ta hänsyn till i organisationen?
- Implementering av ny leverantör: Hur omfattande är implementeringen av en ny leverantör i organisationen? Kräver den en omfattande resursinsats?
- Antal beställare: Om många personer förutses beställa från avtalet, behöver tydliga och enklabeställningsvägar säkerställas.
- Antal användare: I det fall många användare finns till avtalet eller om det upphandlats till tredje part, finns det fler personer att involvera i uppföljningen.
- Avtalets giltighetstid: Kortare avtal som resulterar i en leverans kräver i regel inte en lika gedigen avtalsförvaltning som ett ramavtal som ska försörja organisationen under en längre avtalstid.
I bedömningen av parametrarna bör medarbetare med sakkompetens inkluderas. Detta för att de ofta har god kännedom om marknaden, om hur varan eller tjänsten nyttjas i organisationen och om hur verksamhetskritisk den är.
Placeringen i Kraljics matris kan genomföras med stöd av en poängskala. Resursinsatsen prioriteras då genom en bedömning av hur lågt eller högt värde parametrarna har enligt poängskalan. Parametrarna kan förstås viktas utifrån deras betydelse för organisationen. Till exempel bör parametrarna för hur verksamhetskritiskt avtalet är och hur svårt det är att ersätta leverantören på marknaden generellt viktas högt. Viktningen av kriterierna kan exempelvis ske genom att sätta olika skalor på de olika parametrarna.
Vilka parametrar som ska användas, hur poängskalan ska se ut och organisationens eventuella regler för hur poängen ska tilldelas för respektive parameter anpassas och fastställs i respektive organisation, utifrån dess behov. Tabellen nedan är ett exempel på hur en bedömning kan struktureras.
Avtalen med sammantaget höga poäng bör prioriteras av inköpsorganisationen. En större arbetsinsats bör beräknas för de komplicerade avtalen medan förvaltningen för de enklare avtalen inte behöver vara lika omfattande. Det totala antalet poäng under betydelse/pris och det totala antalet poäng under risk/komplexitet utgör ett stöd vid placeringen i poängskalorna för Kraljics matris.
Även om Kraljics matris inte används kan bedömningen av parametrarna ändå utgöra en prioritering där avtalen med den sammantaget högsta poängen också får den högsta prioriteringen.
|
Avtal: Avtalsförvaltare: |
Totalt antal poäng: | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Betydelse/Pris | Skala | Poäng | Risk/Komplexitet | Skala | Poäng |
| Verksamhetskritiskt | 0–15 | 0–10 | |||
| Avtalets värde | 0–15 | 0–10 | |||
| Antal brukare/användare | 0–5 | 0–10 | |||
| Antal beställare | 0–10 | 0–10 | |||
| Giltighetstid | 0–10 | 0–5 | |||
| Betydelse, total | Risk, total: |
Gör en riskanalys
För att skapa en stabilare avtalsförvaltning och arbeta proaktivt kan ni genomföra en riskanalys. De risker eller hinder som kan finnas inför arbetet med förvaltningen kan vara av olika slag. I riskanalysen identifierar ni eventuella hinder för förvaltningen och risker som påverkar leveranserna.
I riskanalysen listar ni möjliga risker och förslag för hur dessa ska hanteras om de skulle inträffa.
Exempel på risker i avtalsförvaltningen kan vara
- tillräckliga resurser inte avsätts för att genomföra arbetet
- befintligt systemstöd inte är effektivt
- bristande kompetens hos involverade medarbetare
- leverantören inte levererar statistik i tid
- interna målgrupper inte avsätter tid till att tillgodogöra sig information om hur avrop ska ske
- det finns en ekonomisk brottslighet (mer vanligt förekommande inom vissa branscher såsom till exempel bygg, städ och transportbranschen)
- beställda varor/tjänster inte levereras på utsatt tid
- kvaliteten brister i levererade varor/tjänster
- olika mätpunkter som gynnar den cirkulära ekonomin inte är uppsatta eller uppdaterade med nya metoder för att säkra en god avtalsförvaltning
Följande punkter kan ingå i en riskanalys:
- Identifiera vilka risker som finns.
- Uppskatta skada om risken skulle inträffa.
- Identifiera orsaker till att risken kan uppstå.
- Ta fram en åtgärdsplan.
En väl fungerande riskanalys kan bespara er både tid och resurser.
Systemstöd
Det kan finnas behov av olika uppföljningssystem för att underlätta arbetet med avtalsförvaltning. Nedan följer några exempel som kan användas.
I en avtalsdatabas registreras organisationens avtal, vilket ger en bra överblick och en bra struktur över de avtal som ni har. Förutom att tillhandahålla organisationen information om avtalen och dess innehåll kan avtalsdatabaser också ge stöd i uppföljningen genom att exempelvis bevaka giltighetstider, optioner och prisjusteringar. Avtalsdatabasen bör göras lättillgänglig i er organisation så att berörda beställare enkelt kan se vilka avtal som finns att nyttja vid uppkomna behov.
Insamling av statistik kan ske med hjälp av systemstöd som kan ta emot elektroniskt inrapporterad data. Det kan exempelvis vara system där beställare eller användare rapporterar in felaktigheter eller avvikelser i utförda leveranser. Ett annat exempel är statistikrapportering från leverantörer till er som upphandlande organisation, exempelvis gällande levererat resultat. Den inrapporterade statistiken från leverantören kan sedan användas vid uppföljning av avtalet.
Ekonomisystem kan användas för att underlätta kontrollen av fakturering, exempelvis för att
- följa upp att avtalade priser och köpta volymer tillämpas
- säkerställa att korrekta betalningsvillkor tillämpas.
Genom att granska fakturor är det möjligt att se om det som har köpts är de varor eller tjänster som upphandlats eller om köp har gjorts utanför avtal och i stället skulle ha skett från andra leverantörer.
Ta fram mallar
Att använda standardiserade mallar i avtalsförvaltningen underlättar och leder till att ni sparar tid och säkrar kvaliteten.
Exempel på mallar som kan tas fram för ett effektivare arbete är:
- checklistor för administrativa uppgifter inför uppstart och avslut av avtal
- förlängning av avtal
- ändringar av eller tillägg till avtal
- avropsmall
- prisjustering
- plan för avtalsförvaltningen
- aktivitetsplan
- mätning och rapportering av statistik/övergripande nyckeltal (exempelvis avtalstrohet)
- utvärdering av avtalsperiod.
De mallar som ska användas av andra medarbetare i organisationen kan med fördel finnas tillgängliga på ett intranät.