BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Anpassa avtalsförvaltningen

För att ert arbete med avtalsförvaltning ska bli så smidigt som möjligt är det viktigt att anpassa den för er organisation. I det arbetet ingår bland annat att ta fram en process för avtalsförvaltning, interna mallar och systemstöd samt göra en riskanalys och klassificera avtal.

 

Ta fram en process för avtalsförvaltning 

Ansvaret för avtalsförvaltningen kan i den egna organisationen ligga på en upphandlingsenhet eller avdelning, beställarfunktion eller på en annan utsedd funktion.  

Att definiera tydliga roller och ansvarsfördelning i er egen organisation är helt avgörande för att få till en fungerande och hållbar avtalsförvaltning. Säkerställ resurserna i organisationen och se till att göra en tidsuppskattning för arbetet. 

Den övergripande processen för avtalsförvaltning bör beskriva vilka steg och aktiviteter som ska genomföras samt vilka roller och ansvar som är kopplade till respektive steg. I detta arbete kan följande steg utgöra en utgångspunkt: 

Klassificera avtal 

Syftet med avtalsklassificering är att fastställa rätt ambitionsnivå och vad fokus bör ligga på i avtalsförvaltningen utifrån respektive avtalsvillkor, värde och komplexitet.  

Kraljics matris är ett verktyg och en modell som används för att kategorisera leverantörer.  

Gör en riskanalys 

För att skapa en stabilare avtalsförvaltning och arbeta proaktivt kan ni genomföra en riskanalys. De risker eller hinder som kan finnas inför arbetet med förvaltningen kan vara av olika slag. I riskanalysen identifierar ni eventuella hinder för förvaltningen och risker som påverkar leveranserna. 

I riskanalysen listar ni möjliga risker och förslag för hur dessa ska hanteras om de skulle inträffa.  

Exempel på risker i avtalsförvaltningen kan vara 

  • tillräckliga resurser inte avsätts för att genomföra arbetet
  • befintligt systemstöd inte är effektivt
  • bristande kompetens hos involverade medarbetare 
  • leverantören inte levererar statistik i tid
  • interna målgrupper inte avsätter tid till att tillgodogöra sig information om hur avrop ska ske  
  • ekonomisk brottslighet (mer vanligt förekommande inom vissa branscher)
  • beställda varor/tjänster inte levereras på utsatt tid
  • kvaliteten brister i levererade varor/tjänster. 

Följande punkter kan ingå i en riskanalys: 

  • Identifiera vilka risker som finns. 
  • Uppskatta skada om risken skulle inträffa. 
  • Identifiera orsaker till att risken kan uppstå. 
  • Ta fram en åtgärdsplan. 

En väl fungerande riskanalys kan bespara er både tid och resurser.

 

Systemstöd 

Det kan finnas behov av olika uppföljningssystem för att underlätta arbetet med avtalsförvaltning. Nedan följer några exempel som kan användas.  

Ta fram mallar 

Att använda standardiserade mallar i avtalsförvaltningen underlättar och leder till att ni sparar tid och säkrar kvaliteten.  

Exempel på mallar som kan tas fram för ett effektivare arbete är: 

  • checklistor för administrativa uppgifter inför uppstart och avslut av avtal 
  • förlängning av avtal 
  • ändringar av eller tillägg till avtal 
  • avropsmall 
  • prisjustering 
  • plan för avtalsförvaltningen 
  • aktivitetsplan 
  • mätning och rapportering av statistik/övergripande nyckeltal (exempelvis avtalstrohet) 
  • utvärdering av avtalsperiod. 

De mallar som ska användas av andra medarbetare i organisationen kan med fördel finnas tillgängliga på ett intranät.