Förhandlat förfarande med föregående annonsering
Förhandlat förfarande är ett förfarande där den upphandlande myndigheten eller enheten bjuder in utvalda leverantörer att förhandla om förbättringar i deras anbud.
Innehåll på denna sida
Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt
- lagen om offentlig upphandling (LOU)
- lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
När får det användas?
Förfarandet får enligt LOU användas i flertalet fall, utom när det rör sig om upphandling av mer standardiserade varor, tjänster eller byggentreprenader. Förfarandet får alltid användas i LUF.
I bestämmelserna i LOU står det att förfarandet får tillämpas när det som ska upphandlas uppfyller ett eller flera av följande kriterier:
- den upphandlande myndighetens behov inte kan tillgodoses utan anpassning av lättillgängliga lösningar
- upphandlingen inbegriper formgivning eller innovativa lösningar
- kontraktet inte kan tilldelas utan föregående förhandlingar på grund av särskilda omständigheter som avser arten, komplexiteten eller den rättsliga och ekonomiska utformningen av det som ska anskaffas eller på grund av riskerna i anslutning till dessa omständigheter
- den upphandlande myndigheten inte med tillräcklig precision kan utarbeta tekniska specifikationer med hänvisning till en standard, europeisk teknisk bedömning, gemensam teknisk specifikation eller teknisk referens.
I LOU-direktivet anges att ett förhandlat förfarande med föregående annonsering bland annat kan användas för byggentreprenader som inte avser standardbyggnader eller som inbegriper formgivning eller innovativa lösningar. I direktivet anges vidare att ett förhandlat förfarande med föregående annonsering sannolikt ger ett mervärde vid upphandling av tjänster eller varor som kräver anpassning eller formgivning.
Den upphandlande myndigheten får enligt LOU även använda sig av detta förfarande om myndigheten har genomfört en upphandling genom ett öppet eller selektivt förfarande och anbuden som lämnats in är ogiltiga eller inte acceptabla.
Så går det till
I LOU är ett förhandlat förfarande med föregående annonsering ett förfarande där alla intresserade leverantörer får ansöka om att lämna anbud i ett första steg. Enbart de leverantörer som godtas utifrån kraven i upphandlingsdokumenten får bjudas in att lämna anbud.
Den upphandlande myndigheten bjuder in leverantörerna att förhandla om förbättringar i deras anbud för att kunna erhålla varor, tjänster eller byggentreprenader som är anpassade efter myndighetens särskilda behov.
Den upphandlande myndigheten måste inte förhandla med anbudsgivarna, utan får tilldela kontrakt utifrån ursprungligt anbud. Detta under förutsättning att detta förbehåll har angivits redan i annonsen eller i inbjudan.
LOU innehåller fler detaljföreskrifter för förfarandet än LUF. Det innebär att LUF medger en större flexibilitet vid utformningen av förfarandet. De upphandlingsrättsliga principerna måste dock alltid beaktas.
I LUF regleras att alla leverantörer får ansöka om att få delta genom att lämna de uppgifter som den upphandlande enheten begärt för urvalet. De anbudssökande som den upphandlande enheten bjuder in får därefter lämna anbud. Dessa anbud ska ligga till grund för efterföljande förhandlingar.
Efter att anbuden lämnats får förhandlingar föras som går ut på att förbättra leverantörernas anbud i syfte att få fram det bästa anbudet.
Detta får man inte förhandla om eller ändra
Dessa faktorer får inte bli föremål för förhandling (ändringar i upphandlingsdokumenten):
- minimikrav: det vill säga obligatoriska krav som finns i upphandlingsdokumenten
- tilldelningskriterier: det vill säga de kriterier som ska utvärderas och är kopplade till kontraktsföremålet.
Det får inte heller göras så kallade väsentliga ändringar i upphandlingsdokumenten.
Om ändringar sker i upphandlingsdokumenten under förhandlingarna, ska den upphandlande myndigheten skriftligen informera alla kvarvarande anbudsgivare om detta och ge dem skälig tid att ändra sina anbud.
Förhandlingarna får delas upp i successiva steg för att minska antalet anbud. Detta förutsätter att myndigheten har angett detta i något av upphandlingsdokumenten. Den upphandlande myndigheten får efter varje steg, med användning av tilldelningskriterierna, välja ut de anbud som myndigheten ska fortsätta att förhandla om.
Minimifristen för att komma in med anbudsansökningar är 30 dagar från den dag då annonsen om upphandlingen skickades för publicering.
Vid ett påskyndat förfarande är minimifristen för att komma in med anbudsansökningar 15 dagar.
Minsta tid att komma in med anbudsansökningar ska vara minst 15 dagar.
Enligt LOU kan den upphandlande myndigheten välja att begränsa antalet anbudssökande som får lämna anbud genom en urvalsprocess. Myndigheten ska då i annonsen eller inbjudan ange de kriterier och regler som kommer att tillämpas vid urvalet samt det lägsta, och i förekommande fall det högsta, antal anbudssökande som kommer att få lämna anbud. Minst tre leverantörer ska bjudas in att lämna anbud.
I LUF anges att antalet anbudssökande kan begränsas utifrån kriterier som grundar sig på:
- ett behov av att minska antalet till en nivå som kan anses rimlig med hänsyn till särskilda förhållanden vid upphandlingen, och
- de resurser som behövs för dess genomförande
Antalet anbudssökande som får lämna anbud ska vara så stort att effektiv konkurrens kan uppnås.
En upphandlande myndighet eller enhet kan i många fall använda sig av en förhandsannons som en anbudsinfordran om upphandlingen ska genomföras med förhandlat förfarande. Genom en förhandsannonsering kan leverantörer anmäla sitt intresse till den upphandlande myndigheten eller enheten. Myndigheten eller enheten behöver sedan inte annonsera upphandlingen på nytt när den specifika upphandlingen ska göras.
- Minimifristen att komma in med anbud är 30 dagar från den dag då inbjudan att lämna anbud skickades till utvalda anbudssökanden. Om anbuden får lämnas in elektroniskt är minimifristen 25 dagar.
- Om upphandlingen har förhandsannonserats, utan att annonsen har använts som anbudsinfordran, är minimifristen för att komma in med anbud 10 dagar.
- Vid ett påskyndat förfarande, är minimifristen för att komma in med anbud 10 dagar.
Det finns en möjlighet för upphandlande myndigheter att bestämma tidsfristen för att komma in med anbud till en gemensam tid som har överenskommits med de utvalda anbudssökandena. Detta kan dock inte tillämpas av centrala upphandlande myndigheter (främst statliga myndigheter). Om en sådan överenskommelse inte nås, ska tidsfristen vara minst 10 dagar från den dag då inbjudan att lämna anbud skickades till anbudssökanden.
När ska tidsfristen förlängas enligt LOU?
Om den upphandlande myndigheten inte ger fri, direkt, fullständig och kostnadsfri tillgång till upphandlingsdokumenten med elektroniska medel, ska tidsfristen i förekommande fall förlängas med fem dagar. Det gäller inte om tidsfristen anges efter en överenskommelse med utvalda anbudssökande eller för ett påskyndat förfarande.
Det finns en möjlighet för upphandlande enheter att bestämma tidsfristen för att komma in med anbud till en gemensam tid som har överenskommits med de utvalda anbudssökandena. Om en sådan överenskommelse inte nås, ska tidsfristen vara minst 10 dagar från den dag då inbjudan att lämna anbud skickades till anbudssökanden.
När ska tidsfristen förlängas enligt LUF?
Om den upphandlande enheten inte ger fri, direkt, fullständig och kostnadsfri tillgång till upphandlingsdokumenten med elektroniska medel, ska tidsfristen i förekommande fall förlängas med fem dagar.
Utmärkande med förfarandet
- Lämpar sig i de fall tekniska specifikationer med hänvisning till en standard, europeisk teknisk bedömning, gemensam teknisk specifikation eller teknisk referens endast kan utarbetas genom ett förhandlat förfarande.
- Förfarandet lämpar sig särskilt för upphandlingar av byggentreprenader som inte avser standardbyggnader eller för upphandlingar som inbegriper formgivning eller innovativa lösningar enligt LOU.
- Det lämpar sig även väl vid specialanpassningar av leveranser eller som kräver formgivning, innovation eller annan teknisk komplexitet.
- Vid komplexa och kostnadsdrivande upphandlingar går det att begränsa antalet anbudssökande redan från början. Det förutsätter att detta angetts i upphandlingsdokumenten.
- Det finns enligt LUF ingen minsta tidsfrist för att lämna anbud från den dag inbjudan att lämna anbud skickades till utvalda anbudssökande.
Att tänka på
- Vid upphandling enligt LOU kan förfarandet bara användas i uppräknade situationer.
- Förfarandet kan vara tids- och resurskrävande. Den upphandlande myndigheten eller enheten behöver uppskatta sitt kompetens- och resursbehov.
- Det finns enligt LOU en minsta tidsfrist för att lämna anbud från den dag då inbjudan att lämna anbud skickades till utvalda anbudssökande.
- 6 kap. 4–11 §§ lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), 6 kap. 4 § lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – Förhandlat förfarande med föregående annonsering
- 4 kap. 6 § LOU/LUF – Begränsning av antalet anbudssökande
- 10 kap. 2 § LOU/LUF Förhandsannons som anbudsinfordran
- 10. kap. 3 § LOU/LUF – förhandsannonsering om planerade upphandlingar
- 11 kap. 3 § LOU/LUF tidsfrist för förhandlat förfarande
- 11 kap. 5–6 – förkortade tidsfrister efter förhandsannonsering och vid elektroniska anbud
- 11 kap. 7 § LOU/LUF – tidsfrist för anbud efter överenskommelse
- 11 kap. 9 § LOU/LUF- förlängning av tidsfrist
- 11 kap. 10 § LOU/LUF – påskyndat förfarande
- Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet), skäl 42 och 43
Frågor och svar om förhandlat förfarande
Här är ett urval av frågor vi har besvarat om förhandlat förfarande med föregående annonsering. Du hittar fler frågor och svar i vår Frågeportal.