BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Förhandlat förfarande med föregående annonsering

Förhandlat förfarande är ett förfarande där den upphandlande myndigheten eller enheten bjuder in utvalda leverantörer att förhandla om förbättringar i deras anbud.

Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt  

  • lagen om offentlig upphandling (LOU) 
  • lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).  

När får det användas? 

Förfarandet får enligt LOU användas i flertalet fall, utom när det rör sig om upphandling av mer standardiserade varor, tjänster eller byggentreprenader. Förfarandet får alltid användas i LUF. 

I bestämmelserna i LOU står det att förfarandet får tillämpas när det som ska upphandlas uppfyller ett eller flera av följande kriterier:  

  • den upphandlande myndighetens behov inte kan tillgodoses utan anpassning av lättillgängliga lösningar 
  • upphandlingen inbegriper formgivning eller innovativa lösningar 
  • kontraktet inte kan tilldelas utan föregående förhandlingar på grund av särskilda omständigheter som avser arten, komplexiteten eller den rättsliga och ekonomiska utformningen av det som ska anskaffas eller på grund av riskerna i anslutning till dessa omständigheter 
  • den upphandlande myndigheten inte med tillräcklig precision kan utarbeta tekniska specifikationer med hänvisning till en standard, europeisk teknisk bedömning, gemensam teknisk specifikation eller teknisk referens. 

I LOU-direktivet anges att ett förhandlat förfarande med föregående annonsering bland annat kan användas för byggentreprenader som inte avser standardbyggnader eller som inbegriper formgivning eller innovativa lösningar. I direktivet anges vidare att ett förhandlat förfarande med föregående annonsering sannolikt ger ett mervärde vid upphandling av tjänster eller varor som kräver anpassning eller formgivning. 

Den upphandlande myndigheten får enligt LOU även använda sig av detta förfarande om myndigheten har genomfört en upphandling genom ett öppet eller selektivt förfarande och anbuden som lämnats in är ogiltiga eller inte acceptabla.  

Öppet förfarande 

Selektivt förfarande 

Så går det till 

I LOU är ett förhandlat förfarande med föregående annonsering ett förfarande där den upphandlande myndigheten bjuder in utvalda leverantörer att förhandla om förbättringar i deras anbud för att kunna erhålla varor, tjänster eller byggentreprenader som är anpassade efter myndighetens särskilda behov.  

Alla intresserade leverantörer får ansöka om att lämna anbud i ett första steg. Enbart de leverantörer som godtas utifrån kraven i upphandlingsdokumenten får bjudas in att lämna anbud.  

Den upphandlande myndigheten måste inte förhandla med anbudsgivarna, utan får tilldela kontrakt utifrån ursprungligt anbud. Detta under förutsättning att detta förbehåll har angivits redan i annonsen eller i inbjudan.  

LOU innehåller fler detaljföreskrifter för förfarandet än LUF. Det innebär att LUF medger en större flexibilitet vid utformningen av förfarandet. De upphandlingsrättsliga principerna måste dock alltid beaktas.  

I LUF regleras att alla leverantörer får ansöka om att få delta genom att lämna de uppgifter som den upphandlande enheten begärt för urvalet. De anbudssökande som den upphandlande enheten bjuder in får därefter lämna anbud. Dessa anbud ska ligga till grund för efterföljande förhandlingar. 

Utmärkande med förfarandet 

  • Lämpar sig i de fall tekniska specifikationer med hänvisning till en standard, europeisk teknisk bedömning, gemensam teknisk specifikation eller teknisk referens endast kan utarbetas genom ett förhandlat förfarande. 
  • Förfarandet lämpar sig särskilt för upphandlingar av byggentreprenader som inte avser standardbyggnader eller för upphandlingar som inbegriper formgivning eller innovativa lösningar enligt LOU. 
  • Det lämpar sig även väl vid specialanpassningar av leveranser eller som kräver formgivning, innovation eller annan teknisk komplexitet. 
  • Vid komplexa och kostnadsdrivande upphandlingar går det att begränsa antalet anbudssökande redan från början. Det förutsätter att detta angetts i upphandlingsdokumenten. 
  • Det finns enligt LUF ingen minsta tidsfrist för att lämna anbud från den dag inbjudan att lämna anbud skickades till utvalda anbudssökande.  

Att tänka på  

  • Vid upphandling enligt LOU kan förfarandet bara användas i uppräknade situationer. 
  • Förfarandet kan vara tids- och resurskrävande. Den upphandlande myndigheten eller enheten behöver uppskatta sitt kompetens- och resursbehov. 
  • Det finns enligt LOU en minsta tidsfrist för att lämna anbud från den dag då inbjudan att lämna anbud skickades till utvalda anbudssökande. 

Källhänvisningar

  • 6 kap. 4–11 §§ lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), 6 kap. 4 § lag (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) – Förhandlat förfarande med föregående annonsering 
  • 4 kap. 6 § LOU/LUF – Begränsning av antalet anbudssökande 
  • 10 kap. 2 § LOU/LUF Förhandsannons som anbudsinfordran 
  • 10. kap. 3 § LOU/LUF – förhandsannonsering om planerade upphandlingar 
  • 11 kap. 3 § LOU/LUF tidsfrist för förhandlat förfarande  
  • 11 kap. 5–6 – förkortade tidsfrister efter förhandsannonsering och vid elektroniska anbud 
  • 11 kap. 7 § LOU/LUF – tidsfrist för anbud efter överenskommelse 
  • 11 kap. 9 § LOU/LUF- förlängning av tidsfrist 
  • 11 kap. 10 § LOU/LUF – påskyndat förfarande 
  • Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU (LOU-direktivet), skäl 42 och 43