Riskanalys
En väl genomarbetad riskanalys hjälper er att göra en lyckad upphandling. Det handlar om att identifiera vilka risker som finns, vad det ger för konsekvenser och sannolikheten för att det inträffar. Detta så att ni kan göra medvetna val och ta fram förebyggande planer, åtgärder för att minska eller helt ta bort risken samt prioritera arbetet med uppföljning av riskerna.
Innehåll på denna sida
Relaterade länkar
Genomföra en riskanalys
En riskanalys går i grunden ut på att besvara följande frågor:
- Vad kan hända?
- Vad blir konsekvenserna om händelsen inträffar?
- Hur sannolikt är det att det inträffar?
Riskanalysen är ett viktigt verktyg för att identifiera vad som kan gå snett i samband med en upphandling. Störst blir effekten om ni arbetar kontinuerligt med riskhantering i inköpsprocessen och tar fram handlingsplaner för när och hur ni hanterar de risker ni identifierar. Tänk på att uppföljning av risker är central för att riskanalysen ska ge resultat.
Riskmatriser – ett vanligt verktyg
En så kallad riskmatris är ett vanligt och effektivt sätt att visualisera och skapa en överblick av vilka risker som kan finnas.
Det första steget är att identifiera riskerna. Utifrån en skala rankas sedan sannolikheten för att en risk inträffar och hur stora konsekvenser det skulle kunna ge. Slutligen väger ni samman sannolikheten och konsekvensen för att kunna placera in risken i matrisen.
Det är också viktigt att tydligt beskriva riskerna och endast ta med de risker som är väsentliga för den aktuella upphandlingen och där konsekvensen av den eventuella inträffade händelsen är stor.
Genom att involvera medarbetare med rätt sakkunskap kan ni öka möjligheten att få ut mer av riskanalysen. Involvera gärna medarbetare från olika verksamheter i organisationen i kartläggningen och riskanalysen.
I en riskanalys ingår även att beskriva vilka åtgärder man kan vidta för att minska eller helt ta bort risken. Det är också bra att fundera på hur ni kan göra om en händelse inträffar trots att ni har vidtagit förebyggande åtgärder. I vissa fall finns det även skäl att fundera på om en risk kan leda till en annan risk – så kallade sekundära risker.
Det går att överföra en risk till en annan aktör, genom ett avtal exempelvis med en leverantör eller med ett försäkringsbolag. Det är även möjligt att komma fram till att man accepterar en identifierad risk.
Nedan listas exempel på risker som kan uppstå i samband med en upphandling.
Risk att upphandlingen misslyckas
Det finns olika faktorer som kan leda till att upphandlingen inte leder till önskat resultat. För att motverka detta behövs rätt förutsättningar i form av tid, resurser och kompetens, inte minst när det gäller förberedelserna inför en upphandling.
Tids- och kompetensbrist kan leda till att avtalet inte innehåller alla de krav och villkor som är väsentliga för den inköpta produkten, tjänsten eller byggentreprenaden. Särskilt vid kompetensbrist ökar risken att det bli alldeles för många och icke relevanta krav.
För att upphandlingen ska lyckas behöver ni möjlighet att lägga tillräckligt med tid på förarbetet inför upphandlingen. Det är också viktigt att det finns tillräckligt med personella resurser och att organisationen har tillräcklig kompetens vad gäller
- behovsanalys
- marknadsanalys
- dialog med leverantörer
- offentlig upphandling
- den aktuella branschen
- hur resultatet av upphandlingen ska användas.
Det finns även annat som kan inträffa som kan innebära risker som ändring i politiska prioriteringar, bristande förankring inom organisationen eller att nyckelkompetenser slutar.
När det gäller leverantörer kan riskerna handla om begränsad kunskap och erfarenhet om att skriva anbud. Det kan bero på att de krav som den upphandlande organisationen ställer är otydliga eller inte är anpassade efter branschstandard.
En annan risk kan vara att leverantörerna har svårt att enkelt beskriva den lösning de faktiskt kan leverera eller att själva leveransen inte lever upp till kontraktet. Det senare kan till exempel bero på att leverantören tappat nyckelkompetens under processens gång.
Det finns många risker att ta hänsyn till i hela inköpsprocessen, men om en organisation ska upphandla en helt ny lösning kan det finnas ytterligare aspekter att ta hänsyn till. En innovationsupphandling tar ofta längre tid att genomföra och kräver mer resurser i form av både personal och ekonomiska medel. Det kan innebära en högre risk att upphandla en ny lösning, eftersom utveckling och implementering av innovationer per definition innebär osäkerheter och därför kan ha en större risk att misslyckas.
Att upphandlingen inte uppfyller den upphandlande organisationens behov kan exempelvis handla om att det som efterfrågats inte kan levereras eller att leveransen inte lever upp till förväntningarna. Det kan bland annat bero på att kraven är otydligt formulerade eller att utvärderingen av dem inte varit optimal. I vissa fall kan det vara betydande risk om ni inte har möjlighet att utföra praktiska tester som en del av utvärderingen.
En annan risk kan vara att det som upphandlas inte fungerar ihop med nuvarande lösningar hos den upphandlande organisationen, vilket kan göra det utmanande för leverantören att leverera och implementera en ändamålsenlig lösning.
När det gäller leverantörer kan en risk exempelvis vara att de inte kan leverera en lösning som lever upp till de krav som ställts i upphandlingen.
Ibland kan det finnas skäl att efterfråga att leverantören utför en riskanalys för införandet av en viss produkt, sina leveranskedjor eller ett produktionsbortfall. I en sådan analys kan det även ingå hur leverantören kan minimera, reducera eller eliminera konsekvenserna av att en risk inträffar.
Ibland kan den upphandlande organisationen välja att avbryta en upphandling, exempelvis på grund av bristande konkurrens eller allt för höga priser. Att behöva göra om upphandlingen kan kosta både tid och resurser för båda parter. För att förebygga detta är det viktigt att lägga mer tid på det förberedande arbetet, inte minst behovs- och marknadsanalysen, och säkerställa att ni har rätt kompetenser involverade.
Även om trenden är att antalet överprövningar sjunker inom offentlig upphandling så överprövades ändå 6,1 % av alla upphandlingar år 2018. Genom öppen och tydlig kommunikation både före, under och efter upphandlingsprocessen kan ni förebygga missförstånd som exempelvis kan leda till onödiga överprövningar. En annan viktig åtgärd är att se till att medarbetare med upphandlingskompetens är delaktiga tidigt i upphandlingsprocessen.
Finansiella risker
Finansiella risker för den upphandlande organisationen kan exempelvis vara att ni får oförutsedda kostnader, minskat anslag eller minskade intäkter.
När det gäller leverantörer kan det finnas motsvarande risker som innebär att leverantören får ekonomiska svårigheter, vilket i sin tur påverkar den upphandlande organisationen. Risken ökar om den upphandlande organisationen till exempel har sänkt eller tagit bort krav på leverantörens ekonomiska ställning. Att inte ställa krav på ekonomisk ställning kan vara ett aktivt medvetet val om den upphandlande organisationen är villig att ta risken.
Risker på marknaden
Beroende på hur den aktuella marknaden ser ut finns det olika typer av risker som kan vara bra att vara uppmärksamma på såsom risker för korruption, oskäliga arbetsvillkor och att marknaden förändras. Här kan ni ha nytta av er marknadsanalys och särskilt dialogen med potentiella leverantörer.
Korruption och jäv är tyvärr något som fortfarande förekommer inom offentlig upphandling. Bara att det finns misstankar om korrupt beteende kan skada förtroendet för er som upphandlande organisation. Det är därför viktigt att ha en medvetenhet om risker kopplade till korruption i samband med inköp och att arbeta förebyggande.
Många av de varor och tjänster som offentlig sektor upphandlar framställs av underleverantörer i länder där det finns betydande risker när det gäller arbetares rättigheter. Även vid arbete som utförs i Sverige kan det finnas risk för att företag som vinner upphandlingar åsidosätter arbetsrättsliga villkor eller anlitar svart arbetskraft.
Genom att ställa krav på arbetsrättsliga villkor vid upphandling kan ni bidra till
- förbättrade arbetsvillkor för de som utför offentligt upphandlande kontrakt
- en rättvis konkurrens som gynnar de företag som vill leverera med sunda arbetsvillkor.
Ni är i vissa fall skyldiga att ställa arbetsrättsliga villkor i upphandlingen om det finns risk för oskäliga arbetsvillkor. Om arbetet utförs i Sverige, där svensk rätt tillämpas, ska de arbetsrättsliga villkoren avse lön, semester och arbetstid enligt ett centralt kollektivavtal. Om arbetet utförs i andra länder, där svensk rätt inte tillämpas, ska de arbetsrättsliga villkoren fastställas enligt ILO:s kärnkonventioner.
Bedöma risker när arbetet utförs i Sverige
Riskanalystjänsten
Identifiera hållbarhetsrisker i leveranskedjan vid produktion i andra länder.
Om nya lösningar ska upphandlas är det bra att analysera risken att marknaden förändras under den tid som lösningen utvecklas så att upphandlingen i efterhand inte framstår som inaktuell och investeringen som onödig. Det kanske exempelvis finns en bättre lösning på marknaden när den upphandlande lösningen väl ska levereras.
Samhällsrisker
Inom offentlig sektor finns samhällsviktiga verksamheter som är av betydelse för att upprätthålla viktiga samhällsfunktioner och, i vissa fall, Sveriges säkerhet. Det handlar exempelvis om hälso- och sjukvård, livsmedelsförsörjning, transporter och elförsörjning. Att skydda och upprätthålla funktionalitet av dessa verksamheter är en viktig del av samhällets krisberedskap.
När klimatet förändras leder det till förändrade väderförhållanden och ökade risker för mycket höga temperaturer, skyfall, översvämningar och andra oönskade effekter som orsakar påfrestningar på enskilda och på samhället. Det kan vara relevant att ta hänsyn till klimatförändringarna vid upphandlingar inom många inköpskategorier.
Tillsammans med SMHI har Upphandlingsmyndigheten tagit fram en vägledning för beslutsfattare och upphandlare. Vägledningen är ett stöd för att bedöma när upphandlingar bör beakta ett förändrat klimat och göra anpassningar i upphandlingen för sådana aspekter.
Vid upphandling till samhällsviktiga verksamheter är det viktigt att ta särskild hänsyn till hur upphandlingen kan påverka verksamhetens förmåga att motstå och hantera störningar. Det handlar bland annat om att förebygga och hantera risker kopplat till
- leveranssäkerhet
- informationssäkerhet
- kontinuitet och funktionalitet i verksamheten.
I vissa fall finns det en skyldighet att genomföra upphandlingen som en säkerhetsskyddad upphandling med säkerhetsskyddsavtal (SUA). Det gäller om det i upphandlingen förekommer säkerhetsskyddade uppgifter i säkerhetsskyddsklassen konfidentiell eller högre, eller om leverantören genom upphandlingen får tillgång till säkerhetskänslig verksamhet som har betydelse för Sveriges säkerhet.
Det handlar inte enbart om militär eller polisiär verksamhet utan säkerhetsskydd kan även bli aktuellt i verksamheter som har en mer civil karaktär, exempelvis vattenreningsverk, it-anläggningar, hälso- och sjukvård och bevakning av viktiga byggnader.