BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Förebygg korruption när upphandlingen genomförs

Här får ni tips på hur ni som upphandlande organisation kan förebygga korruption i upphandlingens genomförandefas. Det handlar bland annat om hur ni formulerar era krav och villkor i upphandlingsdokumenten, annonserar upphandlingen, utvärderar anbuden och kommunicerar med potentiella leverantörer.

  Informationen på denna sida gäller för upphandlingar enligt

  • lagen om offentlig upphandling (LOU)
  • lagen om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF).
Inköpsprocessen kan delas in i tre faser (i bilden benämns de zoner): förberedelsefasen, upphandlingsfasen och realiseringsfasen. Risker för korruption kan uppstå i flera olika moment i varje fas. På denna sida fokuserar vi på korruptionsrisker i upphandlingsfasen. 

Upphandlingsreglerna motverkar korruption

Upphandlingslagstiftningen är i sig en antikorruptionslagstiftning. Genom offentlig annonsering, öppenhet genom hela processen, proportionerliga krav i förhållande till behovet och likabehandling av alla leverantörer motverkar ni korruption i alla inköp där lagstiftningen tillämpas.

Om upphandlingsreglerna

Tydliggör interna regler för direktupphandlingar

Det upphandlingsförfarande som sannolikt löper störst risk för korruption är direktupphandling. Det beror på att direktupphandlingar ofta utförs av medarbetare som normalt sett inte gör upphandlingar samtidigt som det saknas krav på annonsering och konkurrensutsättning. Var därför uppmärksam på om det används konstlade grunder för att åberopa ett undantag enligt upphandlingslagstiftningen. Det är otillåtet enligt upphandlingsreglerna.

Exempel på varningsflaggor för korruption kan vara att medarbetare 

  • hävdar att det bara finns en leverantör
  • vill dela upp en upphandling i flera delar för att varje del ska understiga direktupphandlingsgränsen. 

Även om det finns skäl för direktupphandling så kan ni konkurrensutsätta inköpet genom annonsering eller genom att bjuda in en större krets leverantörer. Det är många gånger motiverat av affärsmässiga skäl.  Det kan ge bättre villkor, ge små företag chansen att vara med samt öka förtroendet för offentlig upphandling och den upphandlande myndigheten eller enheten (upphandlande organisationen).

För att förebygga korruption är det viktigt att 

  • sätta upp tydliga interna riktlinjer för hur direktupphandlingar ska genomföras 
  • se till att de som får genomföra direktupphandlingar får nödvändig inköpsutbildning
  • medarbetare har ett nära och bra stöd i upphandlingsfrågor. 

Digitala verktyg, som exempelvis e-handelssystem, för att genomföra direktupphandlingar har många fördelar. Att förebygga risk för korruption är en.

Direktupphandling

Utformning av upphandlingsdokumenten

När ni tar fram upphandlingsdokumenten kan det finnas en risk att de utformas så att de passar en särskild leverantör eller så att konkurrenter slås ut i ett tidigt skede. Därför är det viktigt att vara uppmärksam på att de krav och villkor ni överväger ställa är proportionerliga, tydligt formulerade och stämmer överens med resultaten från era behovs- och marknadsanalyser. 

Annonsering

När ni annonserar upphandlingen kan ni både minska risken för korruption och ge fler leverantörer möjlighet att lämna anbud. Det kan ni göra genom att bland annat ha en anbudstid som öppnar upp för nya leverantörer, lägga tid på att besvara frågor och använda verktyg för e-upphandling.

Leverantörsprövning och utvärdering av anbuden

Vid leverantörsprövningen och utvärderingen är det viktigt att ni säkerställer att ingen särskild leverantör får olämpliga fördelar och att ni håller er till det ni angivit i upphandlingsdokumenten. För att undvika en sådan situation är det en god idé att ha tydliga rutiner och riktlinjer för hur detta ska gå till.  

Dokumentera ordentligt

Var noga med att dokumentera handläggningen och överväganden i leverantörsprövningen och utvärderingen av anbuden utförligt. I synnerhet vid förhandlingar är det viktigt att dokumentera allt som har betydelse för handläggningen. Undvik att en ensam medarbetare förhandlar med anbudsgivarna.

Tilldelning av avtalet

Ni kan undvika onödiga missförstånd genom att ha öppen och tydlig kommunikation med de leverantörer som inte tilldelats kontrakt i upphandlingen. Se gärna till att både ge utförlig information i tilldelningsbeslutet och ta initiativ till dialog med de förlorande anbudsgivarna. På så vis kan ni visa att upphandlingen har gått rätt till och stärka ert förtroendekapital och tilliten till den offentliga affären.  

När upphandlingen avslutats

Upphandlingar, även under tröskelvärdena, ska som huvudregel efterannonseras. Detta gäller från och med 1 januari 2021. Det innebär bland annat att den upphandlande organisationen ska meddela vilka leverantörer som tilldelats kontrakt eller ramavtal. Huvudsyftet med efterannonsering är att samla in statistik men det är också ett sätt att visa att det inte finns något att dölja.

Efterannonsering

Mer om att genomföra upphandlingen

Ta del av vårt generella stöd om inköpsprocessen och vad som är bra att tänka på under upphandlingens genomförandefas.

Genomföra upphandlingen