BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida
 

Organisering för ett strategiskt arbetssätt

Ett stort fokus på medarbetarna och att bygga bra arbetsteam, är centralt för att möjliggöra måluppfyllelse genom inköp. I tvärfunktionella team där olika kompetenser kommer till sin rätt kan målstyrning ske utifrån respektive leverantörsmarknads förutsättningar.

Det är viktigt att leda inköpsfunktionen utifrån organisationens behov. Ledningen har en viktig roll i att skapa goda förutsättningar för ett bra samarbete, inklusive kommunikation, inom och mellan arbetsgrupper. Det är inte ovanligt att inköpsorganisationer förbiser vikten av dessa frågor, till förmån för frågor relaterade till exempelvis teknik och information. Men fokus bör även riktas till att koordinera och stärka samarbetet inom, och framför allt mellan, medarbetargrupper som är involverade i inköpsarbetet. 

Följande punkter kan vara värt att tänka på för en väl fungerande inköpsfunktion: 

  • En del av ledningens insatser kan vara att underlätta effektiva teamprocesser (såsom att teamet fungerar väl i det dagliga arbetet, vilket inkluderar både intern och extern kommunikation), och att erbjuda möjligheter till utbildning med syfte att stärka förmågan att arbeta i team. 
  • Ledningen bör uppmärksamma förekomsten av väsentligt skilda kulturer mellan avdelningar och olika expertgrupper och eventuella friktioner mellan dessa, då det kan ha en negativ inverkan på samarbetet internt i organisationen. 
  • Delegering av ansvar till inköpsfunktionen, i den meningen att medarbetarna upplever att de har inflytande över sitt ansvarsområde. Men även integrering av olika ansvarsområden. För att underlätta inköpsarbetet, behöver ansvar och roller vara tydliga i riktlinjer såväl som i handlingsplaner. 

Tvärfunktionellt arbetssätt och ta tillvara kompetens 

Tvärfunktionellt arbetssätt är avgörande i arbetet att styra inköpen mot en högre måluppfyllelse. För att kunna arbeta strategiskt med inköp, måste medarbetarna ha nödvändig kompetens om hur organisationens mål ska implementeras i det praktiska arbetet. Andra viktiga delar av ett inköpsstrategiskt arbete är gedigen kunskap om marknaden, lagstiftningen och hur den ska tillämpas i förhållande till de mål som organisationen har, samt kompetens inom kravställning. 

Kompetensen hos olika experter i organisationen är nödvändig för att kunna genomföra bra inköp. Det är bra att tydliggöra detta internt i organisationen. Medarbetarna behöver ofta ta del av varandras kunskap och, när det behövs, lära av varandra. Förmedling av kunskap och kompetens mellan olika avdelningar som är involverade i inköp kan i vissa fall behöva underlättas med stöd från ledningen, så att kompetensen hos medarbetarna tas tillvara och att även lärande kan ske mellan olika expertgrupper.  

Många organisationer har utvecklat ett kategoribaserat arbetssätt där inköpsstrateger arbetar med andra verksamhetsstrateger med expertis inom exempelvis IT och hållbarhetsfrågor. I kategoriteamen kan relevanta experter arbeta förutseende och proaktivt utifrån respektive leverantörsmarknads potential. Fokus blir att lösa verksamhetens behov och samtidigt bidra till organisationens mål.