BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Implementera ett strategiskt inköpsarbete

För att implementera ett strategiskt inköpsarbete behövs en inköpsstrategi med en handlingsplan. Det underlättar målstyrningen och det strategiska arbetssättet. Att konkretisera aktiviteter, delegera ansvar samt involvera organisationen för att styra mot uppsatta mål i inköpsarbetet är viktiga delar.

Att lyfta inköp som ett verktyg för att nå organisationens mål är en framgångsfaktor för strategiskt inköpsarbete. En utmaning med att börja arbeta utifrån en inköpsstrategi är att visa på värdet som inköpsfunktionen och inköpsstrategin kan innebära för verksamheten. Det kan vara svårt att implementera ett teoretiskt styrdokument till en praktisk tillämpning. Det kräver kunskap och erfarenhet inom många verksamhetsområden. I den processen är det en fördel att använda interna resurser, såsom en kommunikationsfunktion och personer med erfarenhet av strategisk planering och förändringsledning för att hjälpa till med införandet. 

Prioritera inköpen i organisationen 

För att kunna arbeta strategiskt med inköp behöver inköpsfrågor prioriteras i organisationen och lyftas till en strategisk nivå. Till att börja med bör inköpschefen eller inköpsansvarige, vara representerad i organisationens ledning. I många offentliga organisationer är detta inte en självklarhet. 

För att skapa kunskap i ledningsgruppen kring hur inköp kan användas som verktyg för att nå organisationsmål kan inköpens koppling till exempelvis följande punkter belysas: 

  • politiska prioriteringar såsom förnyelsebar energi, miljöanpassad upphandling eller miljödriven affärsutveckling 
  • behovet av god marknadskännedom, då olika marknader har olika potential att uppfylla de olika målen  
  • vikten av att främja exempelvis innovationer och cirkulär ekonomi för att finna nya sätt att lösa samhällsutmaningar.  
  • effektivisera verksamheten genom möjligheterna som digital transformation innebär (exempelvis välfärdsteknik) 
  • kostnadskonsekvenser som kan innebära minskning eller ökning av kostnaderna. 
  • juridiska ramar att förhålla sig till 
  • vikten av faktabaserade och väl avvägda beslut för att skapa utveckling. 

När det finns en god bild över organisationens mål som tydligt kan kopplas till inköpsarbetet, kan prioriteringen av målen genomföras. Fundera igenom och identifiera vilka mål som kan uppnås genom att använda inköp som strategiskt verktyg.

Styrdokument för inköp 

Styrdokument speglar och bryter ned de övergripande mål som finns för en organisation. Det finns olika typer av styrdokument för inköp. De kan struktureras och benämnas på olika sätt i olika organisationer, beroende på styrmodell. Det finns styrdokument som är mer långsiktiga och reglerar hur organisationen arbetar, det vill säga rutiner och regler. Det finns även styrdokument som reglerar vad organisationen ska uppnå och vilka förutsättningar som ges för att prioritera, det vill säga budget, verksamhetsplanering och strategier.

Tips för styrdokument för inköp

Generellt kan styrdokumenten delas upp mellan dokument som beskriver färdriktning respektive förhållningssätt.

  • Färdriktning beskriver verksamhetens vision, mål och policy på en övergripande nivå.
  • Förhållningssätt är mer konkret, hur målen ska nås med tydliga planer, riktlinjer, regler och aktiviteter. Här tydliggörs vilka verktyg och metoder som kan eller ska användas. Förhållningssättet beskriver på en mer detaljerad nivå hur medarbetarna ska agera i sitt arbete.
Färdriktning: Vision - Program - Policy. Förhållningssätt: Planer - Riktlinjer - Regler.
Färdriktning: Vision - Program - Policy. Förhållningssätt: Planer - Riktlinjer - Regler.

Inköpspolicy, upphandlingspolicy, strategi och riktlinjer

Det är vanligt att upphandlande myndigheter och enheter använder sig av en inköps- och/eller upphandlingspolicy för att styra hur inköp ska fungera i organisationen. Inköpspolicyn (vi har för enkelhetens skull valt att genomgående använda ”inköpspolicy” som ett gemensamt begrepp för både upphandlings- och inköpspolicy) beskriver på en övergripande nivå vision och mål för inköpsverksamheten. 

En inköpsstrategi och riktlinjer kan vara ett komplement till policyn och tydliggör för medarbetarna hur de ska agera i sitt arbete. Riktlinjer är mer konkreta än vad inköpsstrategin är.

Ta fram en inköpspolicy 

I arbetet att ta fram en inköpspolicy bör man utgå från organisations- och samhällsmål. Detta för att möjliggöra inköp som ett verktyg för att nå verksamhetsmål. 

Det är vanligt att upphandlande myndigheter använder sig av en inköps- och/eller upphandlingspolicy för att styra hur inköp ska fungera i organisationen. Inköpspolicyn:

  • beskriver på en övergripande nivå vision och mål för inköpsverksamheten
  • beskriver hur inköp ska bidra till att uppnå organisationens övergripande mål och bör utgå från organisations- och verksamhetsmålen.

Utgå från era övergripande strategi- och styrdokument och identifiera vilka mål som är aktuella för er organisation. Analysera sedan hur inköpsfunktionen och upphandlingarna kan bidra till att nå dem. Utifrån den övergripande inköpspolicyn kan sedan en inköpsstrategi utvecklas. Inköpsstrategin beskriver implementeringen av policyn. 

För den offentliga upphandlingen i Sverige är följande områden speciellt utpekade som viktiga i den nationella upphandlingsstrategin:

  • miljöhänsyn
  • sociala hänsyn
  • innovationer
  • att underlätta för små och medelstora företag (SME)
  • sund marknad och effektiv konkurrens.

De områden som inköpsfunktionen väljer att prioritera blir underlag till de inköpsrelaterade styrdokument som tas fram. Nedan aspekter är exempel på hur inköp kan bidra till verksamhetens mål och vanligt förekommande i inköpsrelaterade styrdokument.

Hållbart inköp – miljö- och sociala hänsyn

Upphandlande myndigheter kan bidra till en hållbar utveckling genom att använda sin köpkraft till att ta miljö- och sociala hänsyn vid upphandling av varor och tjänster. Genom att ställa hållbarhetskrav eller använda innovation i upphandlingen kan den upphandlande myndigheten eller enheten bland annat minska sin miljöpåverkan. De kan även bidra till en större tillgänglighet samt att de personer som arbetar med att utföra offentliga kontrakt, har sunda arbetsvillkor arbetsmiljö.

Det är viktigt att ni identifierar vilka områden inom hållbarhet som är strategiskt viktiga för organisationen. Det kan exempelvis handla om områden där inköpen har en stor miljöpåverkan, stora sociala risker eller där inköpen uppgår till stora volymer.

Om hållbar upphandling

Innovation i inköp

Vi behöver möta samhällsutmaningarna på nya sätt, därför behöver vi möjliggöra innovation i våra inköp. Innovationsupphandling kan medföra en högre effektivitet och kvalitet i den offentliga verksamheten samtidigt som de offentliga tjänsterna ger ökad nytta för medborgarna.

Ibland uppstår också ett behov av inköp av varor, tjänster och byggentreprenader som inte kan mötas av marknaden på ett ändamålsenligt sätt. Det kan handla om att lösningar inte är tillräckligt hållbara, effektiva, har för låg kvalitet, är för dyra, eller saknas helt. I sådana fall finns anledning att uppmuntra till innovation i en upphandling.

Innovationsupphandling

Inkludering av små och medelstora företag i inköpen

Inom många områden eller marknader finns det ett begränsat antal företag som svarar för en stor del av leveranserna till offentlig sektor. Därför är det viktigt att offentliga beställare tar hänsyn till marknadens konkurrensförhållanden vid upphandling, inte minst vid utformandet av upphandlingsdokument. På så vis ökar förutsättningarna för fler små och medelstora företag att delta i upphandlingar.

Ett ökat deltagande av små och medelstora företag i offentliga upphandlingar leder ofta till fler anbud och därmed bättre möjligheter för den upphandlande myndigheten eller enheten att dra nytta av den befintliga konkurrensen på marknaden. Det gynnar i regel både upphandlande myndigheter och företagen.

Inkludera små och medelstora företag

Ta fram inköpsstrategi 

Det är vanligt att upphandlande myndigheter använder sig av en inköps- och/eller upphandlingspolicy för att styra hur inköp ska fungera i organisationen. Inköpspolicyn beskriver på en övergripande nivå, vision och mål för inköpsverksamheten. Med stöd av policyn kan en inköpsstrategi formuleras för att beskriva hur implementeringen av policyn ska ske. I denna text har vi valt att använda begreppet "inköpsstrategi" Det finns andra begrepp som används för liknande typ av styrdokument. Det förekommer också att inköpspolicy och inköpsstrategin utvecklas som ett och samma dokument.  

För att inköpsstrategin ska fungera som en vägvisare för arbetet, bör den: 

  • koppla politiska förväntningar till planering av både upphandling och dagliga inköp 
  • utgöra ett styrdokument i organisationen 
  • revideras i takt med att verksamhetsmål förändras 
  • innehålla en tydlig aktivitetsplan med ansvarsfördelning 
  • inkludera arbetssätt, organisation och metodik 
  • göras väl känd för samtliga berörda. 

Implementera inköpsstrategin 

Att planera en förankring av inköpsstrategin är viktigt. Så här kan möjligheterna öka att lyckas med implementeringen:  

  • Ta fram en handlingsplan som visar på åtgärder som ska vidtas och vilka resurser som finns när det gäller tid, pengar och kompetens. En sådan handlingsplan bör revideras årligen för att hållas aktuell. 
  • Kommunicera målen internt.  Det är viktigt att kommunicera mål och varför man har valt dessa, så att de förankras i organisationen på ett bra sätt. 
  • Skapa strategisk syn på inköp. Informera om inköpsstrategin, dess potential att bidra till verksamhetsmål och förtydliga detta genom att kontinuerligt visa på framgång. 
  • Prioritera inköp. Inköpsarbetet behöver prioriteras i stort, så även det strategiska inköpsarbetet och utvecklingsarbetet.  
  • Forma processer och arbetssätt. En för verksamheten anpassad organisation och metodik eller process behöver formas för att driva det strategiska arbetet framåt. Många väljer kategoribaserat arbetssätt som metod för att driva strategiskt inköpsarbete. 
  • Stärk kompetens och resurser-. Utbilda personal, säkerställ att dessa ges möjlighet till strategiskt arbete och reducera risker för att dessa behöver prioriteras till annat. 
  • Förvissa er om ledningens stöd och intern enighet om inköpsstrategin. Det är lättare att påbörja styrningen och utföra arbetet när organisationen förstår att ledningen står bakom strategin.  

Prioritera mål för inköpskategorier med spendanalys 

Olika leverantörsmarknader har olika förutsättningar att möta organisationens olika mål. Med stöd av spendanalys kan vilka mål som är relevanta för större produktgrupper som organisationen köper in identifieras. Dessutom ger det stöd i att se hur de olika inköpen kan bidra till målen. På så vis kan produkter, tjänster och krav som kan ge mest effekt för att nå målen prioriteras. Om ett mål är att minska koldioxidutsläpp, kan det exempelvis vara mer effektivt att ställa verkningsfulla krav på produktgruppen ”fordon/transporttjänster” eller ”resor” än produktgruppen ”kontorsmaterial”. 

Analysera inköpen med spendanalys