BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Analysera inköpen med spendanalys

I en spendanalys ser ni över hur organisationens inköp är fördelade, både när det gäller hur stora kostnaderna för inköpen är och var i organisationen de sker. Spendanalys är en förutsättning för att forma en värdeskapande inköpsfunktion, där inköp är ett verktyg för måluppfyllelse.

En spendanalys är en systematisk analys av kostnader som genomförs för att kartlägga en organisations inköpsmönster. Genom att i en spendanalys titta på organisationens tidigare inköp, kan ett proaktivt arbete med förbättringar och styrning av framtida inköp ske. Spendanalysen är en förutsättning för det strategiska inköpsarbetet. I vår inspirationsfilm visar vi några exempel på vad resultatet av en spendanalys kan användas till. Er organisation kan dra nytta av resultatet i både det lång- och kortsiktiga inköpsarbetet.

Gör en spendanalys 

För att kunna utforma ändamålsenliga inköpsstrategier är det nödvändigt att analysera organisationens tidigare inköp. På så vis kan ett proaktivt arbete med förbättringar och styrning av framtida inköp ske. Spendanalysen svarar på: 

  • Vad är det vi köper?
  • Vem köper vi ifrån?
  • För hur mycket köper vi?
  • Vilka i organisationen är det som köper?

I spendanalysen skapas en bild av inköpsvolym samt hur antal leverantörer och transaktioner fördelar sig mellan olika inköpskategorier och organisatoriska enheter. Analysen stödjer faktabaserade beslut och intern styrning. Den underlättar det proaktiva och strategiska arbetet med att:

  • prioritera av inköpsarbetet och leverantörsmarknader
  • organisera och fördela resurser i inköpsarbetet
  • mäta och följa upp inköpen, som exempelvis avtalstrohet
  • skapa förståelse för verksamhetens samlade behov inom en leverantörsmarknad
  • ge en faktagrund för måluppfyllelse och kommunikation med övriga organisationen.

Spendanalysen är ett stöd i att initialt besvara vilka områden i form av exempelvis kategorier, leverantörsmarknader och organisatoriska enheter som ska prioriteras i förbättringsarbetet. Vanligtvis prioriteras områden med hög inköpsvolym, många transaktioner och/eller många leverantörer.

Underlag om vilka som köper visar även vilka enheter i organisationen som kan behöva stöd i det operativa inköpet, vilket exempelvis kan ges i form av utbildningsinsatser eller systemstöd. Stödet kan erbjudas för att nå högre kvalitet i levererade varor och tjänster samt för att säkerställa att befintliga processer och avtal följs. 

Kategorisera inköpen

Spendanalysen resulterar i ett kategoriträd och utgör grunden i kategoristyrning som är en strategisk inköpsmetod. Kategoristyrning innebär att ni delar upp inköpsvolymen i olika kategorier och driver dessa som egna inköpsområden i syfte att skapa värde och ett proaktivt inköpsarbete. Kategoriseringen, dvs grupperingen av inköpskostnaderna sker  utifrån hur marknaden ser ut. Detta för att olika marknader behöver hanteras på olika sätt för att organisationen ska kunna tillvarata dess marknadsfördelar på bästa sätt. I det vidare arbetet analyseras respektive kategori för att se hur de på bästa sätt kan möta organisationens mål (eller målsättningarna i inköpspolicyn, steg 1). 

Komplettera med andra analyser

Spendanalysen är ett första steg i att få en överblick av organisationens inköp. Därefter kan man gå vidare på mer specifika inköpsområden eller kategorier av inköp och göra mer detaljerade analyser utifrån organisationens målsättningar. Olika kategorier har olika stor potential att möta olika mål. Exempel på analyser som kan behövas är miljöanalyser, LCC-analyser samt analyser av sociala hänsyn. Utifrån analysresultaten formas sedan de aktiviteter som syftar till att skapa mervärde för organisationen. 

Ta hänsyn till framtida inköpsbehov

Även om spendanalysen ger en bra bild av hur inköpen ser ut i organisationen är det viktigt att även blicka framåt i arbetet att realisera värdeskapande. I arbetet med att detektera möjligt värdeskapande är det också viktigt att ta hänsyn till de förändringar som planeras på den upphandlande myndigheten. Detta görs till exempel med hjälp av organisationens styrdokument.

Kan du inte se filmen nedan så finns den på vår Youtube-kanal.