BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Strategiskt inköpsarbete

Att arbeta strategiskt med inköpsarbetet är att koppla ihop inköp och styrning mot organisationens mål, omvärld och leverantörsmarknad. Det bidrar till att på ett effektivt sätt uppfylla organisationens olika uppdrag och mål utifrån beslutade strategier.

I inköpsprocessen utgör det strategiska inslaget kopplingen mellan inköp och styrning mot organisationens mål, verksamhet, omvärld och leverantörsmarknad. Inledningsvis i processen, innan planering tar vid, bör styrning och uppdrag vara ingången till inköpsarbetet. Detta kan bland annat omfatta olika typer av styrdokument.   

Det är viktigt att komma ihåg att ett framgångsrikt inköpsarbete sker i samspel mellan alla olika delar av organisationen.

Framgångsfaktorer för strategiska inköp:

  • Organisationens uppdrag och mål är i fokus  
  • Arbetet är integrerat i organisationens övergripande strategier och mål  
  • Beslut och förankring sker på ledningsnivå  
  • Det finns en helhetssyn och ett långsiktigt perspektiv  
  • Det är utvecklingsinriktat  
  • Tvärfunktionellt arbete sker 
  • Faktabaserad analys sker 
  • Det finns samspel med leverantörsmarknaden  
  • Strategiskt inköpsarbete utgör grund för inköpsaktiviteter på taktisk nivå (upphandling, leverantörsrelationer etc.) och operativ nivå (beställningar, leveransbevakning etc.)  

Strategiskt inköpsarbete omfattar: 

  • Generella inköpsrelaterade strategier för organisation, kompetens, utveckling, verktyg, kommersiella förutsättningar etc.  
  • Specifika strategier för olika kategorier av det som köps in.  
  • Intern inköpsstyrning för att uppnå organisationens mål 

Inköpsprocessen i aktivt samspel

Inköpsprocessen har ett aktivt samspel med ett flertal områden och faktorer.  

Verksamheter  

Exempel:  

  • Specifika behov  
  • Egen utveckling  
  • Resurser  
  • Löpande uppföljning  
  • Användarfokus  
  • Medborgarperspektiv  

Styrning  

Exempel:  

  • Vision  
  • Mål  
  • Organisation  
  • Budget  
  • Aktuella fokus  

Omvärld  

Exempel:  

  • Makroekonomi  
  • Sociala förutsättningar  
  • Teknologi  
  • Hållbarhetsarbete  
  • Lagstiftning  

Leverantörsmarknad  

Exempel:  

  • Befintliga leverantörer  
  • Potentiella leverantörer  
  • Nya aktörer  
  • Nya marknader  
  • Teknisk utveckling 

Taktiskt och operativt inköpsarbete  

Inköpsarbete går också att dela in i taktisk och operativ nivå.  

Taktiskt inköp  

Taktisk nivå inriktas på att genomföra upphandlingar, leverantörsval, avtalsförvaltning, leverantörsrelationer, processutveckling etc.  

Det taktiska inköpet utförs enligt de beslutade inköpsstrategierna. Det taktiska inköpet utgör grund för ett effektivt operativt inköp i verksamheterna så att man kan realisera vad som beslutats på strategisk nivå.  

Operativt inköp  

Inriktat på att tillgodose verksamheternas löpande behov av varor, tjänster med mera i den dagliga driften.  

Det operativa inköpet omfattar att hantera beställningar, leveransbevakning, daglig problemlösning etcetera, direkt kopplat till utförandet i de olika verksamheterna.  

Det operativa inköpet bedrivs utifrån de förutsättningar som ges av det taktiska inköpet.  

Testa din organisation med hjälp av Strategikollen: hur strategiska är ni i ert inköpsarbete?  

Några av de vanligaste begreppen ser du nedan, med följande definitioner:

 
Begrepp Förklaring
Inköp En organisations totala verksamhet för extern anskaffning, det vill säga hela spannet från övergripande långsiktigt arbete med målsättning och analys, via upphandling och beställning och leveransbevakning till implementering och uppföljning.  
Upphandling De delar av inköpsarbetet som omfattar arbetet från att planera en specifik upphandling till att ett avtal tecknats. I detta finns anbudsförfrågan, leverantörskvalificering, leverantörsdialog, anbudsvärdering, förhandling, avtalsskrivning m.m.
Inköpsfunktion Den organisatoriska enhet (till exempel upphandlingsavdelningen) som har ett primärt fokus på inköp/upphandling. I vissa fall är det här ansvaret uppdelat på flera organisatoriska enheter. I de fall en separat organisatorisk enhet saknas finns det för det mesta personer/roller som har ett utpekat ansvar för inköp/upphandling. 
Inköpsaktivitet Alla aktiviteter kopplade till inköp, oavsett i vilken del av organisationen de utförs, det vill säga inte bara det arbete som utförs av inköps-/upphandlingsfunktionen.