BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Mål 1 – Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär

Strategisk användning av upphandling är en förutsättning för att en organisation ska nå sina verksamhetsmål och göra goda affärer.

Upphandling och inköp har stor strategisk betydelse och ska göras till en del av verksamhetsutvecklingen. Verksamhetsledningen behöver se värdet i att ta fram en inköpsstrategi. Syftet är att utveckla verksamheten och tillhandahålla en väl fungerande samhällsservice. Regeringen visar på vikten av att ta tillvara upphandlingens strategiska betydelse.  

Med utgångspunkt i nationella upphandlingsstrategin finns möjligheter att utveckla tydliga och väldefinierade inköpsmål – och det är av stor betydelse att dessa mål kommuniceras i organisationen. 

Inköpsarbetet har historiskt sett fokuserat på att vara en intern beställarorganisation och strävat efter att uppnå lägsta pris utifrån vissa givna interna krav. Under de senare åren har en stor förändring skett i synen på inköpsverksamheten. Det visar Sveriges offentliga inköpares (SOI) inköpsstrategi som lanserades under 2015, regeringens inrättande av Upphandlingsmyndigheten och vårt uppdrag att utveckla den offentliga affären. 

Enligt regeringen behöver beslutsfattare bli medvetna om att en strategisk användning av upphandling är en förutsättning för att myndigheten eller enheten ska kunna nå sina verksamhetsmål och göra goda affärer och därigenom bidra till nytta för medborgarna och näringslivets utveckling. Betydande vinster kan göras genom en mer ändamålsenlig organisation och en målinriktad upphandlingsprocess. Upphandlingsverksamheten har potential som ett medel för att uppnå olika mål för de offentliga verksamheterna och kan avse både ekonomiska, kvalitativa, sociala och miljömässiga mål. 

Nationella upphandlingsstrategin på regeringens webbplats 

Mål och nya arbetssätt för upphandling och inköp 

I takt med att offentlig sektor utvecklas behöver kunskapen och inriktningen i verksamheten förändras. Utmaningar i linje med det överbryggas och nya funktioner som förstår hur de bidrar till den goda affären bör skapas. I de nya arbetssätten föreslår vi: 

  • Resursfördelningen bör ske utifrån de prioriteringar som organisationen har gjort. Förståelse för skillnaden att vara utförare och beställare samt   verksamhetsstyrning och kontraktsstyrning behöver öka. 
  • För att verksamhetens framtida behov ska kunna tillgodoses behöver rätt kompetens finnas för att fatta strategiska beslut, identifiera behov, ställa krav, utvärdera och följa upp. 
  • De upphandlande myndigheterna behöver också arbeta mer tvärfunktionellt. 
  • Att beskriva hur långt en organisation har kommit i arbetet med att utveckla kritiska processer är att beskriva hur inköpsmogen organisationen är. Utifrån denna information kan prioriteringar göras och arbetet planeras i syfte att öka inköpsmognaden. 

Inköp som strategiskt verktyg

Följande kännetecknar strategiskt inköp: 

  • fokus på organisationens uppdrag 
  • integrerat i organisationens övergripande strategier och mål 
  • beslut och förankring på ledningsnivå 
  • helhetssyn 
  • långsiktigt perspektiv 
  • utvecklingsinriktat 
  • tvärfunktionellt arbete 
  • faktabaserad analys 
  • samspel med leverantörsmarknad 
  • utgör grund för alla inköpsaktiviteter på både taktisk nivå (upphandling, leverantörsrelationer med mera) och operativ nivå, till exempel beställningar och leveransbevakning. 

Hur ska en organisation veta var de ska börja i sitt arbete med att utveckla sin inköpsverksamhet? Vilka olika delar och kritiska processer behöver finnas på plats i organisationen och hur ska de utvecklas? Vilka är de första stegen som behöver tas? Vilka processer ska prioriteras? Vad är viktigast? 

Resultat och utveckling av mål 1

Upphandlingsmyndigheten gör regelbundna uppföljningar och undersökningar för att se status och utveckling av målen i den nationella upphandlingsstrategin.

Resultat och utveckling av mål 1: Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär