BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

E-upphandling

E-upphandling är en genomgående digitaliserad upphandlingsprocess där alla faser sker digitalt och så automatiserat som möjligt. E-upphandling omfattar alla steg i upphandlingsprocessen – från förberedelser och annonsering till realiserat avtal.

Fördelar med en digitaliserad upphandlingsprocess

Det finns många fördelar med att digitalisera upphandlingsprocessen. De kan sammanfattas så här:

  • Delar av processen kan automatiseras, vilket ger tidsvinster.
  • Processer blir effektivare och rättssäkra.
  • Det blir lättare för anbudsgivare att delta i offentliga upphandlingar.
  • Deltagandet i upphandlingar ökar.

Tänk på e-handel redan i upphandlingsprocessen

Det är viktigt att ni redan under förberedelsefasen funderar över hur ni vill e-handla på området. Börja med att kartlägga de egna e-handelsmöjligheterna och bedöm även potentiella leverantörers teknikmognad. Att använda sig av SFTI:s rekommenderade tekniska meddelanden underlättar för leverantörer till offentlig sektor. Inom SFTI finns en handledning som stöd för kravställning av e-handel i upphandling. Där finns förslag på hur kravställningen kan formuleras.

Det är också viktigt att tänka igenom vad som kan vara lämpligt att följa upp både under och efter avtalstidens slut för att tydliggöra detta vid upphandlingen. Vill man även tydliggöra exempelvis miljömärkningar i e-handelssystemet är detta också bra att tänka över vid upphandlingen. 

SFTI:s handledningar och bilagor (SFTI.se)

Om e-handelsprocessen

Upphandlingsprocessen digitaliserade delar

En e-upphandlingsprocess är en genomgående digitaliserad upphandlingsprocess där alla faser, från förberedelsefasen tills dess att kontrakt tecknats, sker digitalt och så automatiserat som möjligt. Idag är det i de flesta fall självklart med en digitaliserad upphandlingsprocess, bland annat genom användning av annonsdatabaser.

På vår webbplats kan du läsa mer om den generella inköpsprocessen.
Nedan beskriver vi de olika digitala delarna i processen.

Illustration av den e-upphandlingsprocessens delar från förberedelser till avtal.

Den elektroniska upphandlingsprocessens delar

Regler som syftar till ökad digitalisering

Upphandlingslagarna innehåller krav på att upphandlande organisationer som huvudregel ska använda elektroniska medel vid upphandling.

Flera regler som syftar till att ytterligare digitalisera inköpsprocessen finns i upphandlingsdirektiven och i de nationella upphandlingslagarna. I exempelvis LOU finns regler om elektronisk kommunikation, dynamiska inköpssystem, standardiserad egenförsäkran ESPD och elektroniska kataloger. Det finns även regler om elektroniska signaturer och säkerhet vid elektronisk kommunikation. 

Om elektronisk kommunikation 

Om dynamiska inköpssystem 

Egenförsäkran (ESPD)

Digitalisering är prioriterat inom EU

EU arbetar för att digitalisera inköpsprocessen och det slutliga målet är en genomgående digital inköpsprocess där alla faser, från meddelandet om upphandling (elektronisk annonsering) till betalningen (elektronisk fakturering) sker automatiserat med digitala metoder. Det framgår bland annat av EU-kommissionens meddelanden: 

I nuvarande upphandlingsdirektiv finns också regler som syftar till att öka digitaliseringen av inköpsprocessen. Sedan april 2019 är även e-faktureringsdirektivet införlivat i svensk lagstiftning.

Mer om e-faktura hos DIGG

För att göra det lättare att lämna anbud vid offentlig upphandling i andra EU-länder har EU-kommissionen tagit fram informationsverktyget e-Certis, med syfte att underlätta jämförelse mellan dokument i olika medlemsstater.

Gränsöverskridande upphandlingar

Digitalisering är prioriterat nationellt

Det finns ett nationellt fokus på digitalisering av inköpsprocessen. Bland annat är det ett prioriterat område i den nationella upphandlingsstrategin. Inom ramen för mål två, Effektiva offentliga inköp, uppmanar regeringen till att säkerställa en övergång till en digital inköpsprocess, med följande motivering:

Användningen av befintliga och nya elektroniska verktyg måste öka för att utveckla, effektivisera och kvalitetssäkra den offentliga upphandlingen och den efterföljande beställningsprocessen. 

Prioriteringen märks även i nuvarande och kommande regleringar samt i de nationella stödåtgärder som genomförs.

Källhänvisningar

  • Nationella upphandlingslagar: Lagen (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) , lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF), lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK), lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS).  
  • 12 kap. 1 §  LOU, 12 kap. 1 § LUF, 10 kap. 1 § LUK – kommunikation med allmänt tillgängliga elektroniska medel
  • 10 kap. 1 § LUFS – regler för kommunikation
  • 12 kap 8 § LOU, 12 kap 8 § LUF, 10 kap. 8 § LUK – säkerhet vid elektronisk kommunikation
  • 12 kap. 7 § LOU, 12 kap. 7 § LUF, 10 kap. 7 § LUK och 10 kap. 3 § LUFS – elektroniska signaturer
  • 8 kap. 28–34 §§ LOU, 8 kap. 28–34 §§ LUF – elektroniska kataloger