BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida
 

Strategi och styrning för e-handel

Genom att införa e-handel kan en organisation skapa effektiva digitala inköpsprocesser. Det behövs dock en strategi för både införande och drift samt möjlighet att utöva viss styrning av organisationen för att kunna uppnå målsättningarna.

Framgångsfaktorer för ett lyckat e-handelsinförande

  • Tydlig målbild för e-handel
  • Starkt uttalat stöd från ledningen.
  • Förändringsledning för förståelse och förankring i den egna organisationen. 
  • Uppföljning av e-handel som en del i ordinarie verksamhetsuppföljning.

Etablera en tydlig målbild

En del i strategin för att införa e-handel är att skapa en tydlig målbild som beskriver syftet med förändringen. Nedan beskrivs de fördelar som ofta nämns med e-handel närmare. 

Kommunikation och förändringsledning

Att införa e-handel innebär en stor förändring för en organisation och påverkar många medarbetares vardag. Nedan ger vi en mycket översiktlig beskrivning av det kommunikations- och förändringsledningsarbete som är kopplat till att införa e-handel.

Modell för nyttorealisering 

Utöver en tydlig beskrivning av syftet och målen med att införa e-handel är det viktigt att kunna mäta dess effekter. En del i strategin för att införa e-handel är att skapa en modell för att kunna mäta och följa upp effekterna. Man kan använda en traditionell nuvärdesanalys eller annan kostnads-/ intäktsanalys för att kvantifiera effekterna av den planerade förändringen.

Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) ansvarar för vägledning och stöd inom konceptet Nyttorealisering. Detta koncept är ett bra stöd för att styra investeringar och säkerställa hemtagningen av den förväntade nyttan (effektmålen) av de förändringar som verksamheten genomför.

Om nyttorealisering (digg.se)

Plan för uppföljning av inköp 

Organisationen bör tidigt ha en plan för att löpande följa upp e-handelsprocessen och för att vidta åtgärder om man hittar avvikelser. Ett sätt att följa upp e-handelsprocessen är att välja ut ett eller flera mätetal och löpande följa upp dem. Det är bra om detta blir en del i verksamhetens ordinarie processer för planering och uppföljning.

Indikatorer/nyckeltal för att följa upp e-handel

Det kan ta tid att införa e-handel. Därför är det bra att hitta några indikatorer/nyckeltal som beskriver hur långt organisationen har kommit. Att kontinuerligt kommunicera ett fåtal relevanta nyckeltal eller indikatorer kan vara ett sätt att understödja förändringsarbetet samt att ge trygghet i att det fortskrider.

Exempel på indikatorer/nyckeltal för e-handelsprocessen kan vara:

  • Andelen elektroniska fakturor. *
  • Ordermatchning (andelen fakturor som kunnat matchas mot en elektronisk order).*
  • Antal e-ordrar per årsarbetskrafter (mäter hur aktiv organisationen är med att lägga elektroniska ordrar och möjliggör jämförelse med andra organisationer oavsett storlek).*
  • Antal avtal som har anslutits till e-handelssystemet eller antal leverantörer som har anslutits till e-handelssystemet.
  • Beräknad eller faktisk volym (i kronor) på årsbasis av de avtal som anslutits till e-handelssystemet.
  • Volym av elektroniska inköpsordrar, ordervolym i kronor, ackumulerat för året till aktuell period.
  • Systemutnyttjandegrad (hur stor andel mätt i kronor av alla inköp som gjorts av en viss leverantör som har föregåtts av en elektronisk inköpsorder).
  • Inköpsordervolym i kronor per årsarbetskrafter (mäter hur aktiv organisationen är med att lägga elektroniska ordrar och möjliggör viss jämförelse mellan organisationsdelar).

* Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) samt Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) följer löpande upp offentlig sektors e-handelsinförande med bland annat tre gemensamma nyckeltal. Här kan du läsa mer om resultaten samt analyser från de om de senaste uppföljningarna:

Enkät: E-handel och e-fakturering (skr.se)

Uppföljning av e-handel (digg.se)

Det är bra att följa ett eller några nyckeltal och kommunicera kring dem. Ofta är kommunikationen som uppstår kring varför indikatorer eller nyckeltal visar vissa värden det som är mest värdefullt. Den kan visa på vad verksamheten behöver göra för att förbättra processen eller lösa problem.

Fokusera på de viktigaste 

Det är generellt bättre att välja ut ett fåtal indikatorer/nyckeltal och fokusera på dialogen kring dem än att följa upp en massa siffror utan att ta sig tid att arbeta med analys och förbättringsåtgärder.

Översyn/justering av styrdokument 

Den organisation som inför e-handel behöver se över och kanske komplettera sina styrdokument, till exempel upphandlingspolicy, inköpspolicy eller liknande samt arbetsordning eller delegationsordning och attestordning. Exempel på frågor som kan bli aktuella att se över är: 

  • Styrdokumenten bör innehålla skrivningar om syftet med e-handel och målen med e-handel i organisationen.
  • Styrdokumenten bör vara tydliga i beskrivningen av organisationens ambitionsnivå när det gäller e-handel och besvara frågor så som: Är avsikten att samtliga inköp i organisationen ska ske digitalt? Ska så mycket som möjligt vara beställningsbart i e-handelssystemet? Ska e-handel genomföras för vissa utvalda inköpskategorier eller kanske enbart för varor?
  • Förtydliga roller och ansvar i organisationen. Styrdokumenten behöver förtydliga vilket ansvar som finns för e-handelsprocessen på strategisk, taktisk och operativ nivå. De bör täcka viktiga frågeställningar som exempelvis: Är det tvingande att alltid göra beställningar i e-handelssystemet för anslutna avtal? Vilka organisatoriska enheter har ansvar för vad i processen?
  • Förtydliga hur organisationen ska mäta och följa upp. Om organisationen har specifika styrdokument som styr de ordinarie processerna för planering och uppföljning så kan de behöva ses över. Syftet är att få med uppföljning av inköp och av e-handelsprocessen i de ordinarie processerna.
  • Se över och eventuellt justera arbetsordningen, delegationsordningen och/eller attestordning. Belopp som olika befattningshavare har befogenhet att attestera behöver ses över för att säkerställa effektiva digitala attestflöden.

 SFTI har tagit fram en handledning för kontrollmiljö och attestregler. Syftet är att belysa viktiga frågor att ta ställning till vid utformning av kontroll av verifikationer.

"Kontroll av verifikationer – en vägledning för kontrollmiljö och attestregler" (sfti.se)

Krav på e-handel vid upphandling

När offentliga organisationer ska införa e-handel kan de göra det fortlöpande med de leverantörer som de har ramavtal eller andra upphandlingskontrakt med. Det finns fördelar både för köparen och för leverantören med e-handel, och båda parter har incitament att införa den. För att underlätta anslutningen av en ny leverantör när ett avtal är tecknat är det bra att redan i samband med upphandlingen ställa krav på e-handel.

En del av processen för styrning och ledning för e-handel handlar om att i upphandlingar ställa väl avvägda och relevanta krav på e-handel. Inom SFTI har en handledning med förslag på hur krav, kontraktsvillkor och/eller tilldelningskriterier för e-handel kan formuleras vid upphandling av varor och tjänster. Med utgångspunkt i handledningen och i kombination med den egna organisationens aktuella e-handelsförmåga och tekniska möjligheter kan man formulera specifika, väl avvägda och relevanta krav på e-handel.

Förutom att i upphandlingen ställa krav på e-handel kan det vara viktigt att beakta andra aspekter som inte direkt handlar om krav på e-handel, men som kan vara viktiga för att e-handeln ska fungera rent praktiskt. SFTI:s handledning tar upp exempel på specifika affärskrav som bör ställas för att e-handeln ska fungera på ett bra sätt. Det kan till exempel handla om att ställa krav på att leverantören ska fakturera det pris som gäller på beställningsdagen och inte på leveransdagen, vilket är viktigt för att kunna matcha faktura mot beställning. 

Det är viktigt att de som ansvarar för upphandlingen och ställer krav på e-handel är insatta i vad det innebär och vem i organisationen som kan vara behjälplig när eventuella frågor om e-handel uppstår under en upphandling.

Läs handledningen “Krav på e-handel i samband med upphandling” på sfti.se