BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

E-handel en bra affär för kommunen

Publicerad 23 november 2020

    När en organisation inför e-handel påverkas den befintliga inköpsprocessen. Det tillkommer även drift och support kopplat till e-handelssystemet.

    – Om jag skulle göra den här resan en gång till, skulle jag först sätta organisationen. Sedan få e-handelssystemet på plats, fylla det med nödvändig information och utbilda beställarna. Sist skulle jag skaffa ett uppföljningssystem som visar vad som fungerar och var man behöver sätta in resurser för att styra om flödena, säger Eva Wärnå, processledare för inköp i Skövde kommun.

    Ramiz Binaku, fd. inköpssamordnare för sektor Barn och Utbildning och Eva Wärnå, processledare för inköp.
    Ramiz Binaku, fd. inköpssamordnare för sektor Barn och Utbildning och Eva Wärnå, processledare för inköp

    Och det är precis så Skövde kommun har gjort, även om resan har varit lång. Kommunen började redan 1996 och var en av pionjärerna i Sverige. Då saknades systemstöd och utvecklingen skedde samtidigt som e-handelssystemet implementerades. Leverantörerna var inte mogna och standarderna inte satta. Men att vara tidigt ute innebär också att man har kommit långt i arbetet. 

    – Vi har över 85 procent e-fakturor och ungefär hälften av våra orderflöden sker elektroniskt, berättar Eva Wärnå. 

    Ny organisation 

    Det stora genombrottet kom 2012-2013 när kommunen såg över sin beställarorganisation. Tidigare fanns det en mängd användare i systemet som i de flesta fall saknade kunskap om offentlig upphandling. Tanken var att skapa en organisation med mer specialiserade beställare och samla kompetensen. Resultatet blev en ny organisation där varje enhet har en eller två behöriga beställare och en direktupphandlare. I varje sektor – det som i andra kommuner kallas förvaltningar – finns en inköpssamordnare. 

    – Fördelen är att man ser behovet för hela sektorn och möjligheten att samordna vissa inköp, vilket gör att vi kan effektivisera arbetet. En annan fördel är att vi som sitter centralt håller koll på inköpsbeteendet. Vi kan identifiera områden där det inte upphandlas och stämmer av med andra inköpssamordnare hur det ser ut i övriga delar av kommunen, säger Ramiz Binaku, fd. inköpssamordnare för sektor Barn och Utbildning. 

    Det han beskriver är uppföljningen. Med uppföljningssystemet får man kontinuerliga data och statistik.

    – Vi följer upp avtalstroheten och identifierar de områden där man handlar utanför avtal. Vi kan även gå ner på enhetsnivå. Det är en styrka när vi för dialog med beställarna och försöker rätta till felen eller hitta nya vägar, säger Ramiz Binaku.

    Uppföljningen visar på goda resultat 

    Uppföljningen har gett resultat. Inom Måltidsavdelningen har man jobbat med e-handel i 20 år och där följer man avtalen till 98–99 procent. 

    – Att man håller sig till avtalen gör att man sparar mycket pengar. Om vi jämför med en grannkommun är livsmedelsinköpen 300 kronor billigare per invånare i vår kommun. Utan e-handel hade det inte varit möjligt, säger Eva Wärnå.

    Idag omfattar e-handeln i princip bara varor. Skälet till att man började där är att varubeställningarna består av små orderbelopp som tar stora administrativa resurser i anspråk. 

    – Vi har under 2019 bytt e-handelssystem och kommer nu att fortsätta arbetet med att implementera tjänstebeställningar. 

    Politiskt stöd 

    Skövde kommun har allt sedan starten för över 20 år sedan haft uppbackning från politikerna och tydliga riktlinjer. 

    – Bara genom att ledningen kommunicerade att nu ska vi handla efter avtal förändrades inköpsbeteendet med 50 miljoner. Så tydlighet är viktigt, säger Ramiz Binaku.

    Tips till andra:

    • Arbeta med politisk förankring kring e-handel och nyttan av ökad digitalisering.
    • Inför e-handel som en trestegsraket – först organisation, sedan e-handelssystem (med anpassningar och utbildningar) och sist uppföljningssystem.
    • Börja med avtalsområden där e-handel är vanligt och väl inarbetat hos leverantörerna.
    • Använd data från uppföljningen som utgångspunkt i dialogen med beställarna.
    Skövde kommuns inköpsorganisation
    Skövde kommuns inköpsorganisation