BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Förbered för en strategisk organisation

Offentliga inköp kan användas som verktyg för att bidra till att möta samhällsutmaningar och nå organisationens mål. Detta förutsätter en tydlig målbild och en ändamålsenlig organisation. Med en väl förberedd organisation finns förutsättningar att skapa goda affärer och samtidigt bidra till en hållbar utveckling och säkra en god konkurrens på marknaden.

Strategiskt inköpsarbete

Det är många faktorer som påverkar en myndighets möjligheter att göra en god affär. Faktorer som vilka mål och policyer organisationen har, organisationens behov, tillgång på resurser, kunskap om inköp och upphandling, hur upphandlingsarbetet fungerar och hur uppföljning sker spelar in. Att lägga en grund för detta är avgörande för att arbeta strategiskt med inköp.

I det strategiska inköpsarbetet kopplar ni ihop inköp och styrning mot organisationens mål, omvärld och leverantörsmarknad. Det bidrar till att på ett effektivt sätt uppfylla organisationens olika uppdrag och mål utifrån beslutade strategier.

Strategiskt inköpsarbete

Testa hur strategiska ni är i ert inköpsarbete

Använd vår tjänst Strategikollen för att uppskatta nivån på din organisations strategiska inköpsarbete. Du kommer att kunna jämföra ditt resultat med vad andra har svarat och få tips på hur ni kan arbeta vidare.

Strategikollen

Analysera och sätt mål för inköpen

För att kunna arbeta strategiskt med upphandling behöver varje upphandlande myndighet sätta upp mål för vad man vill uppnå med sina inköp. Såväl övergripande mål kopplade till verksamhetens strategiska mål och mer konkreta målsättningar för de enskilda avtalen behöver formuleras.

Utan målsättningar på en övergripande eller konkret nivå kan det vara svårt att göra upphandlingar på ett ändamålsenligt sätt. Istället är risken stor att fokus enbart hamnar på att göra rätt enligt lagen. Nyttan med avtalen hamnar då i andra hand och potentialen att uppnå politiska mål och verksamhetsmål med de avtal som tecknas uppnås inte.

Vilka mål som sätts är upp till varje organisation att fastställa. Målen kan se olika ut bland annat beroende på organisationens mål, inköpsvolym, vad man köper och hur organisationen ser ut.

Etablera ett strategiskt arbetssätt

Att lyfta inköp som ett verktyg för att nå organisationens mål är en framgångsfaktor för strategiskt inköpsarbete. Att konkretisera aktiviteter, delegera ansvar samt informera och förbereda organisationen för att styra mot uppsatta mål i inköpsarbetet är viktiga delar. 

Implementera ett strategiskt inköpsarbete

En inköpspolicy visar på färdriktning och lyfter upp verksamhetens vision, mål och policy på en övergripande nivå. En inköpsstrategi och riktlinjer kan vara ett komplement till policyn. De beskriver förhållningssättet genom att tydliggöra hur målen ska nås med klara riktlinjer, regler och aktiviteter för medarbetarna. 

Implementera ett strategiskt inköpsarbete 

Samordnad köpkraft med beställarnätverk

Offentlig upphandling är ett kraftfullt strategiskt verktyg för att driva behovsbaserad innovation för ett hållbart samhälle. Genom att samordna sin köpkraft i beställarnätverk kan upphandlande myndigheter och enheter möta gemensamma behov, få större inflytande på marknaden och även vara motorn i ett innovationssystem. 

Beställarnätverk

Stärk inköpsorganisationen

Hur inköpsorganisationen ska utformas varierar beroende på ett antal faktorer. Bland de faktorer som är viktiga att beakta i detta sammanhang kan nämnas ett par stycken:

  • Hur är er upphandlande myndighet organiserad i övrigt (centraliserad/decentraliserad)?
  • Vad köper ni?
  • Hur stor är er inköpsvolym?
  • Hur verksamhetskritiska är inköpen?
  • Hur ser målstyrningen ut i er organisation, vilka utvecklingsinitiativ pågår?
  • Hur kan strateger (till exempel hållbarhets- och miljöstrateger) involveras i inköpsarbetet?

Utifrån frågorna ovan behöver varje organisation fatta egna, medvetna beslut om inköpsorganisation. För att lyckas skapa en väl fungerande inköpsverksamhet krävs dessutom att inköpsorganisationen får ett tydligt mandat att utföra sin verksamhet och att komma in tidigt i processen, oavsett om det gäller utvecklingsprojekt eller upphandling. Inköpsfrågor behöver prioriteras i organisationen och lyftas till en strategisk nivå.

Arbeta digitalt med inköp

En sammanhållen digitaliserad inköpsprocess innebär att hela processen – från behov till betalning och uppföljning – sker elektroniskt. Det går att dela in processen i två delar: e-upphandlingsprocessen och e-handelsprocessen.

Genom att digitalisera inköpsprocessen kan ni effektivare

  • styra organisationen mot ökad avtalstrohet
  • kontrollera att avtalen följs
  • samla in statistik för uppföljning av era inköp.

En digitaliserad inköpsprocess