BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Så blir inköp av livsmedel och måltidstjänster en god affär

I Sverige serveras över 3 miljoner offentliga måltider varje dag. De som gör det möjligt är beslutsfattare, upphandlare och leverantörer. Alla har viktiga men olika roller i inköpsprocessen. Vi har här samlat stöd för alla som är en del av den offentliga livsmedels- och måltidstjänstaffären.

Här har vi samlat praktisk information som checklistor och verktyg för dig som arbetar som upphandlare, kost- eller måltidsansvarig, är leverantör eller på annat sätt är involverad i offentlig upphandling och inköp av livsmedel eller måltidstjänster. Det är en del av vårt stöd inom livsmedel och måltidstjänster.  

Förbered upphandlingen  

Det är viktigt att du som deltar i upphandlingsarbetet börjar med att skapa dig en bild av de uppsatta målen i den egna organisationen. Vilka förutsättningar finns för att använda upphandlingen av livsmedel eller måltidstjänster som ett strategiskt verktyg för att uppnå dem? 

Förberedelserna inför en upphandling av livsmedel eller måltidstjänster har flera delar. Dessa förberedande arbetsmoment kan hjälpa dig att skapa en bild av förutsättningarna, och samtidigt lägga grunden till att upphandlingen av livsmedel eller måltidstjänster bidrar till en sund affär för en hållbar framtid. 

Ett kostpolitiskt program med strategiska målsättningar kan tillsammans med en grundlig behovsanalys, där de ekonomiska konsekvenserna av att uppfylla målen blir tydliga, göra det enklare att avsätta tillräckligt med resurser i hela inköpsprocessen. 

Implementera ett strategiskt inköpsarbete

Mattankens kartläggning av måltidspolicyer 

Offentliga måltider behöver ekonomiska resurser

Att genomföra en ambitiös upphandling av livsmedel eller måltidstjänster som styr mot uppsatta mål och leder till en god upplevelse för måltidsgästen kräver tillräckliga resurser. Den upphandlande organisationen kan behöva avsätta extra resurser för olika delar i inköpsprocessen. 

Det kan till exempel behövas resurser i form av att personal får tid att förbereda upphandlingen och även för arbete med att implementera och följa upp avtalet. 

Det kan också medföra att organisationen behöver investera inom måltidsverksamheten eller andra verksamheter. Det kan handla om investeringar i ändamålsenliga kök, utrustning, utbildning och kompetensförsörjning i kök och matsal.  

Även andra parametrar kan kräva extra resurser. Samtidigt kan investerade resurser löna sig i längden och även bidra med andra mervärden för organisationen. 

Hur Tyresö kommun identifierade investeringsresurser i minskat matsvinn 

Genomför upphandlingen

Upphandlingsprocessen på livsmedelsområdet skiljer sig inte från andra typer av upphandlingar ur ett juridiskt perspektiv, men det finns några delar som är särskilt viktiga att tänka på.   

Genomför upphandlingen

Behovsanalys och marknadsanalys vid livsmedelsupphandling   

Implementera och följ upp avtalet

När avtal är på plats är det dags att implementera och kommunicera avtalet i organisationen och till alla som berörs av det, samt säkerställa effektiva och ändamålsenliga beställningskanaler för varorna eller tjänsterna som avtalet omfattar.  

För att säkerställa att ni fått de varor och tjänster som avtalet omfattar är uppföljning av avtalet en nödvändig del av förvaltningen. Alla krav som ni ställer i en upphandling ska vara möjliga att följa upp under avtalstiden. Uppföljningen bör vara systematisk och att ni gör den enligt en rutin som ni har definierat på förhand. Säkerställ att ansvar och roller inför uppföljningen är väl förankrade i hela organisationen.  

Systematisk uppföljning av leveranser kan visa i vilken omfattning organisationen uppnår sina inriktningsmål och kontrollera om det strategiska inköpsarbetet har lett till praktiska resultat. Både köpare och säljare i den offentliga affären har ansvar i uppföljningsprocessen. 

För att kunna föra en konstruktiv dialog med leverantören i uppföljningsarbetet är det viktigt att ni dokumenterar eventuella avvikelser i leveransen och kommunicerar med leverantören om dem.  

Realisera avtalet   

Lämna anbud och leverera

Att sälja och leverera livsmedel eller måltidstjänster till offentlig sektor är en möjlighet för alla aktörer på livsmedelsmarknaden att utöka sina försäljningsmöjligheter och samtidigt bidra till att den offentliga måltidsverksamheten serverar god mat av hög kvalitet till sina gäster.  

Här finns information till dig som är anbudslämnare eller underleverantör av livsmedel eller måltidstjänster, eller på annat sätt gör eller funderar på att göra affärer med offentlig sektor inom livsmedelsområdet.  

Mall för egenrapportering av hållbarhetskriterier 

Upphandlingsmyndigheten har en mall för egenrapportering som du kan fylla i. Här kan du ange alla hållbarhetskriterier och tillhörande bevis för varje artikel.  

Du kan antingen bifoga dokumentet till anbudet eller ladda upp den i en artikeldatabas. Där kan den upphandlande myndigheten eller enheten själv hämta informationen. En korrekt ifylld egenrapportering kan underlätta arbetet med bevis av hållbarhetskriterier för både företaget och den upphandlande organisationen.   

Mallen för egenrapportering finns i en svensk och i en engelsk version. Det finns även en manual som hjälper dig att använda den. 

Mall för egenrapportering på svenska 

Mall för egenrapportering på engelska  

Artikeldatabaserna ger information om livsmedelsprodukter

I artikeldatabaser för livsmedel finns information om enskilda artiklar och deras egenskaper. Flera olika artikeldatabaser för livsmedel finns idag på den privata marknaden. Många företag inom branschen har även artikelinformation på sina webbplatser.  

I en artikeldatabas för livsmedel registreras information om livsmedelsprodukters egenskaper. Egenskaper som är relevanta för en offentlig organisation som köper livsmedel är exempelvis allergener, vikt, fetthalt, förpackningsinformation och näringsämnen. Använder köparen även hållbarhetskriterier kan en artikeldatabas ge information om vilka kriterier som artikeln uppfyller. 

Fatta beslut om strategi och politiska riktlinjer 

Den offentliga upphandlingen av livsmedel och måltidstjänster har som primärt syfte att leverera goda, hälsosamma och hållbara måltider till den offentliga verksamheten och matgästen. Utöver detta kan upphandlingen vara ett verktyg för att uppnå strategiska mål på många områden, som miljömässig, social och ekonomisk hållbarhet, regional utveckling och ett starkt lokalt näringsliv. 

Som politisk beslutsfattare eller högsta tjänsteperson inom en upphandlande organisation har du stor möjlighet att skapa förutsättningar för att dessa måltider är goda, näringsriktiga och samtidigt bidrar till att uppnå samhälleliga mål. 

Upphandlare och måltidsverksamhet behöver politiskt stöd i form av visioner, strategier och styrdokument för att effektivt kunna arbeta mot målen, men det är också viktigt med tydliga prioriteringar och tillräckliga resurser för att omsätta dessa visioner i praktiken. Genom aktiva och noga övervägda beslut och effektiv samverkan inom organisationen möjliggör du som är beslutsfattare att visionerna ska bli verklighet. 

Skapa förutsättningar för strategiska inköp

Utgå alltid ifrån den egna organisationens specifika förutsättningar gällande ekonomi och andra resurser när ni sätter mål för inköpen av livsmedel eller måltidstjänster. Riktlinjer, resurssättning, samverkan och engagemang är viktiga förutsättningar för att med livsmedelsinköp som verktyg kunna styra mot strategiska mål. 

Insikter om den offentliga livsmedelsaffären

Under 2017 och 2018 arbetade vi på uppdrag av regeringen för att stärka kompetensen inom upphandling av livsmedel och måltidstjänster. På de kommande sidorna ska vi försöka sammanfatta de viktigaste lärdomarna, insikterna och framgångsfaktorerna från två års intensivt arbete.  

Uppdrag att förstärka kompetensen på området Livsmedel och måltidstjänster – slutrapport regeringsuppdrag 2017-2018  

Fem framgångsfaktorer

Vi har identifierat fem framgångsfaktorer som är gemensamma för de organisationer som är framgångsrika i upphandling av livsmedel och måltidstjänster.