BETA | Du är nu på Upphandlingsmyndighetens betawebbplats – en version som fortfarande är under utveckling. Information om vår betawebbplats.

Startsida

Ny teknik möter behoven tack vare förkommersiell upphandling

Dialog med leverantörer och förkommersiell upphandling ledde till produkter som mötte behoven när tekniken för vattenförsörjning förnyas. En lärdom är att tidigt ta en kontakt med marknaden för att sprida budskap om behovet och få potentiella leverantörer intresserade. Leverantörerna behöver tid för interna beslut om resurser och ingångsvärden.

Säker vattenförsörjning är en av grundstommarna i ett samhälle. Utbyggnaden av det nordiska vattenledningsnätet startade under förra seklet, och fortfarande finns det ledningar från sent 1800-tal som är i drift och problemfria i våra svenska städer. I detta exempel berättar vi om ett behov att ta fram nya tekniker för skarvning av VA-ledningar med hjälp av elektrosvetsmuffar.  

Några av de största VA-bolagen i Skandinavien gick samman i 4S-gruppen som förde dialog med leverantörer och testade olika elektrosvetsmuffar, men produkterna levde inte upp till kraven och 4S beslutade därför att genomföra en förkommersiell upphandling. 

Förberedande arbete 

Behov och problem 

Sedan 1930-talet har plast förekommit som rörmaterial i VA-ledningar i Sverige och i slutet av 1980-talet utvecklades ledningar i polyeten (PE) för att få högre hållfasthet. Det har därefter blivit allt vanligare som material i vattenledningar. Plastens egenskaper har fortsatt utvecklas och lett till att hållfastigheten har ökat och godstjockleken minskat.  

PE-rör stumsvetsas ofta, men ibland måste rören skarvas med hjälp av elektrosvetsmuffar. Tyvärr uppstår ofta problem både vid nyläggning av rör och vid reparationsarbeten vid skarvarna då muffarna och rören inte är optimerade för varandra och detta kan få läckor som följd. 

Varierande tidsperspektiv hos olika aktörer och avsaknaden av ett systemperspektiv komplicerar problembilden. Det innebär att brister som uppstår i systemets olika delar ofta hamnar i en gråzon mellan olika aktörers ansvarsområden. Materialtillverkare och leverantörer har oberoende av varandra ett garantiansvar under 2 år på sina respektive delar. Entreprenören som lägger rören har en garantitid på 5 år på sitt arbete som till stor utsträckning påverkar kvaliteten i hela ledningssträckan. Samtidigt har VA-huvudmannen ett 150-årsperspektiv på hela ledningssystemet. 

Stockholm Vatten har haft en handfull läckor till följd av undermåliga elektrosvetsmuffar och bedömer att upp till 100 elektrosvetsmuffar kan komma att behövas lagas inom en 10-årsperiod. Varje läcka kostar ca 600 000 kr att laga permanent och reparationen tar under optimala förutsättningar ungefär en dag att utföra om ledningen ligger lättillgängligt. Besparingspotentialen är alltså stor. 

Samarbete mellan flera aktörer 

Några av de största VA-bolagen i Skandinavien (Stockholm Vatten, MittSverige Vatten, NSVA, Norrköping Vatten och Avfall AB, Göteborgs Stad - Kretslopp och vatten, Norrvatten, VAV Oslo, Sydvatten) samman och bildade samarbetsorganet 4S-gruppen. Syftet var att undersöka problemen kopplade till PE av större dimensioner. 4S-gruppen representerar en stor del av den totala svenska marknaden för elektrosvetsmuffar. 

Projektet var organiserat med projektgrupp, styrgrupp och referensgrupp. Styrgruppen bestod av chefer och tekniska experter internt från Stockholm Vatten och Norrvatten. Projektgruppen som operativt genomförde projektet bestod av projektledare från Norrvatten och tekniska experter från Stockholm Vatten. En extern konsult engagerades som upphandlare och projektsekreterare. 

Referensgruppen bestod av deltagare från 4S-gruppen. Ett organiserat samarbete var sedan tidigare etablerat med VA-organisationer i Oslo, Helsingfors och Köpenhamn, med vilka de tidiga resultaten från innovationsupphandlingen kommunicerades. 

Att olika aktörer samlas kring ett gemensamt behov kan även kallas beställarnätverk. Vi har mer information om beställarnätverk här.  

Marknadsanalys 

4S-gruppen förde dialog med olika leverantörer på den svenska marknaden och genomförde testning av ett dussin olika elektrosvetsmuffar. Ingen tillverkare kunde leva upp till de krav som ställdes för att komma till bukt med problemet med läckande elektrosvetsmuffar. 

Kommunikation och spridning 

Den förkommersiella upphandlingen kommunicerades via annonsering i utvalda tidskrifter såsom branschtidningar och även TED. Muntlig kontakt togs med de leverantörer som var kända sedan tidigare. 

Så genomfördes den förkommersiella upphandlingen 

4S-gruppen beslutade att genomföra en förkommersiell upphandling med två faser, där Norrvatten utsågs till den upphandlande myndigheten som företrädde 4S-gruppen. 

I upphandlingsdokumenten beskrevs de tekniska problemen, de interna tekniska förutsättningarna hos VA-bolagen, samt ett antal tekniska utvärderingskriterier som delades in i ”Önskvärda” och ”Mycket önskvärda”. 

Alla immateriella rättigheter som uppkom under projektet skulle enligt avtalet tillfalla leverantörerna. För de upphandlande organisationerna var huvudsyftet att en väl fungerande och ändamålsenlig lösning utvecklades, och lanserades på marknaden, inte att äga licenser eller patent. 

Leverantörerna skulle enligt upphandlingsdokumenten få en viss fastslagen finansiering för: 

  • Konceptstudier under 2 månader 
  • Prototyparbete och testning under 5 månader  

I den första fasen inkom fyra anbud vilka alla uppfyllde de ställda kraven och med vilka avtal tecknades. Leverantörerna fick 100 000 SEK vardera för att genomföra en konceptstudie av sina föreslagna lösningar under två månaders tid. 

Dessa leverantörer fick efter genomförd konceptstudie rapportera sina resultat till 4S-gruppen och offerera för prototypframtagning i fas 2. 

I förfrågningsunderlaget var avsikten att teckna avtal med max tre leverantörer, men efter utvärderingen av offerterna inför fas 2 valde man dock att enbart gå vidare med två av de fyra leverantörerna. Dessa fick 300 000 SEK vardera för att utveckla prototyper och även testa dessa i samverkan med 4S-gruppen. Leverantörerna i fas 2 var hemmahörande i Tyskland och Turkiet. 

Information om leverantörernas olika lösningar blev belagda med sekretess under hela den förkommersiella upphandlingen fram till dess att fas 2 var avklarad för att skydda företagens kommersiella intressen. Det enda som offentliggjordes vid tilldelningsbeslutet för fas 1 var leverantörernas namn och poängen som deras lösningar fått av bedömningsgruppen. 

Resultatet blev att två nya produkter för skarvning av VA-ledningar utvecklades och presenterades på en konferens som anordnades av 4S-gruppen. Produkterna fanns kort därefter i leverantörernas ordinarie produktsortiment och har upphandlats av ett antal svenska VA-bolag. 

Sett till den totala kostnaden för den förkommersiella upphandlingen om 3 200 000 SEK (genomförande- och kontraktskostnader) ställt mot kostnaden per läcka om ca 600 000 SEK så är den samhällsekonomiska nyttan stor. 

Marknadsför upphandlingen och informera om metoden 

En lärdom är att tidigt ta en kontakt med marknaden för att sprida budskapet om problemställningarna och få potentiella leverantörer intresserade. Leverantörerna behöver tid för att kunna bestämma sig internt om de ska binda upp resurser och satsa på projektet. Även dialog och marknadsföring gentemot leverantörer i närliggande industrier/ branscher, i detta fall olje- och gasindustrin, är viktigt för att kunna få in så många potentiella lösningsförslag som möjligt. 

I vissa fall var kunskapsnivån låg om offentlig upphandling hos leverantörerna, vilket genererade en hel del frågor då metoden förkommersiell upphandling inte har använts i Sverige i någon större skala. En marknadsföringsinsats och kunskapshöjande åtgärder under en dialogkonferens hade troligen varit givande och hade kanske resulterat i fler anbud. 

Visa på framtida volym 

En annan lärdom är ur leverantörernas utgångspunkt. Det är den upphandlande myndigheten kan visa på att det finns en reell efterfrågan på lösningarna efter att den förkommersiella upphandlingen har avslutats. Med andra ord att kvantifiera efterfrågan och möjligtvis ge en icke-bindande utfästelse om att lösningarna kommer att köpas in om de prestandakrav som uppställts uppfylls. Detta för att leverantörerna ska kunna motivera för ledningen att projektet är värt att binda upp resurser på, eftersom det är vinsten som är viktig för företaget. 

Scandinavian pre-commercial procurement reduces water spillage and makes water works safer 

4S Ledningsnäts webbplats